Sponda otti avullamme Copilot for Microsoft 365:en koko organisaationsa käyttöön: Tuottavampi tekoäly alkaa henkilöstön kouluttamisesta

Tähtäimessä asiakaskokemuksen huippu

Spondan johto on tunnistanut generatiivisen tekoälyn uudet mahdollisuudet yhtiön kilpailuedun kasvattamisessa. Erityisesti yksi strategian painopistealue erottui: korkealuokkaisen asiakaskokemuksen varmistaminen.

Iso osa Spondan organisaation päivittäisestä työstä pitää sisällään viestintää, sisällön tuottamista, kokoustyöskentelyä ja päätöksentekoa, joissa keskeisenä digitaalisen yhteistyön alustana organisaatio on jo useamman vuoden hyödyntänyt Microsoft 365 -pilvipalveluita. Sponda päätti vuoden 2024 alussa käynnistää käyttöönottoprojektin, jossa generatiivinen tekoäly tuodaan osaksi tietotyöläisten arkea Copilot for Microsoft 365:en avulla.  Tavoitteena oli lisätä tuottavuutta sekä parantaa asiakas- ja työntekijäkokemusta.

Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365 tuo generatiivisen tekoälyn toiminnot osaksi käyttäjille entuudestaan tuttuja Microsoft Teams-, Word-, Outlook-, PowerPoint - ja Excel-sovelluksia. Copilotin avulla Spondan käyttäjät voivat tehdä yhteenvetoja verkkokokouksista, -keskusteluista ja sähköposteista, tuottaa nopeammin erilaista sisältöä ja saada tehokkaasti vastauksia perustuen olemassa olevaan viestintä- ja dokumenttisisältöön.

Copilot tehostaa myös kokoustyöskentelyä, kun palavereihin ei ole enää tarve osallistua varmuuden vuoksi, vaan oleelliset kohdat ovat jälkikäteen poimittavissa tekoälyn avulla tallennetuista transkriptioista. Lisäksi Copilot for Microsoft 365 tarjoaa ChatGPT:n kaltaisen toiminnon, jonka avulla käyttäjät voivat tuottaa tarvittavaa sisältöä ja ymmärrystä erilaisten kehotteiden, eli promptien, avulla.

Hankkeen edellytyksenä onnistunut muutosjohtaminen

Copilot-hankkeen tavoitteiden saavuttaminen edellytti Spondalta käyttäjälähtöistä muutosjohtamista, joka huomioi organisaation lähtötilanteen ja tavoitellun toimintatapamuutoksen vaatimukset.

”Tarvitsimme avuksemme kumppania, jolla on samanaikaisesti kovaa muutosjohtamisen sekä teknologian osaamista. Arvioituamme useita toimittajakandidaatteja, päädyimme valitsemaan kumppaniksemme twodayn, joka on toiminut Suomessa edelläkävijänä generatiivisen tekoälyn hyödyntämisessä ja on myös johtava Microsoft-pilvikumppani”, kertoo Spondan tietohallinto- ja teknologiajohtaja Timo Pantsari.
 
Tiettyyn käyttäjäryhmään rajatun pilotin sijaan Sponda päätti ottaa Copilot for Microsoft 365:en kerralla koko organisaation käyttöön, jotta hyödyt saavutettaisiin mahdollisimman nopeasti. Onnistumisen keskeisenä tekijänä oli Spondan johtoryhmän aktiivinen osallistuminen tavoitteiden asettamiseen ja koulutuksiin sekä vahva esimerkillä johtaminen. Lisäksi koko organisaation valmius muutokselle oli hyvä – jatkuva oppiminen on yksi Spondan tärkeimmistä arvoista ja henkilöstöllä oli aito halu ottaa uusia työkaluja käyttöön.

Kolmivaiheinen muutosmatka: Tekoälyn perusvalmiudet, Copilot-koulutukset ja käytön juurruttaminen

Käyttöönotto ja toimintatapamuutos päätettiin toteuttaa kolmessa vaiheessa:

1. AI-perusvalmiudet jokaiselle työntekijälle AI-peruskoulutuksen myötä (alkuvuosi)
2. Copilot-koulutukset 10 koulutustilaisuudessa (05-06/2024)
3. Toimintatapamuutos 4 kk kestävä jalkautuksen ja käytön seurannan vaihe, jolloin twodayn konsultti pitää kahden viikon välein tunnin Copilot-klinikoita (alkanut elokuussa 2024)

Koulutusvaihe saatiin päätökseen kesäkuussa, minkä tuloksena Copilot for Microsoft 365 on käytössä koko Spondan organisaatiossa. Koulutusten aikana ja päätteeksi kerätty palaute loppukäyttäjiltä on ollut positiivista koskien sekä koulutusten sisältöä että itse tuotteen käyttökokemusta.