Signom-allekirjoituspalvelu kiihdytti Kiinteistömaailman asuntokauppaa

Kiinteistömaailma on kauppojen määrissä mitattuna Suomen suurin kiinteistönvälitysketju, joka työllistää 600 asuntokaupan ammattilaista yli 100 asuntomyymälässä ympäri Suomea.

Näin ollen myös toimeksiantojen ja ostotarjousten määrä on valtava eikä asuntojen välityksessä ole perinteisesti säästelty paperia, bensaa tai luontoa.

Tahtoa olisi ollut, mutta liiketoiminnan luonteen takia se oli pitkään mahdotonta tai vähintään kohtuuttoman hidasta ja vaivalloista: sopimukset, toimeksiannot, valtakirjat, tarjoukset ja muut välttämättömät asiakirjat oli oltava paperilla – ja allekirjoitettuina. 

Sitten kaikki muuttui…

Tai, ihan “kaikki” ei tarkalleen ottaen muuttunut. Liiketoiminnan luonne ja allekirjoitettujen vakiomuotoisten asiakirjojen tarve pysyi samana, mutta hakemukset ja allekirjoitukset muutettiin sähköisiksi, kun Kiinteistömaailma otti Signom-allekirjoituspalvelun käyttöön vuonna 2014.

“Oli onni, että meillä oli sähköiset prosessit ja toimivat työkalut käytössä jo pitkään ennen koronaa”, sanoo tietojärjestelmien kehityspäällikkö Mirka Mäkinen Kiinteistömaailmalta.

“Signomin ansiosta meidän ei tarvinnut tehdä paniikkiratkaisuja tai mittavia muutoksia paineen alla.” 

Myös pandemian aikana asuntokauppa porskutti eteenpäin, kun Kiinteistömaailman asuntojen myyntitoimeksiannot ja ostotarjoukset liikkuivat ja allekirjoitettiin sähköisesti, kuten tavallisesti.

Haasteena hidas ostotarjousrumba

Ennen Signomin käyttöönottoa asuntokauppaan kuului paljon hidasta ja kallista papereiden kiikuttelua paikasta toiseen. 

Kiinteistömaailman välittäjät viettivät huomattavan osan työajastaan autossa – eivät ainoastaan matkalla näyttöihin ja asiakkaita tapaamaan, vaan kuskatessaan tarjouksia ja toimeksiantoja allekirjoitettaviksi.

Autossa istumisen haittojen ja tylsyyden lisäksi tästä aiheutui Kiinteistömaailmalle huomattavia polttoainekustannuksia ja ympäristölle tarpeetonta kuormitusta. 

Signomin käyttöönotto mahdollisti Kiinteistömaailmalle sähköiseen toimintamalliin siirtymisen, minkä tavoitteina oli: 

• Tehostaa työtä
• Tukea työ-ja asiakastyytyväisyyttä
• Nopeuttaaa asuntokauppaa
• Karsia kuluja
• Säästää luontoa 

Sähköinen allekirjoitus mahdollisti sähköisen asuntovälityksen

Kiinteistömaailman asuntokaupan tarjousprosessi vietiin digitaaliselle aikakaudelle, kun Signom integroitiin Kiinteistömaailman omaan järjestelmään. 

Asuntojen ostotarjoukset sekä niistä usein seuraavat vastatarjoukset siirrettiin digitaaliseen ympäristöön, mutta kaikkea tuttua ei myllätty: kiinteistönvälittäjät pystyivät edelleen hoitamaan osto-ja vastatarjoukset suoraan Kiinteistömaailman omasta, tutusta järjestelmästä.

