Anaplan tehostaa Valmetin liiketoiminnan suunnittelua

Valmetilla oli tarve modernisoida kustannuspaikkaennustamiseen ja budjetointiin käytettävä työkalu helpommin ja kustannustehokkaammin kehitettävällä kokonaisuudella sekä yhtenäistää ennustamisen ja budjetoinnin toimintatapoja. Tarpeisiin soveltuvaksi ratkaisuksi valikoitui Anaplan.

“Anaplanin vahvuus on selkeästi kehittämisen nopeus ja helppous sekä laskennan tehokkuus. Lisäksi järjestelmän käyttöönotto ja käyttäminen on helppoa, joten se vastasi tarpeeseen useammalta eri kantilta”, kertoo Valmetin liiketoimintaraportoinnin kehittämisestä vastaava projektipäällikkö Petteri Peltomäki.

“Ajuripohjaiseen laskentaan haluttiin myös lisätä automatiikkaa eli vähentää lukujen syöttöä ja tuoda lisää käyttäjää helpottavaa laskentaa – ja tässä Anaplan on tosi hyvä”, kertoo Peltomäki. Käytännössä siis useat eri tekijät puolsivat vanhan järjestelmän korvaamista Anaplanilla.

Sujuvaa ja luottamuksen arvoista yhteistyötä

Meille oli kertynyt aiempaa ymmärrystä Valmetin liiketoiminnasta ja lähdejärjestelmistä aiempien projektien myötä, joten Peltomäen mukaan myös tähän projektiin oli helppo lähteä kanssamme.

Projektin alku oli kiireinen, koska silloista järjestelmää oltiin korvaamassa Anaplanilla ja tälle oli asetettu selkeä tavoiteaikataulu. Ensimmäinen pilotti oli jo viiden kuukauden päästä siitä, kun projekti oltiin aloitettu, ja tästä kolmen kuukauden päästä järjestelmä julkaistiin globaalisti. Lopullinen toteutus on käyttäjämäärällä mitattuna erittäin laaja: järjestelmässä on yli 2000 käyttäjää.

Yhteistyö myös tässä projektissa on Peltomäen mukaan sujunut alusta saakka erinomaisesti: aikatauluissa on pysytty ja hän on pystynyt sataprosenttisesti luottamaan ihmisiin, jotka ovat projektia olleet tekemässä.

“twodayn konsultit ovat olleet osaavia ja yhteinen ryhmädynamiikka on saatu toimimaan hienosti alusta lähtien, joten hommia on ollut mukava tehdä kimpassa. Myös läpinäkyvyys tekemisessä koko projektin ajan on ollut asia, jota arvostan suuresti”, kertoo Peltomäki.

Varsinkin projektin kiireisessä alkuvaiheessa projektitiimin kyky ottaa asioita haltuun ja toisaalta taas järjestelmän joustavuus ja helppokäyttöisyys ylittivät Peltomäen odotukset. Myös tiimin sitoutuneisuudesta hän on jatkuvasti ollut positiivisesti vaikuttunut – jos jotain on sanallisesti sovittu, on se myös hoidettu, vaikka välillä on saattanut ilmetä yllättäviä asioita matkan varrella. “Olen aina voinut luottaa siihen, että tekemisessä pyritään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen”, Peltomäki kertoo.

Globaalisti yhtenäiset toimintatavat ja rullaava ennustaminen käyttöön

Yksi isoimmista uudistuksista oli heti alkuvaiheessa korvata Excel-pohjaiset henkilöstösuunnittelun laskelmat, syötteet ja raportointi. Anaplan integroitiin HR-järjestelmään, mikä mahdollistaa sujuvan henkilökustannusten ennustamisen, kun luvut saadaan suoraan sieltä. Henkilökustannusten estimointi ja budjetointi saatiin tämän avulla keskitetymmäksi ja automatisoidummaksi.

Toinen merkittävä uudistus Anaplanin käyttöönoton myötä oli siirtyminen kohti rullaavaa ennustamista. Myös ennusteiden ja budjetoinnin toimintatavat saatiin yhtenäistettyä globaalisti koko organisaatiossa.

