Organisaation ulkopuoliset käyttäjät pääsevät käsiksi portaaliin joko ilman kirjautumista, portaalia varten luoduilla tunnuksilla, käyttämällä Azuren tunnistaumispalveluita (Azure B2B / B2C) tai valittujen kaupallisia kirjautumispalveluita tarjoavien yritysten, kuten Microsoft Live, Facebook tai Googlen, tunnuksilla. Kirjautunut käyttäjä voi portaalin kautta tarkastella ja syöttää tietoja suoraan CDS:n tai Dynamics 365:n tietokantaan.
Power Apps Portals sopii asiointikanavaksi erityisesti silloin, kun Dynamicsiin tallennettua dataa halutaan antaa organisaation ulkopuolisille tahoille nähtäväksi tai muokattavaksi tai tietoja pitää kerätä organisaation ulkopuolisilta henkilöiltä. Portaali voi toimia myös viestintäkanavana organisaation ja sen asiakkaiden ja kumppaneiden välillä.
Onko portaalin ylläpidon arki verkkosivujen päivittämistä?
Power Apps -portaali tarjoaa erilliset roolit sivuston ylläpitäjälle sekä kirjautuneelle ja anonyymille käyttäjälle, ja roolipohjainen malli tarjoaa hienojakoisen suojauksen portaalista tarjottaviin tietosisältöihin. Ylläpitäjä pystyy siten rajaamaan portaalissa näkyvät tiedot kirjautuneille käyttäjille käyttäjäkohtaisesti ja esimerkiksi asiakkaan edustajilla voi tarvittaessa olla useampia rooleja, esimerkiksi pääkäyttäjä ja normaali käyttäjä.
Varsinaista sisältöä voidaan ylläpitää lähtökohtaisesti kahdella tapaa: Microsoft Dynamicsin tai Power Appsin kautta. Muun muassa lomakkeita ja listoja hallinnoidaan Dynamicsin puolella, kun taas portaalin ulkonäköä, tekstejä, kuvia ja esimerkiksi kielisisältöä voidaan hallinnoida suoraa Power Appsin hallinnan kautta.
Sivuston ylläpitäjä voi myös muokata portaalin elementtejä yksinkertaisten drag-and-drop-toimintojen avulla. Ylläpitäjä pystyy myös luomaan esimerkiksi uuden verkkosivun mallien perusteella ja syöttämään siihen sisällön suoraan portaalin D&D-editorin avulla.
Sen sijaan esimerkiksi listojen ja lomakkeiden mukautukset on hyvä jättää osaavan IT-kumppanin hoidettaviksi, samoin kuin portaalin visuaalisesta ulkoasusta huolehtiminen, sillä täysin mukautetun ja brändätyn sivun luominen edellyttää JavaScript- ja Liquid-osaamista.
Portaalin mahdollisuudet ja haasteet
Power Apps Portals parantaa palvelukokemusta mahdollistamalla asiakkaiden itsepalvelun ja samalla vapauttaa työresursseja asiakaspalvelusta.
Portaaliin voidaan myös upottaa joko kokonaan automatisoitu chatbot esimerkiksi Azuresta tai perinteinen asiakaspalvelun chat-sovellus. Lisäksi portaali tarjoaa ketterän tavan tiedon keräämiseen asiakas- ja kumppaniorganisaatiolta. Asiakkaille ja kumppaneille portaali puolestaan takaa helpon ja nopean pääsyn omiin tietoihinsa.
Asiakasnäkökulmasta portaali kuitenkin edellyttää osaavan IT-kumppanin, jonka riveistä löytyy paitsi CDS/Dynamics 365 -osaajia myös kokeneita fronttikoodareita. Power Apps Portalsin visuaalinen ilme vaatii web-kehitystaitoja, kuten JavaScript- ja Liquid-osaamista, jotka eivät välttämättä kuulu perinteisen Dynamics 365 -kehittäjän työkalupakkiin.