Eräs työntekijämme järjesti taannoin LinkedInissä kyselyn, jossa arvuuteltiin digitaalisen muotoilun ja käytettävyyssuunnittelun seuraavaa isoa juttua. Vastausvaihtoehtoina vilahtelivat tasa-arvoisuus, murteet käyttöliittymissä sekä saavutettavuus. Enemmistön äänistä sai kuitenkin ymmärrettävämpi kieli.
Ymmärrettävästä kielestä puhuttaessa tulee yleensä ajateltua tekstejä, jotka ovat erityisen epäymmärrettäviä, kuten lakikieli ja siinä vilahteleva kapulakieli. Yhdellä jos toisella voi olla kokemusta esimerkiksi turhautumisesta veroilmoitusta tehdessä, mikä on joka vuosi aina yhtä hankalaa. Toisaalta mielessä saattaa käydä saavutettavuusseminaarit, joissa sivutaan selkokielen perusteita ja Satasairaalan malliesimerkki täysin selkokielisistä verkkosivuista.
Tässä vaiheessa haluan pysäyttää tuumailusi ja ilmoittaa, että tällä kertaa ei puhuta virkakielen koukeroista. Nyt puhutaan siitä, mitä nettikaupan napissa lukee tai miten vaikka palvelun käyttöönotto ohjeistetaan sähköpostissa. Tai miten liiketoiminta selitetään sivustolla tai blogiartikkeli kirjoitetaan. Minkä tahansa tekstin ymmärrettävyyttä voi parantaa.
Artikkelin loppuun ajattelin vielä laittaa muutamia kirjoitusvinkkejä, joita itse käyttöliittymäsuunnittelijana pidän mielessä.
Kirjoittaessa kannattaa tuntea empatiaa
Kieli on iso tekijä siinä, miten käytettäviä palvelut ovat. Pitkäjänteisyyden ja lukemishalukkuuden vähentyessä sanavalinnoilla ja lauserakenteilla alkaa olla todella merkitystä. Jo painikkeen muutamalla sanalla voi olla suuri vaikutus siihen, ymmärtääkö käyttäjä, mistä on kyse.
Hyvä teksti ei kuitenkaan ilmesty sormia napsauttamalla, ja sisällön miettiminen vaatii oikeasti työstöä – sillä ymmärrettävän kielen kirjoittaminen ei ole helppoa.
Näin taannoin LinkedInissä copywriterin kirjoitusvinkin, josta tuli heittämällä suosikkini: ”Sano se tavallisesti.” Kuinka moni myöntää maustaneensa tekstiä mitä erikoisemmilla koukeroilla ja sanamuodoilla, jotta monimutkainen asia saataisiin esitettyä kompaktisti yhdessä lauseessa? Jos puhuisit kuulijan kanssa kasvotusten, selittäisitkö asian samalla tavalla? Tipahteleeko suustasi sanoja, jotka ovat muotoa ”johtuen” tai ”sisältyen”? Todennäköisesti ei.
Kun kirjoitetussa kielessä mukaillaan sitä, miten puhuttaisiin toisen ihmisen kanssa kasvotusten, voi tekstiin saada tuntua empatiasta.
Keskustellen asia voi olla helpompi ymmärtää. Vaikkei käyttäjän tai asiakkaan kanssa päästä tapaamaan naamatusten, voi tekstissäkin imitoida keskustelua. Puhutellaanko lukijaa? Esimerkiksi, jos palvelun rekisteröinnin yhteydessä halutaan tietää, edustatko yritystä vai yhdistystä, sillä on väliä, lukeeko lomakkeessa “Organisaatio” vai “Mitä organisaatiota edustat?”
Mikä laitos saa puhuu sulle tälleen?
Postin puhututtanut brändiuudistus kirjoitustyyleineen on kelpo esimerkki tavoitteesta lisätä yrityksen äänensävyyn ihmisläheisyyttä. “Mä” ja “sä” -muotoja käyttäessä pitää muistaa, että tietyiltä organisaatioilta odotetaan tietynlaista ääntä. Valtion laitokselta rento puhekieli ja emojipommitus tuntuu luotaantyöntävältä, mutta onneksi empaattisuutta voi tekstissä ilmentää muutenkin. Vertaillaanpa Postin saapumisilmoituksia ennen ja jälkeen brändiuudistuksen:
Ennen:
“Lähetys JJFI12345678910 Twoday Oy 0.00€ noudettavissa 08.06.2021 asti Posti, Postitie 1, HELSINKI. Hlökortti mukaan A1234
Jälkeen:
“Moi! Lähetys Twoday Oy JJFI12345678910 on täällä. Haethan sen viimeistään 08.06.2021 os. Posti, Postitie 1, HELSINKI. Ota henkkarit mukaan. A1234. T. Posti”
Uusi teksti sisältää lämpöä, sillä siinä käytetään kokonaisia lauseita ja puhutellaan asiakasta olematta kuitenkaan teennäisiä tai epäluotettavia. Onko tuo henkkarikaan nyt niin huono sana? Muistan, miten nuorena menin kaupan kassalla aivan lukkoon, kun henkkareiden sijaan kysyttiinkin henkilöllisyystodistusta. Sana tuntui vieraalta, koska sitä ei itse arjessa käyttänyt.
