Camunda julkaisi tuoreeltaan raportin prosessien orkestroinnin tilasta 2023. Raportti avaa tuloksia kyselytutkimuksesta, jossa tiedusteltiin IT-päätöksentekijöiden mielipidettä liiketoimintaprosessien automaatioon liittyvistä asioista. Raportti nostaa esille monia mielenkiintoisia lukuja, jotka kertovat organisaatioiden halukkuudesta panostaa prosessiautomaatioon sekä sen skaalaamisen haasteista.
Prosessiautomaation ympärillä viime vuosina vallinnut pöhinä ei raportin mukaan ainakaan ole hiipumassa, koska 96 prosenttia vastaajista pitää prosessiautomaatiota kriittisenä tekijänä digitaalisen transformaation saavuttamisessa.
Moni kuitenkin nimeää useita ongelmia, jotka hidastavat tavoitteiden saavuttamista. Näistä merkittävimpinä mainitaan integraatioiden vaikeus (44 %), tekijöiden puute (28 %) ja siiloissa työskentely (26 %).
Ongelmat kuulostavat hyvin perinteisiltä, ja raportin perusteella on vaikea saada kiinni, miten näitä ongelmia voisi ratkoa. Raportti paljastaa kuitenkin monia piirteitä, joiden avulla pääsee pureutumaan paremmin ongelmien juurisyihin.
Prosessien orkestrointia vai automaatiota?
Käytän itsekin usein termiä prosessiautomaatio, mutta monessa paikkaa (kuten tässäkin raportissa) nostaa päätään termi prosessien orkestrointi (process orchestration). Prosessien orkestrointi tarkoittaa usein samaa asiaa kuin prosessiautomaatio ja usein termejä käytetään päällekkäin.
Pieni ero termien välillä kuitenkin on. Orkestroidun prosessin ei nimittäin tarvitse toimia täysin automaattisesti, vaan se voi sisältää myös ihmisen suorittamia työvaiheita. Ihminen tarvitsee prosessin vaiheiden suorittamiseen jonkinlaisen käyttöliittymän, joka tarjoaa riittävät tiedot ja toiminnot kyseisen työvaiheen tekemiseen. Automatisoidut prosessin vaiheet voidaan toteuttaa monella tapaa: ne voivat olla esimerkiksi mobiilisovelluksia, mikropalveluita, ohjelmistorobotiikkaa (RPA), IoT-laitteita, päätösautomaatioita tai vaikkapa tietokantahakuja.
Kun katsotaan raportissa esitettyjä prosessien monimutkaisuuteen liittyviä vastauksia, huomataan, että prosessien orkestroinnin tarve korostuu. Vastaajista 72 prosenttia ajattelee, että kriittisten liiketoimintaprosessien ylläpito monimutkaistuu jatkuvasti, lähes sama määrä (69 %) on sitä mieltä, että end-to-end-prosessien visualisointi on vaikeutunut.
Hankaluuksille nimetään useita syitä, joista nostamisen arvoinen on etenkin prosessien laaja-alaisuus. Monet prosessit kattavat tyypillisesti pitkäkestoisia useiden järjestelmien tai ihmisten läpi kulkevia prosesseja, jolloin prosessikokonaisuuden hallinta tai edes hahmottaminen voi olla vaikeaa sekä liiketoiminnan että teknisen toteutuksen osalta. Organisaation tiimien yhteistyön hankaluudet ja järjestelmien huono integroitavuus yhdessä voivat luoda ongelmallisen pohjan prosessien orkestroimiselle ja automatisoimiselle.
Prosessiautomaation skaalautuvuuden ongelmat
Yleisesti kyselyn vastausten perusteella sain sellaisen kuvan, että varsinainen prosessiautomaatioteknologia on harvoin este prosessiautomaation skaalaamiselle. Usein ongelmat liittyvät enemmän organisaation rakenteisiin, työtapoihin tai IT-arkkitehtuuriin. On hyvä kuulla, että lähes jokainen vastaajista suunnittelee investoivansa teknologioihin, joilla parannetaan ihmisten ja järjestelmien yhteistyötä ja prosessiautomaation volyymin kasvattamista.
Prosessiautomaatiostrategian jalkauttamisessa kannattaa muistaa, että prosessiautomaatio koskettaa koko organisaatiota. Tiimeille täytyy luoda olosuhteet, joissa yhteistyö muiden tiimien kanssa on luontevaa ja tehokasta.
IT-arkkitehtuurissa prosessiautomaation vaatimukset tulisi ottaa huomioon jo uusia järjestelmiä suunnitellessa. Hyvin yleinen ongelma on rajapintojen puuttuminen tai rajoittuneisuus, jolloin järjestelmään integroituminen on hankalaa (vaikkakin usein ratkaistavissa ohjelmistorobotiikalla). Järjestelmien integroitavuus on avaintekijä tehokkaan ja vikasietoisen prosessiautomaation toteuttamisessa.
