Metso modernisoi riskienhallintansa Power Platform -teknologian avulla

Modernisoidussa riskienhallinnan ratkaisussa on useita parannuksia edeltäneeseen excelissä toteutettuun työtapaan verrattuna:

Jouhevampaa riskienhallintaa uuden järjestelmän avulla

Ennen riskienhallinnan digitalisointia riskien kartoitus, riskianalyysit ja riskienhallinta hoidettiin manuaalisesti ylläpidettävillä exceleillä, joita liikuteltiin pääosin sähköpostitse. Uusi riskienhallinnan työkalu, Risk Assessment Tool, otettiin käyttöön marraskuun lopussa ja ensimmäiset riskianalyysit tehtiin välittömästi käyttöönoton jälkeen. Vajaa puoli vuotta myöhemmin järjestelmässä on tehty jo yli 400 riskianalyysiä.

Riskienhallinnan järjestelmän digitalisointi aloitettiin kaksipäiväisessä hackathonissa, jossa  asiantuntijatiimimme yhdessä Metson myyntijohdon ja riskienhallinnan asiantuntijoiden kanssa validoi, taipuuko Power Platform riskien kartoittamisen, analysoinnin ja hallinnoinnin alustaksi.

Riskienhallintasovelluksen käyttöliittymä rakennettiin Microsoftin PowerApps -työkalun avulla, joka mahdollistaa low code -sovellusten luomisen ja kehittämisen monipuolisiin liiketoiminnan tarkoituksiin. Low code -teknologian ansiosta jo kahdessa päivässä voitiin rakentaa riskienhallintasovelluksen ensimmäinen toimiva versio ja riskiarviointeihin liittyvä kategorisointilogiikka. Monimutkaisemmat tekniset toteutukset rakennettiin Power Platformin keskeisillä komponenteilla hackathonin jälkeen.

Riskienhallinnan digitalisoinnin myötä myyjien ja toteutusprojektien kanssa toimivien työntekijöiden työ on helpottunut. Verrattuna aikaisemmin käytössä olleeseen exceliin uusi työkalu on helppokäyttöisempi. Se on automatisoitu niin, että käyttäjän ei itse tarvitse tietää, millainen riskienkartoitus kussakin tilanteessa tulee tehdä, vaan järjestelmä valitsee kartoituksen tiettyjen kriteerien perusteella.

Nykyään esitiedot kysytään myyjiltä osana myyntimahdollisuuden tietoja ja kaikki riskiarviointeihin liittyvä tieto tallennetaan Dynamicsiin myyntimahdollisuuteen linkitettynä.

Kokonaisriskitaso ja yksittäisen riskin riskivaraukset tulevat hyvin näkyviin Dynamicsissa ja käyttäjä voi lajitella niitä valittavan parametrin suhteen. Koska tieto on tallennettu keskitetysti, raportoinnissa voidaan seurata ja arvioida riskien käyttäytymistä myös pitemmällä aikavälillä. Riskeihin liittyvä raportointi nopeutui ja helpottui huomattavasti, sillä nykyään raportin saa suoraan Power BI:stä ilman viiveettä.

“Suurin muutos on ollut, että riskiarvioinnit tehdään järjestelmässä, joka mahdollistaa meille ajantasaisen seurannan ja käyttölokin, kuka on tehnyt, milloin ja mitäkin. Kun riskiarviointien määrä jatkossa kasvaa, luo tämä meille uusia mahdollisuuksia laajamittaisempaan datan analysoimiseen. Työkalun ylläpidon perspektiivistä positiivista on myös se, että tarpeen tullessa yksittäisiä kysymyksiä voidaan muuttaa joustavasti suoraan järjestelmässä ylläpidettäviin templaatteihin”, kertoo Markku Uoti, Senior Manager, Risk Management and Market Intelligence Metsolta.

"Riskienhallinta on tärkeä osa myyntiprosessia sekä myyntiprojektien hyväksyntäprosessia. Digitalisoimalla ja automatisoimalla riskienhallinnan avaintyökaluja voimme merkittävästi tehostaa myyntiprosessia, virtaviivaistaa hyväksyntää sekä parantaa liiketoimintapäätösten laatua ja auditoitavuutta. Yrityksen johdolle, myynnille ja asiakkaille tämä näyttäytyy nopeampana ja laadukkaampana toimintana, mikä johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen ja liiketoimintatuloksiin”, toteaa Ville Salomaa, Director, Sales Development and Strategy Metsolta.