IT-järjestelmän hallintamallin tavoite on tukea palveluiden hallittua, tietoturvallista ja tarkoituksenmukaista käyttöönottoa ja hallinnointia. Hallintamalli kuvaa periaatteet, säännöt ja prosessit, joiden mukaan toimimalla IT-investoinnilla päästään sille asetettuihin tavoitteisiin. Perinteisesti hallintamallit ovat perustuneet tiukkaan keskitettyyn kontrolliin, jossa palveluiden kehittämiseen liittyvä päätöksenteko ja hallinnointi on pienen joukon käsissä, massojen toimiessa loppukäyttäjinä rajatuilla oikeuksilla.
No-code-kehityksen ja Microsoft Power Platformin lähtökohta ja ideologia on päinvastainen: jakamalla valta palveluiden kehittämisestä loppukäyttäjille perinteisen IT-organisaation ja suljettujen tietojärjestelmien kapeikot saadaan purettua, minkä myötä palvelukehityksen ketteryys ja organisaation innovaatiokyvykkyys nousevat.
Ovatko keskitetty hallinta ja kansalaiskehittäminen toisensa poissulkevia? Mikä on ylipäänsä on hallintamallin merkitys Power Platform -käyttöönotoissa? Alla olen listannut seitsemän Power Platform -hallintamallin keskeistä menestystekijää.
1. Selkeät tavoitteet ja kytkentä organisaation liiketoimintatavoitteisiin
Tavoitteiden asettamisen merkitys korostuu Power Platform -hallintamallin määrittelyssä, koska alusta pitää sisällään hyvin laajan kirjon erilaisia teknologioita ja kehitysvälineitä. Riippuen siitä, tavoitellaanko organisaatiossa esimerkiksi isoa kansalaiskehittämisen toimintatapamuutosta ja sen kautta kilpailuetua taikka onko tavoitteena lähinnä alentaa IT-kustannuksia omaksumalla uutta no-code-arkkitehtuuria toimittajavetoisissa tietojärjestelmäprojekteissa, voi Power Platform -hallintamallin sisältö olla täysin erilainen.
Hallintamallityön pitäisikin aina alkaa tavoitteiden asettamisesta, ja tavoitteet pitäisi pystyä selkeästi kytkemään organisaation liiketoiminnallisiin tavoitteisiin. Hallintamallin onnistumista tulee viime kädessä arvioida liiketoimintatavoitteiden saavuttamisella.
2. Sovelluskohteiden tunnistaminen
Johtuen Power Platformin soveltamismahdollisuuksien laajuudesta, hallintamallia laatiessa on tärkeä tunnistaa ja luokitella erilaisia liiketoimintatavoitteiden saavuttamista tukevia käyttökohteita alustalle.
Hallintamallin pelisäännöt saattavat vaihdella hyvinkin paljon erityyppisten sovelluskohteiden välillä, ja siksi osana hallintamallia kannattaa määritellä yhteinen kehikko, jonka avulla tunnistetut sovellustarpeet pystytään tehokkaasti luokittelemaan ja valitsemaan oikeat keinot kehittämiselle, käyttöönotolle ja tuelle.
Esimerkiksi yksinkertaisen tiedonkeruuta tukevan SharePoint-listaa hyödyntävän Power Apps -lomakkeen kehittämiselle kannattaa olla erilaiset kehittämiseen ja käyttäjätukeen liittyvät käytännöt kuin vaikkapa toimintaa ohjaavalla monimutkaiseen CDS-tietomalliin perustuvalla sovelluksella, jota kokonainen yksikkö käyttää.
Hallintamallissa on hyvä myös ottaa kantaa, mihin järjestelmää ei tulla käyttämään (jos kyseisiä rajoituksia on esimerkiksi sen myötä, että organisaatio haluaa standardoida muita alustoja vastaavana käyttöön). Näin tarvittavat tekniset estot ja näihin liittyvä valvonta pystytään tehokkaasti toteuttamaan.
3. Kokonaisvaltainen näkyvyys käyttöön
Riippumatta laajuudesta, jolla Power Platform otetaan käyttöön, on ensiarvoisen tärkeää ylläpitää näkyvyyttä sovellusten, työnkulkujen ja raporttien toimintaan ja tilaan.
Kun liiketoiminnan käyttäjät alkavat hajautetusti automatisoimaan erilaisia työnkulkuja ja prosesseja (Power Automate), kehittämään omia raporttejaan (Power BI) kytkeytymällä erilaisiin data-lähteisiin ja lanseeraamaan uusia dataa kerääviä sovelluksia (Power Apps), tulee matkan varrella väistämättä vastaan erilaisia muun muassa tietoturvaan, lisensointiin ja datan hallintaan liittyviä kysymyksiä, joita varten tarvitaan yhteiset pelisäännöt.
Jotta poikkeamat pelisäännöistä voidaan tunnistaa (esim. tietoturva-uhat, lisenssiehtojen rikkominen, kestämättömät arkkitehtuurilliset ratkaisut suhteessa käyttötarkoitukseen jne.), tulee Power Platform -tekniikoiden käyttöön olla kattava ja reaaliaikainen näkyvyys. Lisäksi toimintatapamuutoksen johtaminen edellyttää kokonaisvaltaista näkyvyyttä käyttöönoton tilaan. Jos et voi mitata sitä, et voi johtaa sitä.
