Prosessien orkestrointi ja automatisointi ovat framilla – ja syystäkin. Ohjelmistorobotiikan tulo prosessiautomaatiomarkkinaan vuoden 2015 jälkeen on tuonut prosessiautomaation lähelle liiketoimintaa, ja moni organisaatio on tarttunut tuumasta toimeen ja lähtenyt automatisoimaan prosessejaan.
Kuten hype-käyrällä oleville teknologioille on tapana, myös RPA myytiin teknologisena hopealuotina, joka ratkaisee asiakkaan kaikki ongelmat. Varsinkin, jos lisenssikaupan liekkeihin heitti keinoälyn ja koneoppimisen bensaa.
Lopputuloksena oli tilanne, jossa RPA-markkina hieman ylikuumeni ja ohjelmistorobotiikalla lähdettiin automatisoimaan kaikkea, mitä vain kyettiin. Runsaat business caset houkuttivat organisaatioita ja monin paikoin RPA:lla lähdettiin yrittämään liian ison kokonaisuuden automatisoimista. Tämä aiheutti ongelmia.
Ohjelmistorobotiikka ei ole prosessiautomaatiota
Ohjelmistorobotiikka on erinomainen työkalu yksittäisten työtehtävien automatisointiin, mutta pitkiä useisiin tietojärjestelmiin integroituvia end-to-end-prosesseja sillä ei kannata ruveta automatisoimaan. Ohjelmistorobotiikka on kumminkin lopulta teknistä velkaa, ja RPA-automaatiot vaativat enemmän ylläpitoa kuin muut IT-järjestelmät keskimäärin.
RPA on epäelegantti tapa ratkaista isoja ongelmia, ja ohjelmistorobotiikan ratkaisujen elinkaarikustannukset ovat korkeammat kuin muiden IT-järjestelmien keskimäärin.
RPA on erinomainen työkalu yksinkertaisten työtehtävien automaatioon, mutta sitä ei kannata venyttää liian pitkälle.
Liiketoiminnalle oli siis myyty hopealuoti ja sille piti löytää mahdollisimman mehukkaat business caset. Sen sijaan, että RPA-hankkeisiin olisi etsitty niihin sopivia yksinkertaisia massiivisen volyymin tehtäviä, haettiin niihin myös pitkiä prosesseja, joissa RPA hoiti kaiken ja orkestroi pitkiä monimutkaisia putkia. Prosessien orkestrointi ei kuitenkaan ole RPA:n tehtävä
Prosessimoottorit, eli BPMS-järjestelmät automatisoivat pitkiä prosesseja
Prosessien orkestrointi on prosessimoottoreiden (BPMS) tehtävä. Prosessien orkestroinnilla tarkoitetaan monenlaisten yksittäisten tehtävien suorittamista ennalta määritetyssä järjestyksessä. Prosessin tehtävien suoritus voidaan toteuttaa monella tapaa: tehtävät voivat olla esimerkiksi käyttöliittymiä, mobiilisovelluksia, mikropalveluita, ohjelmistorobotiikkaa (RPA), IoT-laitteita, päätösautomaatiota tai ihmisen tekemää työtä. Tutustu lisää aiheeseen ja lataa ilmainen BPMS-opas.
Teknologiana usein puhutaan prosessimoottorista (englanniksi process engine tai workflow engine), johon on mallinnettu prosessi, joka määrittää, mitä tehtäviä suoritetaan missäkin järjestyksessä.
Tekninen toteutus yksittäiselle tehtävälle vaihtelee eri teknologioiden ja tuotteiden välillä paljon, mutta keskeistä on se, että prosessin täytyy integroitua muihin järjestelmiin saumattomasti. Usein tässä hyödynnetään olemassa olevia rajapintoja (API) tai joissain tapauksissa ohjelmistorobotiikkaa.
Kuva 1. Prosessimoottorilla orkestroitu prosessi
Prosessimoottoreissa itsessään ei ole mitään uutta. Näillä teknologioilla on orkestroitu ja automatisoitu pitkiä end-to-end-prosesseja jo 2000-luvun alkupuolelta saakka. Erityisen suosittua teknologia on ollut pankki- ja vakuutussektorilla. Nämä teknologiat ovat kokeneet eräänlaisen uuden tulemisen RPA:n yleistymisen myötä. Ja mikäs siinä, nehän ovat käyttötarkoitukseensa sopivia teknologiota.
