Sähköinen allekirjoitus ja arkistointi sujuvoittavat Jyväskylän kaupungin toimintaa

Jyväskylän kaupungilla oli havaittu jo ennen etätyön lisääntymistä, että sopimuksia tehdessä kumppanit voivat sijaita useissa eri paikoissa ja sopimusasiakirjoja voi olla tarve lähetellä edestakaisin useitakin kertoja. Tällä tavalla prosessi oli hyvin raskas, kun saadut materiaalit piti tulostaa, lukea, allekirjoittaa, skannata ja lähettää taas eteenpäin. Myös dokumenttien säilyttämisen osalta käytännöt olivat moninaiset ja tallennuspaikat vaihtelivat runsaasti: oli fyysisiä paperikansioita ja useita sähköisiä tallennuspaikkoja. 

”Etätyön lisääntymisen myötä todettiin, että vanha toimintapa, jolloin mennään joko fyysisesti paikan päälle allekirjoittamaan tai lähetellään dokumentteja postitse tai sähköisesti edestakaisin, ei vain ollut enää toimiva. Myös dokumenttien arkistoinnin osalta nykypäivän vaatimus on, että dokumentit ovat sähköisesti arkistoituna tai tallennettuna johonkin ja ne pitää pystyä hakemaan sieltä helposti paikasta riippumatta. Näistä lähtökohdista oli erittäin selkeää, että tarvittiin sähköinen allekirjoitus ja arkisto käyttöömme”, kertoo Jyväskylän kaupungin tietohallinnon ICT-hankepäällikkö Ari Miettunen. 

Runsaasti erilaisia tarpeita sähköiseen allekirjoittamiseen ja arkistointiin 

Kun Jyväskylän kaupungilla lähdettiin määrittelemään tarpeita ratkaisulle, niitä löydettiin runsaasti niin allekirjoittamisesta kuin arkistoinnistakin. Esimerkiksi allekirjoittamisen osalta iso allekirjoittajien ja liitteiden määrä sekä käytettyjen liitteiden suuri koko ratkaisi sen, että mikä tahansa palvelu ei soveltunut tarpeisiin. 

”Huomattiin, että kaupungin toimialoista erityisesti opetuksessa, hankinnassa ja rakentamisessa – mutta myös muilla toimialoilla – tehdään valtava määrä erilaisia sopimuksia ja allekirjoitetaan myös muita dokumentteja. Kaikkiaan allekirjoitusta vaativia sopimuksia ja muita dokumentteja syntyy tuhansia – jopa kymmeniätuhansia – vuodessa”, kertoo Miettunen. 

Tavoitteena oli luoda yksi virallinen paikka, mihin järjestelmistä tuleva data voidaan arkistoida. Kaikki järjestelmät eivät sovellu dokumenttien pitkäaikaiseen säilytykseen, joten projektissa täytyi määritellä ero aktiivisen ja arkistodatan välillä, mikä mahdollistaa kevyemmät järjestelmät. 

Lopulta selkeäksi ratkaisuksi näihin tarpeisiin valikoituivat monipuolisesti räätälöitävä ja valmiita tarpeisiin soveltuvia työnkulkuja sisältävä sähköinen allekirjoituspalvelu X-Sign sekä sähköinen arkisto X-Archive. 

Sähköinen allekirjoittaminen ja arkistointi säästävät aikaa, rahaa, luontoa ja hermoja 

Miettunen kertoo yhteistyön sujuneen erinomaisesti ja kiittelee erityisesti saadusta tuesta projektin eri vaiheissa. Sekä X-Sign että X-Archive ovat lunastaneet niihin kohdistuneet korkeat odotukset hienosti: dokumentteja ei tarvitse enää lähetellä edestakaisin, ja sopimukset ja muut dokumentit saadaan huomattavasti aiempaa nopeammin allekirjoitettua. Allekirjoitetut dokumentit myös löytyvät jatkossa huomattavasti aiempaa helpommin, kun dokumentit menevät keskitetysti sähköiseen arkistoon. 

Käytännön esimerkkinä Miettunen mainitsee, että Keski-Suomessa tehdään aika ajoin kaikkien kuntien kanssa yhteisiä sopimuksia. Ilman X-Signia sopimukset olisi lähetettävä erikseen jokaiseen kuntaan – joita on 22 tällä hetkellä – tai vaihtoehtoisesti ne pidettäisiin keskitetysti Jyväskylässä ja eri kunnista käytäisiin sitä mukaa allekirjoittamassa, kun ehdittäisiin. Tässä sähköistetty toimintamalli säästää huomattavan määrän aikaa, kustannuksia ja hermoja. Samalla säästetään myös ympäristöä, kun ei ole tarvetta tulostaa lukuisia dokumentteja ja ajella ympäri maakuntaa allekirjottamassa dokumentteja. 

Suuressa osassa sopimuksia ja dokumentteja allekirjoittajana on kuntalainen tai ulkopuolinen yritys, joten digitaalinen työnkulku helpottaa sisäisten prosessien lisäksi lukuisten kuntalaisten ja muiden sidosryhmien elämää. 

Vaikka palveluiden perustoiminnot ovat nyt kunnossa, niin nälkä on kasvanut syödessä ja uusia integraatioita eri järjestelmiin on työn alla. Tavoitteena on esimerkiksi tehdä työsopimusten laatimisen prosessista täysin sähköinen tietojen syötöstä allekirjoituksen kautta arkistointiin.