Skip to content

Helppoa ja turvallista ohjeiden elinkaaren hallintaa

twoday Ohjepankki on suunniteltu tukemaan organisaatiotasi kaikissa ohjeiden elinkaaren hallinnan tarpeissa, olipa kyse sitten asiakasohjeista, sisäisistä ohjeistuksista, hoito-ohjeista tai käyttöohjeista. Ohjepankkimme varmistaa ohjeiden ajantasaisuuden ja tarjoaa myös monia muita merkittäviä etuja:

  • Käyttäjäystävällinen ratkaisu: Ohjepankkimme käyttöliittymä on suunniteltu niin, että käyttäjät löytävät tarvitsemansa ohjeet helposti ja nopeasti yhdestä keskitetystä paikasta. Tämä säästää heidän aikaansa ja vähentää turhautumista.
  • Täydellinen hallinta ja seurantaOhjepankin avulla voi varmistaa, että erilaisista ohjeista on aina viimeisin versio sekä tarvittavat hyväksynnät ja muut lokitiedot sen käsittelystä saatavilla.
  • Ohjeiden päivitys yksinkertaistuu: Käyttämällä ohjepankkiamme ohjeiden käsittelijät voivat päivittää ohjeita nopeasti ja vaivattomasti. Tämä säästää heidän aikaansa ja varmistaa, että ohjeet ovat aina ajan tasalla.
  • Parannettu tehokkuus ja tuottavuus: Ohjattu prosessi varmistaa, että ohjeiden käsittelijöiden on helppoa pitää ohjeet ajan tasalla.
  • Kustannussäästöt: Vähennä ohjeiden hallintaan liittyviä kustannuksia ja resurssien haaskausta. Ohjepankkimme auttaa organisaatiotasi saavuttamaan paremman taloudellisen suorituskyvyn.
Ohjeet ja dokumentit ovat aina helposti löydettävissä

Ohjeet ja dokumentit ovat aina:

  • Ajan tasalla
  • Helposti löydettävissä
  • Samassa paikassa

Ohjepankin hyötyjä

Turvallisuus

Ohjeet ja dokumentit ovat aina ajan tasalla. Kustakin ohjeesta ja dokumentista on saatavilla vain hyväksytty ja julkaistu versio. Käyttäjät voivat myös helposti kommentoida puutteellisia dokumentteja ja ohjeita. Hyväksynnät ja muut toimenpiteet ohjeen käsittelystä ovat näkyvillä ja näin ollen jäljitettävissä.

Kustannustehokkuus

Aikaa ja työtunteja kuluu vähemmän ohjeiden ja dokumenttien hallintaan ja etsimiseen, kun niitä päivitetään ja haetaan vain yhdessä paikassa.

Luotettavuus, löydettävyys ja saavutettavuus

Henkilöstö löytää ajantasaiset ohjeet ja dokumentit nopeasti ja helposti. Varajärjestelmä takaa, että ohjeet ja dokumentit ovat aina saatavilla - myös silloin, kun järjestelmää päivitetään.

Prosessinhallinta

Ohjattu käsittelyprosessi helpottaa ohjeiden ja dokumenttien elinkaaren hallintaa ja vastaa Joint Commission International (JCI) -laatujärjestelmän vaatimuksiin.

Kysy lisää Ohjepankin hyödyistä

Jos haluat kuulla, miten Ohjepankki voisi sujuvoittaa teidän toimintaanne, jätä yhteydenottopyyntö.

  • ”Ohjepankki helpottaa henkilöstön työtä. Ohjeita päivitetään vain yhdessä paikassa, ja ohjeista löytyy aina vastuuhenkilö ja päivityspäivämäärä. Käyttäjien on myös helppo löytää tarvitsemansa ohjeet Hakukeskuksesta joko ohjeen nimen tai kattavan hakutoiminnon avulla. Potilasturvallisuutta parantaa se, että ohjeesta on aina saatavilla yksi ajantasainen versio”

    Janica Raaska
    Projektipäällikkö, HUS Tietohallinto

Ohjepankin osa-alueet

Hakukeskus

Julkaistujen dokumenttien haku, esikatselu ja tulostus

Dokumentinhallinta

Dokumenttien luominen, tarkastaminen, hyväksyminen, julkaisu ja arkistointi

Koulutusportaali

Dokumentinhallinnan käyttöohjeet ja tukimateriaali

dokumentinhallinnan_osa-alueet

 

Hakukeskus

Intuitiivinen hakukäyttöliittymä
  • Käyttöoikeudet koko organisaation henkilöstöllä
  • Haku löytää julkaistut ja ajantasaiset dokumentit lähes minkä tahansa metatiedon (sanahaku, erikoisala, tulosyksikkö, kiinteistö jne.) perusteella
  • Palautekanava käyttäjille
  • Suosikkidokumenttien tallennus
hakukeskus_new_750x550
dokumentinhallinta_new_750x550

Dokumentinhallinta - ominaisuudet

Ohjattu ja turvallinen dokumenttien käsittelyprosessi
  • Ohjeisiin pääsyä voi rajata käyttöoikeuksilla, mikä parantaa tietoturvaa
  • Dokumenttien käsittelyn koko prosessi dokumentin luomisesta tai migraatiosta julkaisuun ja arkistointiin
  • Pikahyväksyminen pienille muutoksille
  • Sähköpostiherätteet käsittelijöille määräaikaistarkastuksista ja muista tarvittavista toimenpiteistä
  • Toimenpiteiden jäljitettävyys lokitietojen avulla

Dokumentinhallinnan esimerkkiprosessi

dokumentinhallinnan_prosessi

 

Dokumentinhallinta - metatiedot

Helppokäyttöinen lomake metatietojen hallintaan
    • Metatiedot ovat dokumentille määriteltäviä luokitustietoja, joiden avulla Hakukeskuksesta on helppo löytää oikea ohje
    • Kun dokumentti luodaan tai viedään järjestelmään, sille määritellään pakolliset ja kyseiselle dokumenttityypille tarpeelliset metatiedot

Koulutusportaali

Itseopiskelumateriaali käsittelijöiden tueksi
  • Dokumentinhallinnan käyttöohjeet eri käsittelijärooleille
  • Koulutusvideot
  • Säästää kustannuksissa, kun ohjattuja koulutuksia tavitaan vähemmän
koulutusportaali_new_750x550

Ohjepankin käyttöönotto

 

Ohjepankki toteutetaan twoday eBusiness Suite -palvelualustalla, joka ohjaa käsittelyprosessia. Käyttöönoton yhteydessä olemassaolevat ohjeet voidaan siirtää vanhasta dokumentinhallintajärjestelmästä twodayn järjestelmään vaiheittain, esimerkiksi erikoisala kerrallaan. Dokumenttien metatiedot voidaan yhdenmukaistaa vanhassa järjestelmässä ja siirtää automatisoidun prosessin avulla.

twoday tarjoaa käyttöönoton yhteydessä koulutuksen ohjeiden käsittelijöille. Käyttöliittymä on kevyt ja selainpohjainen, joten käyttäjien ei tarvitse tehdä ohjelmistoasennuksia.  

Ota yhteyttä, niin suunnitellaan Ohjepankista oman organisaatiosi näköinen kokonaisuus  

twoday_ohjepankki_hero_1280x960_2
twoday

Ota yhteyttä

Jos haluat kuulla lisää Ohjepankista, jätä meille yhteydenottopyyntö, niin palaamme asiaan mahdollisimman pian.