Vaikka arkkitehtuuriosastosi propellihattusiipi haluaisi rakentaa kaiken metritavarasta, myös prosessien orkestroinnin, kannattaa harkita valmiin tuotteen ostamista. Yksittäisten palvelujen hieromisen voi jättää niihin vihkiytyneille tiimeille ja liiketoiminnan prosessien orkestroinnin voi hoitaa prosessimoottorilla.
Kuva 2. BPMS-järjestelmän arkkitehtuuri
BPMS-järjestelmä, eli prosessimoottori pitää sisällään vähintään workflow-moottorin, jolla voidaan orkestroida prosesseja. Lisäksi mukana voi olla asianhallintakyvykkyyksiä, käyttöliittymätyökaluja, tiedostojenhallintaa, sääntöautomaatiota, raportoinnin sekä integraatioiden kyvykkyyksiä ja ohjelmistorobotiikkaa.
Prosessimoottori-työkalujen vertailua
Olen kasannut tähän artikkeliin lyhyen listan erilaisista prosessimoottoreista ja pyrkinyt luokittelemaan niitä kyvykkyyksiensä perusteella. Teknologiakauppiaat kehuvat oman tuotteensa maasta taivaisiin, mutta niiden välillä on eroja. Kaikki tuotteet ovat sopivia tietynlaiseen ympäristöön. Sinun kannattaa tietää, mikä tuote on sopiva juuri sinulle.
Olen luokitellut prosessien orkestroinnin tuotekentän neljään pääryhmään:
1. Pilvipalvelujen omat orkestrointityökalut
2. Avoimen lähdekoodin ratkaisut
3. Low/no code -alustat
4. Täydet BPMS-järjestelmät
1. Pilvipalveluja pilvipalveluiden orkestrointiin
AWS:llä on AWS Step, Googlella on Google Workflows ja niin edelleen. Mikäli organisaatiosi liiketoiminta nojaa pilvipalvelutarjoajan työkalupakkiin muutenkin, esimerkkinä Google docs, kannattaa harkita näitä.
Huomionarvoista on se, että kyseessä on todella kevyt tapa orkestroida prosesseja. Esim. Google Workflowsissa vuokaaviota muokataan YAML:illa tai JSON:illa, eli itse vuokaavioon ja prosessimalliin itseensä ei kosketa. Myöskään käyttöliittymäkehitystä ei ole tarjolla. Lisensointimalli on transaktioperäinen, eli maksu muodostuu ajettujen prosessien määrän mukaan.
Valistunut mielipide:
“Jos palvelua vertaisi autoon, tämä olisi rakennussarja, jolla rakennat itsellesi haluamasi tapaisen auton alusta asti. Kun se on rakennettu, maksat käytöstä ajamiesi kilometrien mukaan.”
2. Avoimen lähdekoodin ratkaisut
Avoimen lähdekoodin BPM-järjestelmissä (Camunda, jBPM, Flowable, Activiti), osa lähdekoodista on avointa ja toimittajien liiketoimintamallina on joko konsultointi tai pilvipalvelut.
Avoimen lähdekoodin ratkaisut perustuvat yleensä BPMN-standardiin. Tämä on hyvä, sillä BPMN-notaatiolla kuvattuja prosessimalleja ymmärtää sekä prosessejaan automatisoiva liiketoiminta että prosessiautomaatioita toimittava IT-jengi.
Mukana on yleensä myös jonkinlaiset kevyet päätösautomaation työkalut ja yksinkertaiset työkalut käyttöliittymäkehitykselle. Miltei pelkkä prosessimoottori siis, ilman muita kilkkeitä. Mutta tämä tarkoittaa myös halvempaa hintaa. Tietenkin puuttuvat asiat joutuu sitten tekemään metritavarasta, ja tämä ei todellakaan ole välttämättä halpaa.