Nyt jokainen kustannuspaikkavastaava on vastuussa oman alueensa kulujen estimoinnista. Tiedot päivittyvät reaaliaikaisesti joka paikkaan yksiköiden lisätessä kulujaan. Aina kun mennään seuraavaan kuukauteen, edellinen kuukausi korvautuu toteumalla, jolloin saatavilla on aina ajantasaisin tieto. Ratkaisussa on pyritty lisäämään automatiikkaa ajuripohjaisella laskennalla, joiden laskentasääntöjä kunkin yhtiön pääkäyttäjät ylläpitävät.

Koko suunnitteluprosessi modernissa, ylläpidettävässä ja yhtenäisessä ratkaisussa

Haastavan kokoista ja kompleksista järjestelmää on saatu myös hienosti kehitettyä eteenpäin ensimmäisten vaiheiden jälkeen ja siitä on muodostunut entistäkin toimivampi kokonaisuus. Myös kokonaan uusia ratkaisuja on saatu tuotua joustavammalla aikataululla ja tasaisemmalla tekemisellä, kun projektin alkuvaiheen kaltaista takalautaa ei ole jatkokehityksessä enää ollut.

Anaplanin myötä Valmetin koko suunnitteluprosessi on nykyään modernissa, ylläpidettävässä ja yhtenäisessä ratkaisussa. Lähdejärjestelmiä Anaplanille on lukuisia: tärkeimpänä tiedonlähteenä on Valmetin tietovarasto ja muita ovat muun muassa globaali toiminnanohjausjärjestelmä, keskitetty masterdataportaali, konsolidointijärjestelmä ja HR-järjestelmä. 

Anaplan toimii tietyissä asioissa myös kustannuspaikkatietojen masterdatahubina. Valmetilla on uudessa toiminnanohjausjärjestelmässä tietyt attribuutit, jotka on haluttu kustannuspaikoilla aina olevan ja joiden kautta pystytään raportoimaan yhtiön tulosta tai yleiskustannuksia. Samaa tietoa ei monissa vanhoissa toiminnanohjausjärjestelmissä ollut saatavilla, joten Anaplanista on tehty master tälle tiedolle.

Nopeutta, selkeyttä ja helppoutta kehitykseen, ennustamiseen ja budjetointiin

Anaplan on lunastanut niin Valmetin kehittäjien kuin loppukäyttäjienkin odotukset. Peltomäki kertoo, että loppukäyttäjiltä saadun palautteen mukaan Anaplan suoriutuu tehtävistään  hyvin, on selkeä ja intuitiivinen käyttää. Myös Anaplanin tarjoama automatiikka ja automaattiset laskennat vähentävät ylimääräistä työkuormaa ihmisiltä. Pääasia on ollut kuitenkin se, että se on nopea, helppo ja selkeä käyttää.

“Kiitosta on saanut myös kehittämisen joustavuus ja nopeus, mikä ei ole muissa teknologioissa niin itsestään selvää. Anaplan on alustana joustava ja käyttäjien erilaisiin tarpeisiin pystytään reagoimaan sen ansiosta helposti ja nopeasti”, kertoo Peltomäki.

Kokonaisuudessaan Anaplanin ansiosta Valmetilla pystytään nykyään tekemään helposti, kustannustehokkaasti ja nopeasti sellaista kehitystä, mistä on loppukäyttäjille hyötyä. Anaplan on myös pystytty yhdistämään paremmin Valmetin prosesseihin, mihin vanha järjestelmä ei kyennyt. “Anaplanin käyttöönotto on tuonut paljon lisäarvoa eri organisaation osille: esimerkiksi monet aiemmin Excelissä pyörineet prosessit on pystytty tuomaan järkevästi alustalle. Tämän myötä virheiden määrää on pystytty karsimaan merkittävästi ja aikaa säästyy valtavasti”, Peltomäki kehuu.