Miten saadaan käyttäjätasolta RPA-ideoita ja jalostetaan niitä edelleen toimiviksi automaatioratkaisuiksi? Mitä iloa on kokeilukulttuurista ja miten sitä kasvatetaan omassa organisaatiossa? – Webinaarimme i ”Ideoista automaatioon – ohjelmistorobotiikkaa kokeilukulttuurin kautta tekijätasolle” viritteli ajatuksia kokeilemisesta, ideoinnista ja ohjelmistorobotiikasta.
”Meillä ollaan tohkeissaan kokeilukulttuurista”, totesi myyntijohtaja Anssi Seppänen avatessaan yrityksen historian ensimmäistä webinaaria. Tilaisuus itsessään oli hyvä esimerkki siitä, miten toimintaympäristö voi muuttua, toisinaan hyvinkin nopeasti. Kukapa olisi ennen koronapandemiaa uskonut, että seminaari pidetäänkin kokonaisuudessaan verkossa ja kuulijat osallistuvat kukin turvallisesti omien laitteidensa ääreltä?
Missasitko tilaisuuden? Seuraavassa parhaat palat puheenvuoroista luettavaksesi!
Kokeilukulttuuri käytännössä – kokemuksia maailman nopeimmin kasvavista yrityksistä
ANSSI RANTANEN, Finland CEO, Growth Tribe Academy
Jatkuva oppiminen, kokeileminen, kasvun ajattelutapa, psykologinen turvallisuus. Näihin avainsanoihin tiivistyy Anssi Rantasen puheenvuoro webinaarissa. Rantanen on yrittäjä, ex-googlelainen kasvustrategi ja Solidabiksen yhteistyökumppani kokeilukulttuurin kehittämisessä.
Rantanen oli Googlella kolme vuotta ja kertoo, että hänelle jäi sieltä erityisesti mieleen voimakas jatkuvan oppimisen kulttuuri monella tasolla. Yksilöt, tiimit ja koko organisaatio oppivat koko ajan. Piilaakson yritykset tähtäävät järjestelmällisesti kasvuun: niillä on vahva fokus oppimisessa, joka tapahtuu ketterän kokeilemisen kautta. Päätöksenteko on mahdollisimman dataohjautuvaa, ja dataahan saadaan juuri kokeiluista.
"Tavoitteena on yksinkertaisesti oppia mahdollisimman nopeasti, mikä toimii ja mikä ei toimi. Kun maailma muuttuu, ne organisaatiot pärjäävät, jotka pystyvät oppimaan ja mukautumaan nopeimmin", Rantanen sanoo.
Mitä Piilaakson menestyvät yritykset sitten tekevät toisin kuin muut, jotta kokeilukulttuuri kukoistaa ja luo kasvua? Rantanen korostaa systemaattista ja riittävän (suorastaan järkyttävän) runsasta testaamista. Asenne on tärkeä. Menestyneille ihmisille, tiimeille ja organisaatioille on yhteistä kasvun ajattelutapa, jossa epäonnistumiset ja kritiikki nähdään oppimisen mahdollisuuksina.
"Piilaaksossa se on tapana: me oletamme, että iso osa testeistä tulee epäonnistumaan eikä tuota toivottua tulosta. Organisaatiossa pitää olla kulttuuri, jossa epäonnistuminen on ok niin kauan kuin siitä opitaan jotain", Rantanen sanoo.
Googlella tehtiin laaja tutkimus, jossa selvitettiin, mikä yhdistää parhaiten menestyneitä tiimejä. Merkittävin tekijä oli psykologinen turvallisuus. Se tarkoittaa, että jokainen tiimin jäsen voi sanoa ääneen, mitä ajattelee, pelkäämättä, että tulee tyrmätyksi. Tiimin ja organisaation tuki säilyy niin onnistumisissa kuin epäonnistumisissakin.
Käyttäjätason osaaminen RPA-hankkeiden moottorina
JESSE VARIS, Prosessiautomaation konsultti, twoday
Käyttäjätaso tarkoittaa tässä yhteydessä niitä ihmisiä, joiden prosesseja ollaan automatisoimassa ja jotka siis suorittavat niitä vielä manuaalisesti. Jesse Varis esittää käyttäjätason roolista ja osaamisesta kolme keskeistä teesiä. Niiden avulla voi välttää tilanteen, jossa RPA-hanke ärsyttää kaikkia ja kääntyy jo alkumetreillä muutosvastarinnaksi.
1) Käyttäjätason ihmisten rooli voi olla RPA-hankkeissa laaja, ja yleensä hanke vie heiltä aina enemmän aikaa kuin siihen on varattu.