Valistunut mielipide:
“Sitoutumiskammoiselle sopiva valinta. Vähän kuin yhteiskäyttöautofirman farmariauto. Saat sen matalalla kynnyksellä halutessasi käyttöön ja se ajaa asiansa hyvin. Mutta jos tarpeesi ovat pitempiaikaisia, raskaampia tai spesifimpiä, jokin muu ratkaisu sopii todennäköisesti sinulle paremmin."
3. Low code, no code -alustat
Nämä BPM-järjestelmät, joihin lasken esim. Appianin, Zapierin ja Outsystemsin kaltaiset toimijat, on tehty enemmänkin suht helppoon ja nopeaan applikaatiokehitykseen kuin raskaiden end-to-end-prosessien orkestrointiin, vaikka sekin näillä onnistuu.
BPMN-mallit saadaan luotua low code -ympäristössä, mukana on responsiivisia käyttöliittymäkyvykkyyksiä ja myös kevyt liiketoimintasääntöjen automaatio onnistuu. Tarjooman kyvykkyydet jäävät ehkä johonkin avoimen lähdekoodin ratkaisujen ja täysien BPMS-järjestelmien välimaastoon. Mutta tämä voi olla juuri sinun organisaatiosi sweet spot!
Valistunut mielipide:
“Kaksipaikkainen pieni japanilainen avoauto. Saat ehkä ensivaikutelman, että olet ostamassa urheiluautoa. Harmiksesi huomaat moottoritien rampissa, että auto ei kiihdykään perheautoa nopeammin, etkä saa matkalaukkuasi mahtumaan takapenkille etkä takakonttiin. Kiva peli aurinkoisen kesäpäivän autoretkelle."
4. Täydet BPMS-järjestelmät
Nyt puhutaan prosessiorkestroinnin ja prosessiautomaation raskaasta sarjasta. Näiden tuotteiden osalta voidaan puhua kokonaisista prosessiautomaation ja -orkestroinnin työkalupakeista. Hintalappu voi olla isompi kuin kevyemmissä ratkaisuissa, mutta isompi on kyvykkyyksien kirjokin.
Tähän raskaaseen sarjaan olen nostanut IBM BAW:n (ent BPM), SAP Signavion, Pegasystemsin ja Oraclen BPM:n. Nämä työkalut tarjoavat yllä olevasta arkkitehtuurikuvasta joko kaikki tai suurimman osan kyvykkyyksistä. Workflow rakennetaan low code -editorissa BPMN-notaatiolla ja tuotteisiin on hyvä dokumentaatio, tuki ja koulutuspolut.
Valistunut mielipide:
“Iso, hieno ja tehokas katumaasturi, jossa on ihan kaikki kilkkeet ja vipstaakit. Saat takuuvarmasti täytettyä kaikki autoilutarpeesi. Hintalappu on vähän isompi, mutta jos käyttötapaus löytyy, tämä ei jätä kylmäksi."
Summa summarum
Kentässä on paljon mielenkiintoista tarjoamaa. Lisäksi isoimmat RPA-teknologiatoimittajat ovat alkaneet rakentaa työkaluihinsa BPM-kyvykkyyksiä!
Jokaiselle organisaatiolle löytyy sopiva työkalu prosessien orkestrointiin. Valinta kannattaa tehdä tarkkaan ja sitä ei kannata jättää pelkästään liiketoiminnan tai IT:n tehtäväksi, vaan näkemys on luotava yhdessä. Kyse on kumminkin strategisesta valinnasta.
Jos sinua kiinnostaa kuulla prosessien orkestroinnista lisää, haluat mielipiteen sinun organisaatioosi parhaiten sopivasta työkalusta tai miten saisit pohdittua asiaa idean tasolta eteenpäin, ota yhteyttä niin keskustellaan. Me tehdään näillä työkaluilla automatisoituja ”pitkiä putkia” asiakkaillemme tälläkin hetkellä. Osaamme varmasti auttaa myös sinua!
Ota yhteyttä Outi Mattilaan (Head of Process Development): outi.mattila@twoday.com / 040 900 2802, niin jutellaan lisää.