Optimointi on terminä hyvin yleinen ja sillä voidaan tarkoittaa montaa asiaa. Monesti puhutaan prosessien optimoinnista, järjestelmien optimoinnista, IT-kustannusten optimoinnista, matemaattisesta optimoinnista ja tuottaapa Google-haku sanalla optimointi valtavan määrän linkkejä auton tehojenkin optimointiin. Kaikkia näitä tarvitaan, mutta miten osaan valita sen oikean optimoinnin, joka auttaa juuri minun liiketoimintaani?
Vastaus ei välttämättä ole yksiselitteinen: tavoitteesta ja kohteesta riippuen voit joutua käyttämään useita menetelmiä. Yritämme auttaa sinut alkuun avaamalla erilaisten optimointien taustoja ja tarkoitusta. Autojen tehon optimointiin emme tosin osaa ottaa kantaa, sen jätämme taitaville automekaanikoille.
Matemaattinen optimointi
Matemaattisen optimoinnin avulla löydetään paras eli optimaalisin tulos lukemattomien erilaisten mahdollisten vaihtoehtojen joukosta. Sen avulla voit ratkoa erilaisia suunnitteluongelmia, kuten esimerkiksi monimutkaisia logistiikka-, resursointi-, sijoittelu- ja tasapainotusongelmia. Tässä resurssi voi olla ihminen tai yhtä hyvin tuotantoprosessiin liittyvä rajallinen resurssi.
Matemaattinen optimointi kertoo esimerkiksi, missä järjestyksessä asiat pitää suorittaa, kenen tai minkä pitää tehdä mitäkin työtä, ja koska tai miten palat pitää sommitella, jotta saadaan parhaiten tavoitteita vastaava lopputulos. Se voi vastata myös kysymykseen, mikä on optimaalinen tilauserä menekki ja varaston koko huomioiden.
Matemaattisen mallinnuksen ja optimoinnin avulla voidaan myös mallintaa prosesseja ja simuloida niitä erilaisilla lähtötiedoilla. Tällöin matemaattinen malli toimii taktisen tason suunnitteluvälineenä digital twin -ajattelun tyyppisesti ja sen avulla voidaan tunnistaa vaikkapa tulevaisuuden pullonkauloja tai suunnata investoinnit oikeisiin kohteisiin.
Kumppanimme Gurobi on tehnyt tutkimuksen optimoinnin käytöstä yrityksissä. Tutkimuksen mukaan yritykset käyttävät optimointia seuraaviin tarkoituksiin:
- 57,9 % maksimoimaan resurssien tuottavuutta
- 53,4 % maksimoimaan tulosta
- 42,7 % maksimoimaan liikevaihtoa
- 28,7 % vähentämään viivästyksiä
- 24,7 % vähentämään hukkaa
- 19,1 % vähentämään downtimea.
Matemaattisen optimoinnin käyttäminen edellyttää erityisosaamista matemaattisesta mallinnuksesta, operaatiotutkimuksesta (operations research), analytiikasta ja ohjelmoinnista. Pikavoittojakin on saatavilla, mutta usein optimoinnin käyttöönotto vaatii vähintään tiivistä työskentelyä sitä hyödyntävän organisaation ja asiantuntijoiden kesken.
Prosessien optimointi
Prosessien kuvaamiseen ja mallintamiseen on olemassa useita tapoja ja välineitä. Nämä välineet auttavat visualisoimaan ja ymmärtämään prosessien kulkua. Visualisoinnin, kokemuksen ja esimerkiksi lean-menetelmän avulla tunnistetaan pullonkauloja ja pystytään tunnistamaan prosessin kehittämistarpeet. Tässä tapauksessa prosessien optimointi perustuu kokemukseen, menetelmiin ja maalaisjärkeen.
Tarvitset prosessien optimointia ja kuvaamista seuraavissa tilanteissa:
- Laadun varmistus ja ohjeistaminen
- Prosessin visualisointi
- Tiedon jakaminen prosessin toiminnasta
- Riskien hallinta
- Prosessijohtaminen
Prosessien optimoinnissa on usein kyse esim. teollisuusprosessien automatisoinnista, jolloin esimerkiksi prosessiin liittyvät startit, katkot, lajinvaihdot ja ajotilanteiden hallinta automatisoidaan mahdollisimman pitkälle.
