Verohallinnon intranet koki uudistuksen, joka parantaa tiedon jakamista ja tehostaa päivittäistä työtä

Uudistuksen keskeisimpiä tavoitteita oli aikaisempaa paikkariippumattomampien toimintatapojen omaksuminen yli 5000 työntekijän organisaatiossa.

Verohallinto käynnisti osana uudistusta uuden intranet-palvelun kehittämisen tiedon jakamisen ja päivittäisen työn tehostamiseksi kattaen kaikki organisaation työntekijät. Teknologia-alustaksi valittiin Microsoſt SharePoint 2013 johtuen tuotteen tehokkaista ominaisuuksista hajautetun ja dokumenttimuotoisen sisällön jakamisessa ja hallinnassa.

Lisäksi tuotteen monipuoliset ominaisuudet viestinnällisen sisällön jakeluun, omien profiilitietojen julkaisuun ja useat eri tietolähteet kattavan sisällön löytämiseen tekivät SharePointista luonnollisen valinnan Verohallinnon kollaboraatioalustaksi.

Verohallinto kilpailutti hankkeen vuoden 2013 lopussa valtion yhteishankintayhtiö Hanselin kautta. Tarjouskilpailun voitti twoday, jonka asiantuntijat muodostivat ketterän toteutustiimin hankkeen läpiviemiseksi.

Yhdeksi hankkeen keskeiseksi menestystekijäksi tunnistettiin alusta alkaen asiakkaan ja toimittajan asiantuntijoiden mahdollisimman tehokas integroituminen yhdeksi, yhteiset tavoitteet jakavaksi tiimiksi. Tämän tavoitteen tueksi Verohallinto järjesti omista tiloistaan projektitilan, jossa twodayn tiimi suoritti projektitehtäviään Verohallinnon projektiryhmän osana.

Selkeä projektin suunnittelu ja toteutus

Projekti alkoi sisällöllisen palvelukonseptin tarkennuksella ja palvelun graafisen ilmeen suunnittelulla. Varsinainen tekninen palvelukehitystyö vietiin läpi ketterien palvelukehitysmenetelmien mukaisesti kahden viikon mittaisissa sprinteissä. Kunkin sprintin päätteeksi toteutustiimi tuotti tuotantovalmiita lopputuloksia, mikä mahdollisti projektin tuotosten jatkuvan ja iteratiivisen katselmoinnin, sekä projektin tehokkaan ohjauksen.

Palvelun lanseeraus suoritettiin vaiheistetusti siten, että kevään aikana Verohallinnon vanhan SharePoint-ympäristön työtilat siirrettiin uuteen palveluun. Uusi viestinnällinen intranet-palveluosio kehitettiin seuraavassa vaiheessa ja lanseerattiin loppuvuoden aikana.

Projektin keskiössä olivat muutoksen johtaminen ja uusien toimintatapojen jalkauttaminen. Uuden palvelun onnistuneen lanseerauksen ja uusien yhteistyökäytäntöjen jalkautumisen varmistamiseksi projektiryhmää vahvistettiin vielä syksyn 2014 aikana twodayn jalkautuskonsultilla, jonka vastasi usean kuukauden ajan täysipäiväisesti koulutuksien läpiviennistä, käytön tuesta ja uuden palvelun lanseerausta tukevan viestinnän toteuttamisesta. Palvelu otettiin alkuperäisen aikataulun mukaisesti käyttöön vuoden 2014 lopussa.

"Projektissa käytetty ketterä palvelukehitysmenetelmä ja painotus toimintatapojen muuttamiseen soveltuivat erinomaisesti intranetprojektiimme", kertoo Verohallinnon projektista vastannut ICT-palvelupäällikkö Saku Airosmaa.

Intranet-uudistus ei ollut kertaprojekti, vaan osa jatkuvaa prosessia Verohallinnon yhteistyö-, viestintä- ja tietotyökäytäntöjen kehittämiseksi. twoday on jatkanut yhteistyötä Verohallinnon kanssa projektin jälkeen sekä sovellustason ylläpitotehtävien että jatkuvan jalkautuspalvelun osalta.

"Projektin alkuperäinen budjetti ja aikataulu pitivät, ja lisäksi aktiivisen jalkautustyön myötä olemme saaneet uuden palvelun integroitua saumattomasti Verohallinnon työntekijöiden arkeen."