Integraatioita ja mikropalveluita
Teknologiana usein puhutaan prosessimoottorista (englanniksi process engine tai workflow engine), johon on mallinnettu prosessi, joka määrittää, mitä tehtäviä suoritetaan missäkin järjestyksessä. Tekninen toteutus yksittäiselle tehtävälle vaihtelee eri teknologioiden ja tuotteiden välillä paljon, mutta keskeistä on se, että prosessin täytyy integroitua muihin järjestelmiin saumattomasti. Usein tässä hyödynnetään olemassa olevia rajapintoja (API) tai joissain tapauksissa ohjelmistorobotiikkaa.
Esimerkiksi Camundan kaltaisessa tuotteessa integraation toteutus on usein lähempänä perinteistä ohjelmakoodia. Toisaalla taas suositaan enemmän low-code-lähestymistapaa, jossa hyödynnetään valmiita visuaalisesti hallittavia valmiskomponetteja integraatioiden toteuttamiseen.
Prosessimoottorin käytön keskeisin hyöty on, että se ottaa vastuulleen IT-arkkitehtuurissa prosessikerroksen, jossa järjestelmien toiminnallisuudet ja ihmisen tekemä työ pystytään yhdistämään prosesseiksi. Tämä antaa samalla myös luontevasti näkyvyyden koko prosessiin. Kun prosessikerros hoitaa prosessien suoritusta, järjestelmille ja ihmisille annetaan tilaa keskittyä niiden ydintehtäviin.
Tämä ajattelutapa on tuttu mikropalveluarkkitehtuurista, jossa tietojärjestelmä on jaettu pienempiin palasiin (mikropalveluihin), joissa yksittäisen palvelun toiminta rajataan tiettyyn osa-alueeseen, josta palvelu on vastuussa itsenäisesti riippumatta muista palveluista.
Teknologia helpottaa, mutta ratkaisut löytyvät ihmisistä
Teknologia voi tuoda helpotusta myös raportista esiin nousseisiin haasteisiin tiimien yhteistyössä ja siilojen rajojen rikkomisessa. Monet prosessimoottorit käyttävät prosessimalleissaan BPMN (Business Process Management Notation) notaatiostandardia, joka tarjoaa standardin prosessien visuaaliselle mallinnukselle. BPMN:n käyttööonotto mahdollistaa sen, että tiimien välisessä kommunikaatiossa pystytään kuvaamaan prosesseja sovitulla tavalla ja jakamaan tietoa tiimien välillä.
Lisäksi BPMN voi toimia yhteisenä kielenä liiketoiminnan ja IT:n välillä, jotta kummallakin osapuolella on yhtenäinen ymmärrys automatisoitavasta prosessista. Moni prosessimoottori myös tukee BPMN-mallien hyödyntämistä suoraan työkalussa. Parhaassa tapauksessa prosessista on olemassa yksi ylläpidetty ajantasainen malli, jota voi hyödyntää sekä liiketoiminnan että IT:n tarpeisiin.
91 prosenttia kyselyyn vastanneista kertoo investoivansa prosessiautomaatioon seuraavan kahden vuoden aikana. Niin kuin monessa muussakin asiassa, prosessiautomaatiossa on olennaista aloittaa pienestä ja kerätä kokemuksia pikkuhiljaa ennemmin kuin hypätä syvään päätyyn.
Monia prosessiautomaatioteknologioita pääsee kokeilemaan melko pienellä vaivalla. Ensimmäinen käyttötapaus kannattaa rajata riittävän pieneksi ja keskittyä demonstroimaan teknologian hyötyjä eikä tekemään tuotantokelpoista ratkaisua.
Prosessiautomaation haasteet koskevat laajasti koko organisaatioita, siksi onnistumisen varmistamiseksi on tärkeää alusta alkaen pitää mukana päättäjät, IT ja liiketoiminta. Onnistuneesta prosessiautomaatiosta ei vastaa yksittäinen henkilö, tiimi tai osaamiskeskus, vaan koko organisaatio.
2023 State of Process Orchestration, Camunda
Kiinnostaako prosessien orkestrointi ja automatisointi, mutta et tiedä, miten lähteä liikkeelle? Tai teetkö jo prosessiautomaatiota, mutta sinua vaivaa osaajapula?
Meillä työskentelee kokeneita prosessijohtamisen business analysteja, prosessiautomaatioarkkitehtejä ja automaatiokehittäjiä, jotka osaavat auttaa sinua kaikissa prosessien kehittämisen ja automaation haasteissa.
Ota yhteyttä Outi Mattilaan, (Head of Process Development): outi.mattila@twoday.com / 040 900 2802, niin jutellaan lisää.