Mikä on RPA-esiselvitys ja miten se tehdään? Se onnistuu maalaisjärjellä ja yrityksessä saatavissa olevilla tiedoilla – etenet vain askel kerrallaan tässä artikkelissa kuvattua konkreettista polkua. Esiselvitys ja analyysi ovat tarpeen, jotta yritys saa järkevät tapaukset hyvässä järjestyksessä toteutusputkeen. Varoitus: tehtävä aiheuttaa todennäköisesti innostumista ja opettaa aivan varmasti jotain uutta.
RPA-esiselvityksen kulku lyhyesti:
- Listaa prosessit
- Tunnista liiketoiminnan kiputilat prosesseissa
- Tunnista nyrkkisääntöjen avulla mahdolliset automatisointiin soveltuvat prosessit
- Avaa valitut prosessit työtehtävätasolle asti ja tunnista mahdolliset RPA-kohteet
- Arvioi RPA:n vaikutuksia ja mittareita
- Tee business case -laskelmat RPA-ehdokkaille
- Priorisoi RPA-kohteet priorisointimatriisin avulla ja yrityksen strategisia painopisteitä huomioon ottaen
- Vie automatisaatio toteutusputkeen
Vaikuttaako polku pitkältä tai hiukan mutkikkaalta? Huolet pois, lupaan että kaikki kohdat ovat järkevästi tehtävissä sen kuukauden tai puolentoista aikana, joka esiselvitykseen yleensä varataan. Kannattaa myös pitää mielessä, että ensimmäisen RPA-hankkeen esiselvityksestä ei kukaan pysty tekemään täydellistä, ei varsinkaan yksin.
Tähtää siis riittävän hyvään esiselvitykseen, etene askel kerrallaan äläkä epäröi kysyä, kun tarvitset tietoa, osaamista, ajatuksia ja näkemyksiä. Tästä se lähtee, käydään vaiheet vielä hieman tarkemmin läpi.
RPA-esiselvityksen vaiheet
1. Listaa prosessit
Esiselvityksen tekeminen alkaa yksinkertaisesti sillä, että avaat vaikkapa Excelin ja listaat yrityksen prosesseja parhaan näkemyksesi mukaan. Kirjanpito, raportointi, osto- ja myyntireskontrat… yrityksen erilaisten toimintojen luettelointi ei ole vaikeaa, ja listaa voit aina täydentää myöhemmin. Aloita mielellään osastosta, jossa on kiinnostusta pilotoida RPA:ta.
2. Tunnista liiketoiminnan kiputilat prosesseissa
Mikä ei toimi, vie liikaa aikaa, aiheuttaa ylitöitä tai virheitä, hyydyttää työssä jaksamista? Juttele, haastattele ja kuuntele, siten tavoitat liiketoiminnan kiputilat ja hahmotat, mitkä prosessit voisivat hyötyä RPA:sta. Selvitä, mitä ja kuinka isoja prosessien ongelmat ovat ja millaista tietoa niistä on. Onko dataa ja numeroita vai ennemminkin mutua?
3. Tunnista nyrkkisääntöjen avulla mahdolliset automatisointiin soveltuvat prosessit
Nyt on aika katsoa prosessien listaa kriittisellä silmällä ja valita jatkoon ne kohteet, joissa robotti toimisi paremmin kuin ihminen. Tyypillisesti siis prosessit, joissa käsiteltäviä tehtäviä ja manuaalista, toistuvaa rutiinityötä on paljon. Prosessien tulee olla jo vakiintuneita ja perustua selkeisiin sääntöihin. Yleensä ne myös käyttävät useita taustajärjestelmiä.
5–10 ongelmalliseksi todettua ja ehdot täyttävää prosessia on tässä vaiheessa kelpo saalis, jätä ne listallesi jatkoa varten. Työ tuottaa helposti myös toisen luettelon: kohteet, joissa robotti ei ole ensisijainen ratkaisu, mutta kehittäminen on silti tarpeen. RPA:sta karsiutuneet ehdokkaat kannattaakin mahdollisuuksien mukaan siirtää prosessikehitykseen.
