Sanoma Media Finland: Anaplan toi tehokkuutta ja joustavuutta talouden suunnitteluun

Sanoma Media Finland Oy:n taloudensuunnittelujärjestelmä oli tullut elinkaarensa loppuun ja oli aika ottaa käyttöön uusi taloudensuunnittelujärjestelmä, joka korvaisi käytössä olleen järjestelmän.

Tavoitteena Sanomalla oli harmonisoida työtapoja, lisätä läpinäkyvyyttä ja tehostaa prosesseja. Tilalle haluttiin keskitetty ja moderni pilvessä toimiva järjestelmä, jota on helppo käyttää, joka kehittyy jatkuvasti ja jonka päivitykset sujuvat automaattisesti.

Sanomalla on myös runsaasti erilaisia liiketoimintoja ja sitä myötä ajureita, joiden hallintaan valitun työkalun täytyi soveltua. Erityisesti Sanoman sisäisiin allokointeihin toivottiin parannusta ja automatisointia. Näihin haasteisiin vastattiin valitsemalla taloudensuunnittelujärjestelmäksi Anaplan.

Myös Anaplanin kehittyvä ympäristö, luotettavuus ja nopeus olivat tärkeitä tekijöitä valinnassa.

“Anaplan vakuutti meidät erityisesti teknisellä muokattavuudellaan ja nopeudellaan: luvut saadaan syötettyä nopeasti ja luvut tallentuvat automaattisesti. Mediatoimialalla liiketoimintaympäristö voi muuttua nopeasti, joten on todella arvokasta, että myös talouden suunnitteluun käytettävä järjestelmä on nopeasti ja ketterästi muokattavissa liiketoiminnan muuttuneisiin tarpeisiin”, kertoo Reija Marttinen, Business Controller ja Anaplan-pääkäyttäjä, Sanoma Media Finland

Tavoitteena automatisointi ja manuaalisen työn vähentäminen

Käyttöönottoprojekti toteutettiin pitkälti työpajatyyppisinä päivinä. Pari päivää viikosta oli varattu yhteiselle työskentelylle ja työtilana toimi Teams. Kehityspolkuja työstettiin eteenpäin twodayn vetämänä kahden Sanoman loppukäyttäjän opetellessa samalla Anaplanin käyttöä.

“Olen erittäin tyytyväinen projektitiimin tekemiseen ja yhteistyöhön: se on ollut alusta saakka helppoa ja viestiminen vaivatonta. Yhteinen ymmärrys on löytynyt aina nopeasti ja tiimi on joustanut tarvittaessa projektin aikana kiperämmissäkin tilanteissa. Projektin johto on myös ollut erittäin osaavaa ja pitänyt meidät hyvin aikataulussa sekä suunnan oikeana”, kiittelee Marttinen

Varsinaisia suunnitteluprosesseja ei Sanomalla lähdetty vielä tässä vaiheessa isosti muuttamaan, mutta pyrkimys on löytää niistä jatkossa automatisoinnin paikkoja.

“Anaplanin mahdollistamat automaattiset ennusteet ovat hyvä lisä suunnitteluun ja mahdollisuuden myötä niiden käyttö varmasti tulee lisääntymään jatkossa osa-alueilla, joissa tämä koetaan hyödylliseksi. Pyrkimyksenä on pienentää manuaalisen työn määrää, jotta aikaa jää enemmän suunnitteluun ja analysointiin lukujen syöttämisen sijaan”, kertoo Marttinen.

Anaplania käytetään Sanomalla tällä hetkellä rullaavaan ennustamiseen ja strategiseen suunnitteluun. Loppuraportointi heillä tehdään Power BI:ssä, mutta nopeaan lukujen tarkastamiseen Anaplan toimii erinomaisesti ja helpottaa työtä, kun lukujen siirtoja toiseen järjestelmään ei tarvitse odottaa.

Joustavaa yhteistyötä ja säästöjä Anaplanin avulla

Sanomalla haluttiin, että he pystyvät itse muokkaamaan talouden suunnittelujärjestelmää tarvittaessa, ettei nopeasti muuttuvassa maailmassa aina tarvita ulkopuolista apua. Välillä kuitenkin ulkopuolista apua ja osaamista tarvitaan, jolloin sama joustava yhteistyö twodayn kanssa on jatkunut myös varsinaisen projektin jälkeen.

"twodayn tiimiltä on saatu tarvittavaa tukea ja osaamista, kun itsellä on taidot loppuneet. Ei ole tullut sellaista kysymystä, mihin ei olisi vastausta saatu, ja mahdollisiin ongelmiin on aina löytynyt ratkaisu. Tämä kertoo niin projektitiimin osaamisesta kuin myös järjestelmän kyvykkyydestä”, kiittelee Marttinen.

Kaiken kaikkiaan Sanoma Media Finland on saanut käyttöönsä automattisesti päivittyvän järjestelmän, johon teknisiä muutoksia voidaan tehdä myös Sanoman sisällä. Anaplanin automaatioiden avulla on säästetty myös aikaa mm. sisäisissä allokoinneissa ja tätä säästettyä aikaa on voitu käyttää mm. ennusteen analysointiin. Lisäksi uutta Anaplanin suunnittelujärjestelmää tullaan kehittämään tulevaisuudessa, jotta ennusteprosessista saadaan vieläkin toimivampi.