"Olen tyytyväinen lopputulokseen. Saamme tiedot yhdestä paikasta, ja sovellus näyttää meille tilannekuvan kunkin projektin tilasta. Säästämme jälkitoimituskustannuksissa ja pystymme käsittelemään ongelmia aiempaa paremmin. Käyttäjien mielestä sovellus on yksinkertainen ja helppokäyttöinen”
Riku Viikilä, Delivery Project Manager, Raute
Lähtökohta
Raute halusi virtaviivaistaa tuotantolinjan toimitus-, purku-, pakkaus- ja toimitusprosesseja. Valmistuksen jälkeen jokainen tuotantolinja on ensin koottava ja testattava Rauten tiloissa. Testauksen onnistuttua tuotantolinja on purettava, pakattava ja lähetettävä asiakkaan tiloihin.
Tätä monimutkaista prosessia hallittiin manuaalisesti Excel-taulukoiden ja paperiasiakirjojen avulla, mikä johti mahdollisiin tehottomuuksiin, virheisiin ja jälkitoimituskustannuksiin. Käytännössä prosessissa tarvittavat tiedot olivat hajallaan.
Näiden haasteiden ratkaisemiseksi Raute tarvitsi helppokäyttöisen ja skaalautuvan ratkaisun, johon voitaisiin päästä käsiksi maailmanlaajuisesti kaikilla laitteilla. Samalla haluttiin säilyttää Power Apps -sovelluksen kustannustehokas lisensointi. Tämä tarve käynnisti Delivery App -projektin.
Määrittelyvaihe: Yhteistyöhön perustuva suunnittelu ja käyttäjätutkimus
Delivery App:n kehittämisen aikana toteutimme määrittelyvaiheen, johon sisältyi yhteissuunnittelutyöpajoja ja käyttäjätutkimusta eri käyttäjäryhmien työnkulujen, tarpeiden ja odotusten kartoittamiseksi ja ymmärtämiseksi. Havainnoimalla tarkasti käyttäjien käyttäytymistä varmistimme, että ratkaisu on toimiva ja vastaa tehokkaasti heidän tarpeisiinsa.
Yhteissuunnittelutyöpajoissa tehtiin yhteissuunnittelua, joka kattoi laajan aihealueiden kirjon, kuten kokonaisuudet ja liiketoimintatavoitteet, käyttäjäryhmät ja heidän tarpeet, prosessit, yleiset vaatimukset ja toiminnallisuudet sekä teknisiä vaatimukset ja integroinnit.
Tämä kattava lähestymistapa varmisti, että ratkaisu oli räätälöity käyttäjien todellisten tarpeiden ja mieltymysten mukaisesti, ja oli linjassa liiketoiminnallisten tavoitteiden ja teknologisten valmiuksien kanssa.
"twoday oli innokas syventymään prosessiimme yhdessä kanssamme paikan päällä ymmärtääkseen tarpeemme perusteellisesti", sanoo Marjo Tuominen, Manager, Warehouses, Delivery Control, Packing and Shipping.
Kaksivaiheinen kehitys: Miten käyttäjälähtöinen toimitussovellus rakennettiin?
Toimitussovelluksen kehitys toteutettiin kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa rakennettiin mobiilisovellus palvelemaan kokoonpanijoiden ja pakkaajien tarpeita määrittelyvaiheen yksityiskohtaisten määritysten perusteella. Toisessa vaiheessa aloitettiin työpöytäversion kehitys keräämällä tietoja toimitusprosessista toimitusprojektipäälliköiltä, jotka olivat sen ensisijaisia käyttäjiä. Tässä vaiheessa tehdaskäynneillä ja lisähaastatteluilla varmistettiin, että toimitussovelluksessa toteutettu prosessi oli mahdollisimman sujuva.
Keskeinen osa työpöytäsovelluksen kehitysprosessia on koneen ja sen osien esittäminen. Nämä koneen osat luetellaan projektin materiaaliluettelossa (BOM), joka seuraa jokaista osaa aina pienimpään mutteriin ja ruuviin asti. BOM-tiedot integroidaan sitten työpöytäsovellukseen.
Toimituksen projektipäällikkö käynnistää toimitusprosessin laatimalla suunnitelman koneen purkamisesta sopiviin osiin, jotka jaetaan sitten lavoille, rahteihin ja kuljetuksiin. Tämä suunnitelma toimii purku- ja pakkausprosessin oppaana. Tietomallissa nämä tietueet on linkitetty toisiinsa, jolloin käyttäjät voivat porautua useita kuormia sisältävästä lähetyksestä aina yksittäiseen pulttiin asti. Kun pakkaussuunnitelma on valmis, käyttäjät voivat tulostaa Power Automaten tuottamia asiakirjoja, kuten pakkausluetteloita ja tarroja, ja liittää ne asiakkaille lähetettäviin lähetyksiin.
Kun työpöytäsovellusta käytetään suunnitteluun, Delivery App:n mobiiliversio puolestaan tukee koneiden kokoonpanijoita ja pakkaajia koneiden purkamisessa ja komponenttien pakkaamisessa lähetystä varten. Mobiilisovelluksen BOM-rakenne neuvoo koneiden kokoonpanijoita purkamaan oikeat komponentit koneista ja pakkaajille se kertoo, mihin lavoille ne tulisi pakata. Viivakooditarrojen ja mobiililaitteen kameran avulla varmistetaan, että kaikki komponentit päätyvät oikeille kuormalavoille, ja näin varmistetaan, että ne päätyvät kohdetehtaalle.
"Tärkeää oli, että loppukäyttäjät saivat osallistua ja ilmaista mielipiteensä; he kokivat rakentavansa itselleen työkalua", sanoo Riku Viikilä, Delivery Project Manager, Raute. "Asiat ratkaistiin järjestelmällisesti ja Raute ja twoday työskentelivät hyvin läheisessä yhteistyössä", hän lisää.
Projektin tuotokset ja tulokset
Delivery App:n käyttöönotto on vähentänyt tarvetta hallita toimitusprosessia Excel-taulukoiden ja paperisten asiakirjamallien avulla. Uusi ratkaisu on antanut Rautelle varmuuden siitä, että se poistaa tarpeettomat ja kalliit jälkitoimitukset puuttuvien komponenttien vuoksi. Lisäksi sovellus tarjoaa johtajille selkeän yleiskatsauksen toimitusprojektin tilasta. Tätä ominaisuutta voidaan edelleen kehittää optimoimaan prosessia esimerkiksi seuraamalla pakkausprosessissa käytettyä aikaa.
Kaiken kaikkiaan käyttäjät ovat pitäneet sovellusta käyttäjäystävällisenä ja hyödyllisenä. Tämä antaa hyvän pohjan sille, että sovelluksen käyttöä voidaan helposti skaalata ja sen kehittämistä jatkaa.
"Olen tyytyväinen lopputulokseen. Saamme tiedot yhdestä paikasta, ja sovellus näyttää meille tilannekuvan kunkin projektin tilasta. Säästämme jälkitoimituskustannuksissa ja pystymme käsittelemään ongelmia aiempaa paremmin. Käyttäjien mielestä sovellus on yksinkertainen ja helppokäyttöinen", sanoo Riku Viikilä