Microsoftin kevyesti tuotteistamat Power Apps Center of Excellence -aloituspaketit tarjoavat mm. Power BI -raporttipohjia näkyvyyden saamiseksi:
4. Selkeät kehityskäytännöt
Kansalaiskehittämisestä puhuttaessa ei välttämättä ensimmäisenä tule mieleen DevOps-käytännöt ja softan elinkaaren hallinta, jotka usein mielletään IT-ammattilaisten vastuulla oleviksi aihealueiksi. Kuitenkin Power Platform -alustalla kehitettävien sovellusten kompleksisuuden ja liiketoimintakriittisyyden kasvaessa päädytään nopeasti tilanteisiin, joissa ei enää ole järkevää kehittää, testata ja lanseerata sovellusta kaikille avoimeen yhteen tuotannolliseen ympäristöön.
Hallintamallin tavoitteiden tulisi kuvata kunnianhimo kansalaiskehittämisen kiihdyttämisessä ja sovelluskohteiden luokittelu antaa kehikon, jonka puitteissa voidaan eri tyyppisille käyttökohteille määritellä soveltuvat kehityskäytännöt.
Mitä laajemman porukan toimesta ja mitä hajautetummin kehittämistä tehdään, sitä selkeämmin tulee yhteiset toimintatavat ja parhaat käytännöt kuvata sekä jakaa kansalaiskehittäjien kesken.
5. Loppukäyttäjien tukeminen ja itsepalvelu
Erityisesti silloin kun Power Platform -alustalla haetaan kilpailuetua nostamalla organisaation ketteryyttä, edellyttää tavoitteen saavuttaminen merkittävää toimintatapamuutosta. Toimintatapamuutoksen läpivienti vaatii tukea sekä yksilö- että tiimitasolla. Keinovalikoima kannattaa yleensä pitää laajana sisältäen muun muassa koulutusta, ohjeistuksia, coachingia, yhdessä tekemistä (”co-creation”) ja aktiivista sisäistä viestintää.
Osa jalkautusta tukevista palveluista on täysin automatisoitavissa muun muassa chatbottien ja työnkuluilla toteutettavien Power Platform -kehittäjien on-boarding-prosessien avulla.
Power Platform -hallintamallissa asetetut tavoitteet asettavat kontekstin toimintatapamuutokselle, ja hallintamallin tulisi kuvata vastuut toimintatapamuutosta tukevien palveluiden tuottamisessa ja johtamisessa.
6. Tietoturva
Tietohallinto-osastot ovat kautta aikojen rajoittaneet loppukäyttäjien pääsyä tietoon tietoturvaan vedoten. Vasta viimeisen parin vuoden aikana pilven tietoturvan vahvistumisen ja mm. kahden tekijän tunnistautumisen käyttöönoton myötä ajasta ja paikasta riippumattomasta pääsystä liiketoimintasovelluksiin on tullut arkipäivää.
Power Platformin kansalaiskehittäjyys asettaa kuitenkin uudenlaisia haasteita organisaatioille tietoturvan ja tiedon yksityisyyden varmistamisessa. Esimerkiksi yksinkertaisen ja viattoman tuntuisen lomakesovelluksen kehittäminen saattaakin yhtäkkiä johtaa henkilöstörekisterin syntymiseen, johon kohdistuu lainsäädännön (mm. GDPR) vaatimukset ja sanktiot yhtä lailla kuin IT:n ylläpitämään ja toimittajalta tilattuun henkilötietojärjestelmään. Tai huolimattomasti asetetut no-code-tietokannan käyttöoikeusrajoitukset saattavat johtaa tiedon tahattomaan poistamiseen kehittämisen yhteydessä.
Power Platform -hallintamallissa tietoturvan tuleekin olla keskeisenä tarkastelukulmana ja huomioituna jokaisella hallintamallin osa-alueella.
Microsoft-pilvi tarjoaa monipuolisen valikoiman ominaisuuksia, joiden avulla liiketoimintatavoitteet ja korkea tietoturva voidaan samanaikaisesti saavuttaa.
7. Reagointikyky ja Microsoft-tiekartan seuraaminen
Kuten jokainen Microsoft-tuotteiden parissa työskennellyt tietää, teknologian kehitystahti ei osoita hidastumisen merkkejä ja Power Platform -alustaankin tulee viikoittain uusia kyvykkyyksiä. Hallintamallin määrittelyssä kannattaa varmistaa mallin joustavuus ja mukautuminen teknologian kehittyessä, mutta toisaalta Power Platform -alustaa hallinnoivan tahon pitää varautua myös jatkuvasti ja tarvittaessa nopeastikin muuttamaan hallintamallia pilven kehittymisen myötä.
Esimerkkinä, Microsoft julkisti syksyllä 2019 mahdollisuuden loppukäyttäjille ostaa Power Platform -lisenssejä itsepalveluna luottokortilla ohi organisaation perinteisten lisenssien hankintakanavien. Samalla ilmoitettiin, että ominaisuutta ei voida asettaa pääkäyttäjän toimesta pois päältä. Hieman myöhemmin syksyllä Microsoft joutui pakittamaan asiassa IT-osastojen painostuksen alla, ja ilmoitti antavansa pääkäyttäjille mahdollisuuden ominaisuuden kytkemiseksi pois.
Tämä on hyvä esimerkki, kuinka hereillä Power Platform -alustan hallinnassa on syytä olla ja kuinka isojakin muutoksia saattaa lyhyellä varoitusajalla tulla. Kokonaisuudessaan alustan kova kehitystahti antaa ennen kaikkea lisää tehoa hallintamallin tavoitteiden saavuttamiselle.