Puolessa vuodessa uusi intra käyttöön – autoimme Opetushallitusta parantamaan sisältöjen saavutettavuutta sekä löydettävyyttä

Projektin eteneminen

Ennen varsinaisen projektin aloitusta pidettiin lokakuussa 2023 yhteinen suunnittelutyöpaja, jossa kartoitettiin uuden intranetin tarpeet. Opetushallitus oli tehnyt itsenäisesti alustavaa määrittelyä ja suunnittelua kartoittamalla loppukäyttäjien tarpeita mm. etusivun osalta sekä selkeyttämällä sisällöntuottajien vastuita.

Suunnittelutyöpajan pohjalta tehtiin tarkempi suunnitelma määrittelyvaiheelle sekä annettiin työmääräarvio koko intranetin toteutukselle.
Varsinainen projekti aloitettiin määrittelyvaiheella marraskuussa 2023. Työpajojen tavoitteena oli kirkastaa intranetin rooli Opetushallituksen digitaalisessa työympäristössä (intranetin, Teamsin ja Viva Engagen roolien määrittely ja ohjeistaminen käyttäjille) sekä määritellä uuden intranetin rakenne ja toiminnallisuudet. Määrittelyvaiheen lopputuotoksina syntyi intranetin konsepti, toteutusprojektin backlog, eli työlista, sekä intranetin testiympäristö.

Tiiviin määrittelyvaiheen jälkeen siirryttiin toteutusvaiheeseen, joka toteutettiin sprinttimallilla hyödyntäen ketterän kehityksen toimintatapoja. Toteutusvaiheen aikana pääkäyttäjät ja sisällöntuottajat koulutettiin ja heidän työtään tuettiin sisällöntuotannon alkuvaiheessa.

Projekti kokonaisuudessaan kesti noin 7 kuukautta. Sisällöntuotannolle varattiin aikaa noin 2 kuukautta, mutta sisältöjen suunnittelu ja valmistelu oli aloitettu jo aiemmin. Kokonaisuus julkaistiin aikataulussa ja budjetissa toukokuussa 2024.

”Projekti sujui jouhevasti. Ennakkotehtävien ja työpajojen avulla intran toiminnallisuuksien suunnittelu sujui hyvin. Sisältöjen siirron yhteydessä tuli käytyä sisällötkin läpi uudestaan. Sharepoint käyttöjärjestelmänä tuntui helpolta oppia ja pystyimme antamaan helposti tukea muulle henkilöstölle. Meillä koko henkilöstö pystyy päivittämään intranetiä, mikä taitaa olla harvinaista intraneteissä.
Opetushallituslaiset ottivat uuden intran vastaan hyvin!”

Metatietomallin ja hakukeskuksien avulla käyttäjäystävällinen intranet

Vanhan intranetin suurimpiin haasteisiin kuului tiedon löydettävyys. Tämä ongelma korjattiin uuden intranetin myötä, joka on suunniteltu tukemaan tiedon tehokasta löytymistä. Projektin aikana OPH tarkisti ja päivitti sisällöt ajan tasalle varmistaakseen, että ne olisivat valmiita siirrettäväksi uuteen intranettiin. Uudessa intranetissä tiedon löydettävyyttä on parannettu muun muassa metatietomallin ja hakukeskusten avulla, jotka helpottavat sisällön etsintää.

Lisäksi Opetushallituksen toiveena oli, että käyttäjillä on mahdollisuus muokata intranetin etusivua itselleen sopivaksi. Tämä toteutettiin muun muassa ottamalla käyttöön personoitava työkalulista, johon käyttäjät voivat valita itselleen tärkeät työkalut. Etusivulta löytyvät myös ajankohtaisviestinnän nostot sekä tapahtumakalenteri. Tärkeänä nähtiin myös vuorovaikutteisuuden lisääminen, joka mahdollistettiin kommentoinnilla, reaktioilla (tykkäykset) sekä Viva Engagen tarjoaman keskustelutoiminnallisuuden avulla.

twodayn ja Valtorin yhteistyöstä

twodayn ja Valtori ovat kumppaneita tuotteistetun Sivi-palvelun eli sisäisen viestinnän julkaisualustan tuottamisessa. Opetushallituksen intranet otettiin käyttöön Sivi-palveluna.

Valtorin sisäisen viestinnän ratkaisun hyödyntäminen varmistaa yhtenäisen toimintatavan ja synergian valtionhallinnon Intranet-toteutuksissa.

Organisaatiokuvaukset

Opetushallitus kehittää koulutusta, varhaiskasvatusta ja elinikäistä oppimista sekä edistää kansainvälisyyttä.

twoday on täyden palvelun ratkaisukumppani, joka auttaa asiakkaitaan menestymään digitaalisessa muutoksessa muun muassa data- ja analytiikkaratkaisujen, tekoälyn, ohjelmistokehityksen, digitaalisten palveluiden sekä liiketoimintasovellusten avulla. twoday työllistää Suomessa 700 ja pohjoismaissa yhteensä lähes 3 000 asiantuntijaa. twodaylla on Suomessa satoja asiakkaita suurimmista yrityksistä ja julkiselta sektorilta, sekä lukematon määrä onnistuneita projekteja.

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT-palvelut sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto- ja viestintäteknisiä palveluja ja integraatiopalveluja. Palvelutuotannossa Valtori yhdistää sekä omaa tuotantoa että markkinoilta hankittuja kumppanien palveluja.