Signomin avulla Kiinteistömaailma sai digitalisoitua asuntojen välityksen lähes kokonaan – toimeksiannosta ostotarjouksen hyväksymiseen asti:

• Asuntojen ostotarjousten aktivointi, täydentäminen ja sähköinen allekirjoittaminen
• Vastatarjousten tekeminen ja sähköinen allekirjoittaminen
• Sähköiseen allekirjoittamiseen liittyvä tunnistautuminen
• Allekirjoituskutsut ja -vahvistukset sähköpostitse

Samalla Signomin avulla toteutettiin Kiinteistömaailmalle räätälöidyt lomakkeet, jotka täyttävät asuntotarjousten muodolliset vaatimukset.  Asuntojen välityksessä käytettäviin vakiomuotoisiin lomakkeisiin on määritelty pakollisia kenttiä, joita ei pysty ohittamaan, ja kenttäkohtaisia sääntöjä, jotka määräävät käyttäjälle tarjottavan seuraavan vaihtoehdon.

“Olemme voineet luottaa Signomin tekniseen toimivuuteen sekä tiimin nopeaan toimitukseen ja kykyyn räätälöidä ratkaisuja juuri meille.” 

Alkusysäyksen jälkeen Kiinteistömaailma on laajentanut Signomin käyttöä ja sähköisen allekirjoituksen avulla hoituvat tarjousten lisäksi:

• Toimeksiantosopimukset
• Asuntojen myyntiesitteet 
• Valtakirjat
• Muut asuntojen välityksessä tarvittavat asiakirjat

Nopeammin kauppaa, enemmän myyntiä

Mitä sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto on tuottanut Kiinteistömaailmalle? 

1. Tehokkuutta ja nopeutta

Kiinteistönvälittäjille jää enemmän aikaa myyntiin ja ihmisten kohtaamiseen, mikä on työn ydin.

2. Vähemmän virheitä

Signom nopeuttaa kaupantekoa, mutta samalla huolehtii, että tarvittavat tiedot tulevat mukaan ja oikeat henkilöt allekirjoittavat asiakirjat.

3. Tyytyväisiä työntekijöitä

Sähköinen allekirjoitus helpottaa välittäjien työtä ja jättää enemmän aikaa mielekkääseen asiakas- ja myyntityöhön. Tärkeimmän työn ulkopuolisia rutiinitehtäviä, kuten papereiden kuljettamista autolla, voi vähentää merkittävästi.

4. Ilahtuneita asiakkaita

Tyytyväiset (ja autossa istumisen vähenemisen myötä terveemmät) työntekijät jaksavat enemmän ja palvelevat asiakkaita paremmin.

5. Parempaa tulosta, kestävää liiketoimintaa

Juoksevat kulut ovat pienemmät, asuntokauppoja syntyy enemmän lyhyemmässä ajassa ja luonto kiittää, kun toiminta on ympäristöystävällisempää, Kiinteistömaailman vihreiden arvojen mukaisesti.

Signom tekee, mitä lupaa

Signom-allekirjoituspalvelun turvallisuus ja varmuus sekä twodayn toimintatapa ja henkilöstön osaaminen ovat vakuuttaneet Kiinteistömaailman siinä määrin, että jo 8 vuotta kestänyt yhteistyö jatkuu edelleen. 

Luottamusta on lisännyt myös se, että Signom on vakiintunut palvelu pankkimaailmassa, missä tietoturvavaatimukset ovat astetta tai useampaa verran tiukemmat.

“Signom on huoleton ja turvallinen vaihtoehto: ulkoinen toimija, joka hoitaa sopimukset pankkien kanssa ja huolehtii tietoturvallisuudesta ja päivityksistä puolestamme.”

Kiinteistömaailman Mirka Mäkinen arvostaa Signom-tiimin suoraselkäistä toimintatapaa, selkeätä viestintää ja tekemisen tarkkuutta:

"Tiimi vastaa selkeästi kysymyksiin ja kertoo avoimesti, jos esimerkiksi aikataulu ei ole realistinen", Mäkinen sanoo ja kiittelee rehellisyydestä: 

“Ei luvata liikaa, mutta tehdään se, mitä luvataan.”