Sähköinen arkisto julkishallinnon tarpeisiin
X-Archiven avulla voidaan arkistoida pitkäaikaisesti ja turvallisesti tietoa, jota ei enää käsitellä tai muokata. Arkistoit ja säilytät muuttumattomana mm. potilastiedot, taloustiedot, henkilöstöhallinnon ja rakennusvalvonnan aineistot sekä asianhallinnan pöytäkirjat.
Toisistaan eriytetyt virtuaaliarkistot
X-Archiven avulla on helppo toteuttaa toisistaan eriytetyt loogiset arkistokokonaisuudet. Näin eri arkistoihin voidaan luoda eri käyttöoikeudet ja tietokriteerit (Hakukriteerit, julkinen vs. salainen, hävityssäännöt jne.). Tämä helpottaa merkittävästi tiedon- ja tietosuojanhallintaa.
Arkistointi eri järjestelmistä
X-Archiveen on saatavilla avoimet rajapinnat, joiden kautta aineistoja voidaan arkistoida erilaisista operatiivisista järjestelmistä.
Oma käyttöliittymä metatiedottamiseen
Metatiedot voidaan lisätä massana migraatioiden yhteydessä, jolloin aineistot saadaan valmiiksi metatiedotettuna arkistoon.
SÄHKE2-sertifioitu
X-Archive täyttää pitkäaikaissäilyttämisen sekä keskitettyyn pysyvän säilytyksen järjestelmään siirron vaatimukset.
Vaivatonta arkistoidun tiedon hallintaa
Tiedon määrä kasvaa hurjaa vauhtia ja sitä myötä tiedon löytäminen ja säilyttäminen käy yhä haastavammaksi. Arkistointi ja pitkäaikainen säilyttäminen julkisen sektorin organisaatioissa vaativat lisäksi määrämuotoisia toimenpiteitä ja näihin on asetettu tiukkoja vaatimuksia. Esimerkiksi kaikki kansalaisilta tai asiakkailta tulleet asiakirjat on velvoitettu säilyttämään sähköisessä muodossa.
Monissa organisaatioissa aineistot saattavat jo ollakin sähköisessä muodossa, mutta siinä vaiheessa kun ne pitäisi arkistoida joudutaan ne usein tulostamaan paperille, mapittamaan ja kiikuttamaan erilliseen arkistohuoneeseen tai muuhun säilytyspaikkaan.
X-Archive -sähköinen arkisto on ratkaisu näihin haasteisiin. Myös yksityisen sektorin organisaatiot ja yritykset hyötyvät julkisen sektorin tiukkoja vaatimuksia varten luoduista X-Archiven ominaisuuksista.
Avoimien rajapintojen ansiosta X-Archiveen on helppo tuoda asiakirjoja eri järjestelmistä. Tuettuja aineistolähteitä ovat mm.:
-
Asianhallintajärjestelmät
-
Henkilöstöhallinto
-
Taloushallinto
-
Rakennusvalvonta
-
Projektinhallinta
Järjestelmä tarjoaa automaattisesti listan hävitettävistä asiakirjoista perustuen asiakirjojen säilytysajan päättymiseen. Järjestelmä luo automaattisesti pysyvästi säilytettävän hävitysluettelon, josta hävitettyjen kohteiden SÄHKE2 -mukaiset tiedot on saatavilla. Näin organisaatiolle jää hävityksestä todiste.
Helppoa elinkaarenhallintaa
Järjestelmä tarjoaa automaattisesti listan hävitettävistä asiakirjoista perustuen asiakirjojen säilytysajan päättymiseen. Järjestelmä luo automaattisesti pysyvästi säilytettävän hävitysluettelon, josta hävitettyjen kohteiden SÄHKE2 -mukaiset tiedot on saatavilla. Näin organisaatiolle jää hävityksestä todiste.
Tiedot löytyvät nopeasti
Palvelussa on tehokas ja kätevä vapaasanahaku, jonka lisäksi haettavaa tietoa voi rajata erilaisilla hakukriteereillä. Dokumenttien sisällön lisäksi myös kaikki metatiedot ovat hakuehtoina, joten palvelusta on helppo hakea sitä tietoa mitä kaipaa.
Tietoturvallista arkistointia
X-Archive -sähköisen arkiston avulla organisaatio voi osoittaa säilytettävien aineistojen muuttumattomuuden ja eheyden. Tallennettaviin aineistoihin muodostuu sähköinen leima tallennettaessa ja tieto arkistoidaan lukumuodossa: sitä voi hakea, tarkastella ja jakaa, mutta ei enää muokata.
Kätevää tiedon jakamista
Helpottaa tietopalvelua: Asiakkaan pyytäessä tietoja, ne löytyvät helposti ja ne on kätevä jakaa eteenpäin.
Minimoi fyysisen tilan tarpeen
Sähköinen arkisto vaatii murto-osan siitä fyysisestä tilasta mitä paperiarkisto.
Säästää aikaa
Toiminnot hävitykseen, hakuun ja metatietojen massamuutoksiin tehostavat arkistonhoitajan työtä
Nopea Integroitava
Allekirjoittaminen voidaan integroida osaksi mitä tahansa HR-, asianhallinta- tai muuta järjestelmää, jolloin järjestelmät voivat suoraan lähettää asiakirjoja rajapinnan kautta palveluun, ja allekirjoitetut asiakirjat joko ohjautuvat suoraan käytössä olevaan arkistointiratkaisuun tai palautuvat lähdejärjestelmälle. Sähköinen allekirjoittaminen voi olla saumaton osa nykyistä asiakasprosessia.