Viime syksynä Postilta sanottiin, että uusi viestintätyyli hakee vielä paikkaansa. Ehkä olikin aiheellista testata, mitä kansa sanoo, kun puhetyyli vedetään kunnolla yli? Ääripäästä voi alkaa lipua kohti vanhaa äänensävyä hakien sopivampaa paikkaa kapulakielen ja slangin välimaastosta.
Viekö ymmärrettävyys asiantuntijuuden?
Virkakieli kaikessa kylmyydessään saattaa tuntua suomalaiselle kirjoittajalle helpolta tai tutulta vaihtoehdolta. Yllättävän useat yritykset, jotka voisivat huoletta kirjoitella uutiskirjeitään rennommalla äänellä, karttavat tavalliselle tallaajalle ymmärrettävää tekstiä. Tunnemmeko asiantuntijuuden rapisevan ammattisanaston myötä? Viekö rentous uskottavuuden? Miksi lämmin kieli pelottaa?
Erikoiset sanat voivat vetää kirjoittajaa puoleensa – onhan se hienoa heittää asiakkaalle juttua esimerkiksi heuristisesta arvioinnista, konseptoinnista ja iteratiivisesta kehityksestä. Todennäköisesti asiakas ei kuitenkaan jää puheenvuorosi jälkeen punastelemaan ihastuksesta, vaan kurtistelemaan kulmiaan hämmennyksestä. Miksi haluta jotain, josta ei edes tiedä, mitä se on?
Ohjeita ymmärrettävämmän kielen kirjoittamiseen:
1. Pidä lyhyenä
Tämä nyt ei varmaan tule minään yllätyksenä, mutta virkkeet ja kappaleet olisi hyvä pitää lyhyinä. Etenkin selkokielisessä tekstissä virkkeiden pituuden olisi hyvä olla alle 14 sanaa, mutta muutenkin virkkeet kannattaa pitää maltillisen pituisina ja vuorotella pitkien ja lyhyiden virkkeiden välillä. Kerro virkkeessä tuttu asia ensin ja sitten vasta uusi. Kappaleet kannattaa digijulkaisualustoissa pitää melko lyhyinä, enintään muutaman rivin mittaisina. Tämä helpottaa lukemista ja selailua varsinkin mobiilissa.
2. Käytä kokonaisia sanoja, hajota pitkiä yhdyssanoja
Korvaa lyhenteet kokonaisilla sanoilla. Lyhenteet, kuten ”esim.” katkaisevat lukemista. Voit aivan hyvin kirjoittaa suoraan ”esimerkiksi”. Pitkiä yhdyssanoja taasen kannattaa välttää ja palastella. Joitain yhdyssanoja voi esimerkiksi osittaistoistaa (maa- ja metsätalousministeriö > ministeriö).
3. Pidä yhteen kuuluvat sanat lähekkäin lauseessa
Vaikka suomen kielessä lauseiden sanajärjestys on melko vapaa, kannattaa selkeyden vuoksi pitää yhteen kuuluvat asiat lähellä toisiaan. Pidemmässäkään tekstissä lukijaa ei pidä laittaa pomppimaan edestakaisin, sillä se keskeyttää sujuvaa lukemista.
4. Muista myös fontin luettavuus
Ymmärrettävästi kirjoitettu teksti ei auta, jos sen näkeminen on hankalaa. Jätä erikoisemmat fontit suunnittelijoiden tontille. Käytä fonttia, jossa kirjaimet eroavat selkeästi toisistaan. Esimerkiksi Helvetica Neue, Tahoma, Arial ja Georgia ovat luettavia fontteja. Fontin ja sen taustan väreissä tulee olla tarpeeksi kontrastia, jotta heikkonäköisemmätkin erottavat ne toisistaan.
Kaipaako yrityksesi apua digihankkeissa?
Ole yhteydessä design directoriimme Anneliin (anneli.vitikainen@twoday.com/050 5821 235), niin katsotaan yhdessä juuri teille sopiva ratkaisu!