Kuva: Automatisointiin sopivat prosessit. Saat kuvan isommaksi uuteen välilehteen klikkaamalla kuvaa.
4. Avaa valitut prosessit työtehtävätasolle asti ja tunnista mahdolliset RPA-kohteet
Jotta mahdollisista RPA-kohteista voi myöhemmässä vaiheessa valita ensimmäiseksi toteutettavat, prosessien sisältöä pitää avata tarkemmin, aina työtehtävien tasolle asti. Nyt olet selvittämässä tekemisen perustasoa, jonka tekijä tuntee parhaiten, kysy siis häneltä.
Voi aloittaa kuvaamalla ensin ylätason prosessia. Prosessikuvaus syntyy, kun tiedät mitä prosessiin menee sisälle, mitä sieltä tulee ulos ja millaisia työvaiheita välissä tarvitaan. SIPOC-työkalu on mainio apu tässä: katso videolta, miten sitä käytetään.
Mikäli prosessi vaikuttaa tällä tasolla edelleen hyvältä automaatioehdokkaalta, se kannattaa avata tarkemmin. Eli: mitä työtehtäviä prosessi sisältää, montako ohjelmaa työntekijä avaa, miten hakee tiedot, mitä nappia painaa, minne vie paperit – jos prosesseja ei ole ennen kuvattu näin tarkasti, nyt se on aika tehdä mahdollisille RPA-kohteille. Kohteita voi olla yhden prosessin sisällä yksi tai useampia.
Tällä tarkemmalla prosessianalyysilla pääset kiinni tehtäviin, joita on mahdollista tehdä robotin avulla tehokkaammin. Yleensä kyseessä ovat pienet asiat, jotka kertautuessaan tuottavat suuria vaikutuksia.
5. Arvioi RPA:n vaikutuksia ja mittareita
Mitä robotin avulla halutaan saada aikaan? Mitä säästyy: aikaa, ylitöitä, hermoja? Vähemmän virheitä, nopeampaa käsittelyä? Sen lisäksi, että kuvaat toivottuja vaikutuksia, mieti myös, miten niitä on mahdollista mitata ja voiko niille laittaa hintalapun. Paljonko esimerkiksi virheiden korjaamiseen menee työaikaa ja mitä se maksaa? Tästä löydät tarkemman katsauksen RPA:n mittarointiin.
Älä huolestu, jos kustannusten arviointi ei ole tässä kohtaa tarkkaa. Väitän, että on parempi vetää hinnat hatusta kuin jättää ne kokonaan arvioimatta. Näin tulee kuitenkin kurkistettua hattuun eli ajateltua asioita.
Mieti myös, miten suunniteltu automaatio vaikuttaa prosessin kokonaisuuteen. Aiheuttaako esimerkiksi käsittelyn nopeutuminen pullonkauloja seuraaviin vaiheisiin tai vähentääkö laadun parantuminen joitain tehtäviä prosessista? Mihin muihin prosesseihin robotin käyttöönotto mahdollisesti vaikuttaa?
6. Tee business case -laskelmat RPA-ehdokkaille
Suosittelen ehdottomasti business casen tekemistä, sillä se antaa hyvää oppia tulevan varalle ja on oleellinen osa kohteiden priorisointia. Alkuun business case voi perustua melko summittaisille arvioille, mutta kun kokemus automaatiosta lisääntyy, opit arvioimaan vaikutuksia kerta kerralta paremmin ja voit palata päivittämään tarkasteluasi.
