"Meillä oli pitkään käytössä ollut intranet, johon oli vuosien varrella kertynyt yli 400 000 sivua. Halusimme karsia sisältöjä, järjestää ne uudelleen ja luoda uudenlaisen toimintamallin sisällöntuotantoon."
Terhi Seppälä, työyhteisöviestinnän asiantuntija, THL
Projektin eteneminen
THL oli tehnyt konseptisuunnittelua toisen toimijan kanssa etukäteen.
twodayn kanssa projekti aloitettiin määrittelyvaiheella kesäkuussa 2023. Työpajoissa tarkoituksena oli kirkastaa intran ja osasto- ja yksikkösivustojen rooli, rakenne, sisällöt sekä tarvittavat toiminnallisuudet. Yhtenäisyyden ja osittain aikataulunkin takia osasto- ja yksikkösivustoille päädyttiin määrittelemään yhtenäinen sivustopohja, joka otettiin pohjaksi kaikille osasto- ja yksikkösivustoille.
Tiiviin määrittelyvaiheen jälkeen siirryttiin toteutusvaiheeseen, joka toteutettiin sprinttimallilla hyödyntäen ketterän kehityksen toimintatapoja. Toteutusvaiheen loppupuolella kaikki kokonaisuuden pääkäyttäjät ja sisällöntuottajat koulutettiin ja heidän työtään tuettiin sisällöntuotannon alkuvaiheessa.
Projekti kokonaisuudessaan kesti noin 9 kuukautta. Sisällöntuotannolle uudella alustalla varattiin aikaa noin 3 kuukautta, mutta sisältöjen suunnittelu ja valmistelu oli aloitettu jo aiemmin. Kokonaisuus julkaistiin aikataulussa ja budjetissa helmikuussa 2024.
”Projektityö twodayn kanssa eteni jouhevasti ja oli helppo luottaa siihen, että sovitut asiat tosiaan etenevät”, Terhi kertoo.
Lopputuloksena selkeästi roolitettu ja tiedon löytymistä tukeva intranetkokonaisuus
Toimivan kokonaisuuden kannalta oli keskeistä selkeä roolitus intran ja osasto- ja yksikkösivustojen käytön välillä. Projektissa linjattiin, että jatkossa intraan tulee vain koko organisaatiota koskeva ajankohtaisviestintä ja ohjeistukset, jolloin osasto- ja yksikkösivustot keskittyvät osasto- ja yksikkötasoisten tarpeiden tukemiseen. Tällä roolituksella pyrittiin varmistamaan, ettei intran sisältö enää tulevaisuudessa laajene hallitsemattomasti.
Intrakokonaisuuden roolituksen lisäksi sisällöntuotannon toimintamalleja kirkastettiin ohjesisällön osalta. Ajankohtaissisältöjä uudelleen kategorisointiin ja tunnistetuille kokonaisuuksille tehtiin selkeät omat nostot etusivulle hyödyntämällä twodayn omia räätälöintejä.
Intran toiminnan osalta tiedon löydettävyys oli myös keskeinen kehitettävä kohde. Tätä parannettiin ottamalla käyttöön metatiedot sekä erilaisia sisällön etsimiseen keskittyviä hakukeskuksia. THL:n intrassa erilliset hakukeskukset toteutettiin tärkeimmille ja isoimmille sisältökokonaisuuksille eli uutisille ja ohjeille. Sisällön hallintaa tuettiin myös automaatioon pohjautuvalla elinkaarenhallinnan ratkaisulla.
”Intra sekä osasto- ja yksikkösivustot ovat nyt olleet käytössämme reilut pari kuukautta. Uudistus on ollut meille iso kulttuurin muutos ja tuonut mukanaan paljon uutta opeteltavaa. Jo nyt on kuitenkin selvää, että moni asia on mennyt selvästi parempaan suuntaan entiseen nähden. Uudet sivustot palvelevat tarpeitamme oikein hyvin”, Terhi kertoo.
twodayn ja Valtorin yhteistyöstä
twodayn ja Valtori ovat kumppaneita tuotteistetun Sivi-palvelun eli sisäisen viestinnän julkaisualustan tuottamisessa. THL:n intrakokonaisuus otettiin käyttöön Sivi-palveluna.
Organisaatiokuvaukset
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on itsenäinen valtion asiantuntija- ja tutkimuslaitos, joka edistää ihmisten hyvinvointia, terveyttä ja turvallisuutta.
twoday on täyden palvelun ratkaisukumppani, joka auttaa asiakkaitaan menestymään digitaalisessa muutoksessa muun muassa data- ja analytiikkaratkaisujen, tekoälyn, ohjelmistokehityksen, digitaalisten palveluiden sekä liiketoimintasovellusten avulla. twoday työllistää Suomessa 700 ja pohjoismaissa yhteensä lähes 3 000 asiantuntijaa. twodaylla on Suomessa satoja asiakkaita suurimmista yrityksistä ja julkiselta sektorilta, sekä lukematon määrä onnistuneita projekteja.
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT-palvelut sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto- ja viestintäteknisiä palveluja ja integraatiopalveluja. Palvelutuotannossa Valtori yhdistää sekä omaa tuotantoa että markkinoilta hankittuja kumppanien palveluja.
Kiinnostuitko? Jätä yhteystietosi, niin olemme yhteydessä.
Sähköisen asioinnin avulla parempi hoitosuhde potilaaseen
Istekki on julkisomisteinen asiantuntijaorganisaatio, joka tekee töitä suomalaisten hyvinvoinnin eteen huolehtimalla mm. sairaaloiden elämää ylläpitävistä laitteista sekä ICT-ympäristöistä. twoday kehitti Istekin kanssa monitoimittajaprojektissa Tampereen Yliopistollisen sairaalan (TAYS) sähköisen a...
Atea Finland Oy
Atea Finland Oy on tarjonnut asiakkailleen liiketoimintaa tehostavia ja kehittäviä it-ratkaisuja jo 30 vuoden ajan. Nykyään runsaan 6 000 henkilön pohjoismais-baltialaiseen Atea-konserniin kuuluva yritys on alallaan Pohjoismaiden suurin ja työllistää Suomessa yli 400 tietotekniikan ammattilaista 12 ...
Helsingin yliopiston asian- ja dokumentinhallinta uudistui
twoday toimitti Helsingin yliopistolle uuden asian- ja dokumentinhallintakokonaisuuden. Toteutus on rakennettu twodayn sähköisen asioinnin ja asiakirjahallinnon ominaisuuksia sisältävällä, avoimen lähdekoodin eBusiness Suite -tuoteperheellä. Järjestelmälle on myönnetty Arkistolaitoksen Sähke2-sertif...