X-Archive
X-Archive on SÄHKE2-sertifioitu sähköinen säilytysjärjestelmä. Sen avulla hoidat sähköisen arkistoinnin ja sen hallinnan koko elinkaaren ajan keskitetysti yhdellä järjestelmällä SÄHKE2-normin mukaisesti.
X-Archive - helppoa ja tietoturvallista sähköistä arkistointia
X-Archive on asioiden ja asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen suunniteltu VNA (vendor neutral archive) eli lähdejärjestelmästä, toimialasta ja organisaatiosta riippumaton järjestelmä. X-Archive mahdollistaa arkistoidun tiedon helpon tallentamisen, hakemisen ja jakamisen yhdestä paikasta. X-Archive -sähköinen arkisto kannattaa ottaa käyttöön, kun haluat:
- Toteuttaa dokumenttien elinkaaren hallinnan tiedonhallintalain mukaisesti
- Hyödyntää helppokäyttöistä palvelua asioiden ja asiakirjojen säilyttämisessä
- Löytää tiedot nopeasti ja helposti arkistoiduista dokumenteista
- Julkaista ja jakaa tietoa helposti ja sujuvasti eteenpäin
X-Archiven avulla hoidat sähköisen arkistoinnin ja sen hallinnan koko elinkaaren ajan keskitetysti yhdellä järjestelmällä SÄHKE2-normin mukaisesti. Samalla henkilöstön aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin ja minimoit fyysisen arkistotilan tarpeen. Sähköinen arkisto yhdessä sähköisen allekirjoittamisen kanssa on varma ja tietoturvallinen tapa käsitellä asiakirjoja. Tiedonhallinta helpottuu huomattavasti.
X-Archive kuuluu eBusiness Suite -palvelukokonaisuuteen, jossa sähköinen arkisto on osa koko organisaation digitalisoitua liiketoimintaa. Valikoimassamme on työkaluja aina dokumentinhallinnasta ja ajanvarauspalvelusta hankehallintaan ja sähköiseen allekirjoittamiseen, joten olipa tarpeesi millainen tahansa, palvelumme avulla sähköisestä arkistoinnista tulee osa hallittua, turvallista ja digitalisoitua työnkulkua.
Miten X-Archive toimii?
Sähköinen arkisto julkishallinnon tarpeisiin
X-Archiven avulla voidaan arkistoida pitkäaikaisesti ja turvallisesti tietoa, jota ei enää käsitellä tai muokata. Arkistoit ja säilytät muuttumattomana mm. potilastiedot, taloustiedot, henkilöstöhallinnon ja rakennusvalvonnan aineistot sekä asianhallinnan pöytäkirjat.
Toisistaan eriytetyt virtuaaliarkistot
X-Archiven avulla on helppo toteuttaa toisistaan eriytetyt loogiset arkistokokonaisuudet. Näin eri arkistoihin voidaan luoda eri käyttöoikeudet ja tietokriteerit (Hakukriteerit, julkinen vs. salainen, hävityssäännöt jne.). Tämä helpottaa merkittävästi tiedon- ja tietosuojanhallintaa.
Arkistointi eri järjestelmistä
X-Archiveen on saatavilla avoimet rajapinnat, joiden kautta aineistoja voidaan arkistoida erilaisista operatiivisista järjestelmistä.
Oma käyttöliittymä metatiedottamiseen
Metatiedot voidaan lisätä massana migraatioiden yhteydessä, jolloin aineistot saadaan valmiiksi metatiedotettuna arkistoon.
SÄHKE2-sertifioitu
X-Archive täyttää pitkäaikaissäilyttämisen sekä keskitettyyn pysyvän säilytyksen järjestelmään siirron vaatimukset.
Vaivatonta arkistoidun tiedon hallintaa
Tiedon määrä kasvaa hurjaa vauhtia ja sitä myötä tiedon löytäminen ja säilyttäminen käy yhä haastavammaksi. Arkistointi ja pitkäaikainen säilyttäminen julkisen sektorin organisaatioissa vaativat lisäksi määrämuotoisia toimenpiteitä ja näihin on asetettu tiukkoja vaatimuksia. Esimerkiksi kaikki kansalaisilta tai asiakkailta tulleet asiakirjat on velvoitettu säilyttämään sähköisessä muodossa.
Monissa organisaatioissa aineistot saattavat jo ollakin sähköisessä muodossa, mutta siinä vaiheessa kun ne pitäisi arkistoida joudutaan ne usein tulostamaan paperille, mapittamaan ja kiikuttamaan erilliseen arkistohuoneeseen tai muuhun säilytyspaikkaan.
X-Archive -sähköinen arkisto on ratkaisu näihin haasteisiin. Myös yksityisen sektorin organisaatiot ja yritykset hyötyvät julkisen sektorin tiukkoja vaatimuksia varten luoduista X-Archiven ominaisuuksista.