Käyttäjätasoa voidaan tarvita kaikissa RPA-hankkeen vaiheissa: määrittelyssä, kehittelyssä, testauksessa ja ylläpidossa – toisissa enemmän, toisissa vähemmän. Variksen mukaan etenkin ensimmäiseen vaiheeseen kannattaa varata kunnolla aikaa, sillä prosessi pitää käydä huolellisesti läpi. Liika kiire kostautuu myöhemmin mallinnuksen puutteina, virheinä ja lisätyönä.
2) Käyttäjätason osaamisen hyödyntäminen on aivan olennainen osa robotiikan kehittämistä.
Käyttäjätasolla on prosesseista se tietämys, joka tulee määritellä robotille, jotta se voi suoriutua tehtävästä. Prosessin pienet ja itsestäänselvätkin yksityiskohdat pitää selvittää, ja tämä tieto voi tulla vain käyttäjätasolta.
3) Kun käyttäjätasolla on ainakin perusosaaminen ja -ymmärrys robotiikasta, laatu paranee ja ideoita löytyy helpommin.
Käyttäjätason ei välttämättä tarvitse ymmärtää robotiikasta juuri mitään osallistuakseen tietolähteenä RPA-hankkeeseen, mutta perusymmärryksestä olisi suuresti hyötyä. Käyttäjien on hyvä hahmottaa ainakin se, mihin teknologia pystyy ja mihin se ei pysty. Variksen kokemusten mukaan tämä parantaa määrittelyn ja testien laatua, koska käyttäjätaso voi osallistua niihin aktiivisemmin. Myös ideoita syntyy helpommin, jos perusteet ovat hallussa. Ilmaisia materiaaleja robotiikan perusteista on netissä runsaasti saatavilla.
Ideoiden realisoiminen toimiviksi automaatioiksi
MARJA JUSSILA VAN LEEUWEN, Prosessikehitys, twoday
Perinteinen RPA-putki etenee ideoinnista esiselvityksen kautta ratkaisusuunnitteluun ja toteutukseen. Ratkaisu testataan, otetaan käyttöön ja ylläpidetään. Jotta yrityksen RPA-tiimi ei jää tyhjäkäynnille, putken alkupäässä eli ideoinnissa ja esiselvityksessä pitäisi olla koko ajan jotain meneillään – ideoinnin pitää siis toimia. Jussila van Leeuwen esittää, että kahden perusasian pitää olla kunnossa:
1) Prosessi ideoiden keräämiseen ja jatkojalostamiseen
Yritykset ovat erilaisia, joten yhtä kaikille sopivaa tapaa käyttäjätason ideoiden keräämiseen ei ole. Jossain toimii ideoiden lähettäminen suoraan RPA-tiimille, toisaalla tiiminvetäjät tai käyttäjäryhmät voivat olla parhaita viestinvälittäjiä. Pääasia on, että selkeä prosessi on olemassa ja kaikilla tiedossa. Oma tapa löytyy kokeilemalla.
2) Ympäristö jatkuvalle ideoinnille
Haastavampi osuus on se, miten luodaan kulttuuria, joka rohkaisee ihmisiä ideoimaan automaatio- ja muita kehityslähtöjä jatkuvasti. Ideoinnin tukeminen ja arvostus näkyvät siinä, miten kehitysideat otetaan vastaan ja mitä niille sen jälkeen tapahtuu. Kukaan ei jaksa esittää ideoita kovin pitkään, jos ei saa niihin vastauksia.
RPA:sta viestiminen lisää ideointia – se parantaa käyttäjätason tietoisuutta robotiikan mahdollisuuksista ja auttaa pitämään asian mielessä. Parhaimmillaan motivoituneet käyttäjät bongaavat omasta työstään mahdollisia automaatiokohteita helpottamaan tehtäviään.
Käyttäjätason aktivointi vaatii panostusta eikä tapahdu yhdessä yössä, mutta jos ideapumppu saadaan käyntiin, siitä on hyötyä kaikille. ”Kokeilkaa ja hakekaa oma tapa tehdä se”, Jussila van Leeuwen tiivistää.
Löydät blogistamme myös tarkemman kirjoituksen ideoiden realisoimisesta toimiviksi automaatioiksi.
Herättikö artikkeli ajatuksia tai tarvitsetko apua automaatiohankkeisiisi?
Voit olla suoraan yhteydessä Outi Mattilaan (Head of Process Development): outi.mattila@twoday.com / 040 900 2802