Prosessien optimointi edellyttää prosessiosaamista, tuntemusta viimeisimmästä teknologisesta kehityksestä, systemaattista toimintatapaa ja pitkäjänteisyyttä.
Järjestelmien ja IT-kulujen optimointi
Monessa yrityksessä on ajankohtaista myös järjestelmien ja IT-kulujen optimointi. Tämä korostuu erityisesti digivaltaisilla aloilla, joissa yrityksen kustannukset koostuvat pääosin henkilöstöstä ja IT-kuluista.
Kun IT-kuluja lähdetään optimoimaan, tehdään usein selvityksiä IT-kustannusten jakautumisesta uuden kehittämiseen ja jatkuviin kustannuksiin, jotka pitävät sisällään sekä infran että sovelluksen kustannuksia.
Työn aikana käydään läpi järjestelmien käyttöasteita ja tarkastellaan niiden roolia järjestelmäkartalla. On oleellista selvittää järjestelmäkartalla olevat päällekkäisyydet, ja voidaanko esimerkiksi jostain kustannustehottomasta ja kalliista järjestelmästä luopua kokonaan siten, että se korvataan tai arkistoidaan. Tai onko jokin iso core-järjestelmän uudistushanke jäänyt kesken ja jatkuvia kustannuksia tuottaa edelleen myös vanha järjestelmä, koska jokin pieni mutta tärkeä toiminnallisuus on jätetty uudistamatta.
Jäljelle jäävien järjestelmien kustannuksia voidaan optimoida tarkastelemalla ja järkeistämällä palvelutuotannon kustannuksia. Tapoja kustannusten optimointiin on useita. Voidaan esimerkiksi siirtyä tarpeen mukaan skaalautuviin pilvipalveluihin unohtamatta kuitenkaan sitä faktaa, että suurimmat hyödyt saadaan vasta, kun myös sovelluskehittämisen kehitysympäristöt ja työskentelytavat uusitaan pilviteknologian mahdollistamalle tasolle.
Kustannuksia voidaan optimoida myös poistamalla tarpeettomia palvelinten kahdennuksia tai palveluttamalla ja kilpailuttamalla konesalipalvelut. Sovellushallinnan kustannuksia voidaan optimoida niputtamalla ja kilpailuttamalla sopivia kokonaisuuksissa siten, että palveluhallinnan kustannusta voidaan pienentää.
Tarvitset järjestelmien optimointia kun:
- IT-kulut tuntuvat karkaavan käsistä
- Kehittämiselle halutaan allokoida enemmän budjettia
- Järjestelmien luotettavuutta halutaan parantaa
- Kokonaiskuva yrityksessä käytettävistä järjestelmistä on puutteellinen
Optimoinnit yhdessä vai erikseen?
Kuten esimerkeistä huomataan, optimointia voi tehdä monella tavalla ja kullekin on oma paikkansa yrityksen toiminnan tehostamisessa.
Toisaalta on tunnistettavissa, että eri optimointeja yhdistämällä ja jatkuvan kehittämisen mallilla voidaan saavuttaa merkittäviä kilpailuetuja. Esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa voidaan yhdistää prosessioptimoinnin ja matemaattisen optimoinnin hyötyjä siten, että prosessioptimoinnilla hiotaan kuntoon prosessin käynnistys ja vaihtotoiminnallisuudet ja matemaattisella optimoinnilla puolestaan suunnitellaan esimerkiksi optimaalinen ajojärjestys eri tuotteille tai tehdään prosessin osan optimaalinen vaiheistus- tai testaussuunnitelma.
Kuten sananlasku sanoo, vierivä kivi ei sammaloidu, joten kilpailukyvyn ylläpitämiseksi on hyvä olla tietoinen kaikista eri optimoinneista ja pidettävä huolta, että yritys käyttää niitä kaikkia tehokkaasti hyväkseen ja kehittää toimintaa jatkuvasti.