Avoimien rajapintojen ansiosta X-Archiveen on helppo tuoda asiakirjoja eri järjestelmistä. Tuettuja aineistolähteitä ovat mm.:
- Asianhallintajärjestelmät
- Henkilöstöhallinto
- Taloushallinto
- Rakennusvalvonta
- Projektinhallinta
X-Archivessa on myös kätevä oma käyttölittymä metatiedottamiseen: Kun siirretään massana aineistoa, voidaan metatiedot lisätä migraation yhteydessä. Näin aineistot saadaan valmiiksi metatiedotettuna arkistoon. Myös toiminnot hävitykseen, hakuun ja metatietojen massamuutoksiin tehostavat arkistonhoitajan työtä
Järjestelmä tarjoaa automaattisesti listan hävitettävistä asiakirjoista perustuen asiakirjojen säilytysajan päättymiseen. Järjestelmä luo automaattisesti pysyvästi säilytettävän hävitysluettelon, josta hävitettyjen kohteiden SÄHKE2 -mukaiset tiedot on saatavilla. Näin organisaatiolle jää hävityksestä todiste.
Useissa kaupungeissa testattu järjestelmä
Helsingin kaupungin sähköinen arkistojärjestelmä on tarkoitettu digitaalisen tiedon pitkäaikaiseen säilytykseen. Järjestelmä tukee tietojen eheyttä, aitoutta ja muuttumattomuutta ja varmistaa sovellettavien lakien ja määräysten noudattamisen. Järjestelmän tavoitteena on yhtenäistää Helsingin kaupungin osastojen ja palveluiden pitkäaikainen tietojen säilytys ja mahdollistaa ulkopuolisten osapuolten helppo pääsy tietoturvaa ylläpitäen.
X-Archivea on käytetty useissa kaupungeissa:
- Helsingin kaupunki
- Espoon kaupunki
- Oulun kaupunki
- Jyväskylän kaupunki
Miksi X-Archive?
Helppoa elinkaarenhallintaa
Järjestelmä tarjoaa automaattisesti listan hävitettävistä asiakirjoista perustuen asiakirjojen säilytysajan päättymiseen. Järjestelmä luo automaattisesti pysyvästi säilytettävän hävitysluettelon, josta hävitettyjen kohteiden SÄHKE2 -mukaiset tiedot on saatavilla. Näin organisaatiolle jää hävityksestä todiste.
Tiedot löytyvät nopeasti
Palvelussa on tehokas ja kätevä vapaasanahaku, jonka lisäksi haettavaa tietoa voi rajata erilaisilla hakukriteereillä. Dokumenttien sisällön lisäksi myös kaikki metatiedot ovat hakuehtoina, joten palvelusta on helppo hakea sitä tietoa mitä kaipaa.
Tietoturvallista arkistointia
X-Archive -sähköisen arkiston avulla organisaatio voi osoittaa säilytettävien aineistojen muuttumattomuuden ja eheyden. Tallennettaviin aineistoihin muodostuu sähköinen leima tallennettaessa ja tieto arkistoidaan lukumuodossa: sitä voi hakea, tarkastella ja jakaa, mutta ei enää muokata.
Kätevää tiedon jakamista
Helpottaa tietopalvelua: Asiakkaan pyytäessä tietoja, ne löytyvät helposti ja ne on kätevä jakaa eteenpäin.
Minimoi fyysisen tilan tarpeen
Sähköinen arkisto vaatii murto-osan siitä fyysisestä tilasta mitä paperiarkisto.
Säästää aikaa
Toiminnot hävitykseen, hakuun ja metatietojen massamuutoksiin tehostavat arkistonhoitajan työtä
Nopea integroitava
Allekirjoittaminen voidaan integroida osaksi mitä tahansa HR-, asianhallinta- tai muuta järjestelmää, jolloin järjestelmät voivat suoraan lähettää asiakirjoja rajapinnan kautta palveluun, ja allekirjoitetut asiakirjat joko ohjautuvat suoraan käytössä olevaan arkistointiratkaisuun tai palautuvat lähdejärjestelmälle. Sähköinen allekirjoittaminen voi olla saumaton osa nykyistä asiakasprosessia.
Näin X-Archive toimii
- X-Archiveen saat arkistoitua aineistot kaikilta hallinnonaloilta ja lähdejärjestelmästä riippumatta - myös digitoidut aineistot.
- X-Archive huolehtii arkistoidun aineiston säilyttämisestä muuttumattomana ja eheänä sekä hävittämisestä Sähke2 -sertifikaatin vaatimusten mukaisesti.
- Arkistoidun aineiston hyödyntäminen ja jakaminen hoituu sujuvasti eri rajapintojen kautta.
Ota yhteyttä