7. Priorisoi RPA-kohteet priorisointimatriisin avulla ja yrityksen strategisia painopisteitä huomioon ottaen
Kun prosessi on kuvattu huolellisesti, robotin kehittäjä voi sen perusteella arvioida robotin toteuttamisen vaatimuksia ja kustannuksia. Kun olet selvittänyt myös sen, mitä robotin käyttö voisi säästää tai hyödyttää (business case), saat mahdolliset RPA-kohteesi kannattavuuden mukaiseen järjestykseen.
Suosittelen käyttämään priorisoinnin apuna priorisointimatriisia, jossa on mahdollista painottaa yrityksen strategian mukaisia aiheita. Toteutusten kärkipäähän on nimittäin syytä nostaa ne kohteet, joissa robotti palvelee parhaiten yrityksen strategiassa asetettuja tavoitteita. Kun pohjatyöt on tehty huolellisesti, yritys voi edetä RPA-toteutuksissaan valistuneiden ja hyvin perusteltujen valintojen varassa.
8. Vie automatisaatio toteutusputkeen
Usein on hyvä tehdä ensimmäisenä jokin suhteellisen simppeli ja selkeästi hyötyjä tuottava RPA-toteutus. Kyseeseen voisi tulla vaikkapa jonkin tiedon syöttämisen helpottaminen. Organisaatio pääsee näin harjoittelemaan ja keräämään RPA-kokemusta helpon tapauksen kanssa ja jatkaa viisaampana eteenpäin. RPA-ympäristön pystyttäminen ja käytäntöjen sopiminen vievät oman aikansa, joten maltti on toteutuksen aikatauluttamisessa valttia ja onnistumisen edellytys koko hankkeessa.
RPA-strategia antaa päätöksille vankan pohjan
RPA-esiselvityksen tekeminen etenee askel askeleelta, mutta ison kuvan näkeminen on silti tärkeää. On toivottavaa, että prosessien automatisoinnin taustalla olisi jatkuvan kehittämisen ajatus, ja esiselvityksen rinnalla voidaan hyvin tehdä yritykselle RPA-strategiaa. Selvitä joka tapauksessa jo selvitystyön alkuvaiheessa, onko kyse kertaluonteisesta robottihankkeesta vai onko ratkaisuja tarkoitus laajentaa, monistaa ja toistaa.
Prosesseja pitää tuntea ja ymmärtää, jotta niitä voi kehittää. RPA-esiselvitys on hyvä tapa saada samalla syvempää näkemystä yrityksen prosesseista.
Mittaaminen on olennainen osa kehitystyötä, ja RPA-hankkeessa mittaaminen ennen ja jälkeen robotin käyttöönoton kertoo objektiivisesti monista sen vaikutuksista. Ehdota siis mittareita mukaan, kun ryhdyt tekemään esiselvitystä.
Kaiken kaikkiaan RPA-esiselvityksen ja analyysin tekeminen on yllättävänkin koukuttavaa hommaa. Siinä oppii paljon sekä roboteista, prosessiautomaatiosta että yrityksen omasta toiminnasta.
Milloin kannattaa hyödyntää asiantuntijan apua?
Työhön on hyvä hakea tukea asiantuntijalta silloin, jos esiselvitys ei ota edetäkseen edellä kuvattua polkua pitkin. Ongelmia voi syntyä esimerkiksi tiedonsaannissa tai vakuuttavan business casen laadinnassa.
Asiantuntijalta saat myös pohjatietoa erilaisista esiselvityksen tekoa helpottavista työkaluista ja niiden käytöstä sekä näkemyksiä siitä, milloin ja miten voi joskus olla kannattavaa poiketa polulta yrityksen omien erityistarpeiden takia. Usein ensimmäinen RPA-kierros asiantuntijan avulla tekee seuraavista kerroista huomattavasti sujuvampia.
Kiinnostaako ohjelmistorobotiikka tai muut automaatioratkaisut?
Ota yhteyttä Outi Mattilaan (Head of Process Development): outi.mattila@twoday.com / 040 900 2802, niin jutellaan lisää.