Organisaatiossasi on strategian tasolla päätetty ryhtyä automatisoimaan prosesseja ja teknologiaksi on valittu ohjelmistorobotiikka. Sinulla on liiketoimintavastuu prosessien digitalisoinnista, mutta et ole taustaltasi riittävän tekninen henkilö tai tunnet hieman epävarmuutta, miten aloittaa RPA-hommat järkevästi.
Forester wavet on luettu, mutta tiedät että et ole ostamassa mitään hopealuotia, joka ratkaisee kaikki ongelmasi, vaan asia vaatii sisäistämistä myös sinulta. Tässä vaiheessa kannattaa sisäistää, että RPA on taktinen ratkaisu. Sillä automatisoidaan prosessien sijaan enemmänkin työtehtäviä. Jos halutaan automatisoida isoja prosessikokonaisuuksia, kannattaa pohtia myös muita automaatiotyökaluja. Mutta robotiikka on oiva tapa aloittaa automaatio. Aloitetaan siitä!
Tunnista liiketoimintatuskan oireet
Työskennellessäni prosessikonsulttina Hollannissa, silloisen työnantajani kaupallinen johtaja käytti usein termiä liiketoimintatuska. ”Kun löydät liiketoimintatuskan, Vepe, löydät paikan missä voit auttaa asiakastasi”.
Tämä oli hyvin kuvaava termi. Mitä liiketoimintatuska sitten on? Tuskan tuntevat ehkä parhaiten hyvin vastuualueestaan perillä olevat business unit managerit ynnä muut vastaavat henkilöt. Liiketoimintayksikön henkilöstökulut voivat olla korkeat suhteessa tuotettuun lisäarvoon. Deadlinet paukkuvat ja työnteko ei ole skaalautuvaa. Työn laadussa voi olla paljon vaihtelua ja laatu voi henkilöityä liikaa ”hyviin tyyppeihin”. Työntekijöiden vaihtuvuus voi olla korkea, koska huono prosessi jauhaa ihmiset tohjoksi ja he lähtevät nousukauden hyvässä työmarkkinatilanteessa haistelemaan uusia tuulia.
Uskallan väittää, että tämän liiketoimintatuskan taustalla ovat yleensä huonosti toimivat liiketoimintaprosessit. Vuosien saatossa tekemistavat ovat kasvaneet legacy-järjestelmien ympärille ja dokumentaatio sekä omistajuus on joko olematonta tai häilyvää. Prosessit kannattaakin tässä vaiheessa kuvantaa. Jos ei muuten, niin ainakin nykytilanteen hanskaamiseksi.
Kuvanna prosessisi
Jotta voisit tehdä jotain liiketoimintaprosesseillesi, sinun pitää olla perillä niistä. Hyvä liiketoiminta-analyytikko saa normaalin liiketoimintaprosessin auki parissa päivässä. Haastatellaan prosessissa työskentelevää ihmistä ja istutaan vieressä hänen tehdessä työtään. Kirjataan työvaiheet ylös ja piirretään niistä vuokaavio. Tässä vaiheessa yleensä huomataan, mikä on vialla ja saadaan jo monesti poimittua matalalla roikkuvia hedelmiä antamalla vinkkejä parempaan työskentelyyn.
Jos prosessisi sisältävät ihmisen tekemää epämääräistä tulkintaa, järjestelmissäsi oleva data on huonosti strukturoitua ja/tai huonolaatuista, dokumentaatio ja standardisointi puuttuu – Onneksi olkoon! Sinulla on mahtava mahdollisuus korjata lisää matalalla roikkuvia hedelmiä.
Palkkaa hyvä prosessikonsultti dokumentoimaan ja standardisoimaan prosessisi prosessiomistajasi ja prosessityöntekijöiden kanssa. Kun edellä mainitut haasteet on ratkottu, on hyvä siirtyä automatisoinnin pariin.
Älä aloita Iisakinkirkosta, tee linnunpönttö
Kun prosessisi on kuvattu, ensimmäinen reaktio voi olla pistää robottien avulla kuntoon se kaikista isoin ja liiketoimintaan eniten vaikuttava prosessi. Älä lähde tähän, ellet ole varma, että prosessi täyttää ainakin seuraavat reunaehdot:
- Prosessin työtehtävät ovat toistuvia ja sääntöihin pohjaavia
- Prosessin työtehtävät eivät sisällä ihmisen tekemää mutu-tuntuman tulkintaa. Nämä vaiheet lisäävät robotin kompleksisuutta sen verran, että ensimmäiseen projektiin ei niitä vielä kannata ottaa mukaan.
- Prosessin työtehtävät pääsevät käyttämään laadukasta ja strukturoitua dataa
- Prosessi hyödyntää Windows- tai web-pohjaista alustaa
- Prosessi on dokumentoitu ja standardisoitu
- Prosessi vaatii kolmen tai useamman työntekijän työpanoksen
- Prosessi sisältää manuaalista datan syöttämistä tai muokkaamista, joka on altis inhimillisille virheille
Kun näihin spekseihin sopiva prosessi löytyy, on siitä suhteellisen helppoa tehdä simppeli business case. Arvioi paljonko aikaa säästyy automatisoimalla manuaaliset työvaiheet, kerro palkalla ja vähennä prosessin tarkkaan kuvaamiseen, järjestelmävaatimusten laatimiseen ja ohjelmistorobotin rakentamiseen menevä aika kerrottuna palkalla. Siihen päälle vielä lisenssi- ja ylläpitokustannukset, niin saat laskettua ROIn robotillesi – vaikka toki RPA:n hyötyjä kannattaa arvioida myös muilla mittareilla.
Jos (ja kun) ROI on mukavan positiivinen, sinulla pitäisi olla käsissäsi hyvä keissi ensimmäiselle robotiikkalähdöllesi. Jos potentiaalisia lähtöjä on useita, puntaroi ROIta, prosessin kompleksisuutta ja liiketoimintavaikutusta ja priorisoi robotiikkalähtösi. Tämän jälkeen voit polkaista projektin käyntiin. Se, miten projekti sitten etenee, onkin jo oma tarinansa.
Kiinnostaako ohjelmistorobotiikka tai muut automaatioratkaisut?
Ota yhteyttä Outi Mattilaan (Head of Process Development): outi.mattila@twoday.com / 040 900 2802, niin jutellaan lisää.