ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus KEHA aloitti kesällä 2018 yhteistyön twodayn kanssa Suomen työvoimahallinnon uudistamiseen tähtäävän TE-digi-hankkeen asiakkuudenhallintajärjestelmän kehittämiseksi. Asiakkuudenhallinnan kehittämisen projektissa suunnitellaan ja toteutetaan Microsoft-teknologiaan pohjautuva tietojärjestelmä, jonka avulla tullaan ohjaamaan ja seuraamaan työnhakijoiden asiakkuuden koko elinkaarta.
Kyseessä on Suomen mittakaavassa merkittävä ja yhteiskunnallisesti tärkeä tietojärjestelmäprojekti.
Kaksi vuotta projektin aloituksen jälkeen onkin mielenkiintoista tarkastella projektia kokonaisuudessaan ja arvioida edistymistä ja onnistumista erilaisista näkökulmista.
Ketterän kehityksen skaalaaminen
TE-digi-hanke on iso kokonaisuus, joka sisältää useita pääprojekteja ja pääprojektien alaisia alaprojekteja sekä ketteriä kehitystiimejä. Hankkeen onnistumisen keskeisiä edellytyksiä on tehokas yhteistyö ja koordinoitu tekeminen eri tiimien kesken, monitoimittajayhteistyössä. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi TE-digi-hanketta on jo kahden vuoden ajan ajettu SAFE-metodologialla, joka on kehitetty skaalaamaan ketteriä kehitysmenetelmiä isoihin ohjelmistohankkeisiin. Menetelmä on toiminut ja jalkautunut erittäin hyvin Te-digi-hankkeessa ja mahdollistanut ennen kaikkea lukuisten hankkeeseen kuuluvien projektien välisten riippuvuuksien hallinnan sekä nopean, mutta hallitun reagoinnin erilaisiin hanketta matkan varrella kohdanneisiin muutoksiin.
Toimintaympäristön muuttuminen
Yksi TE-digin asiakkuudenhallinnan järjestelmäkehityksen erityishaasteita on ollut toimintaympäristöstä ja erityisesti lainsäädännöstä kumpuavien vaatimusten muuttuminen ja jatkuva tarkentuminen. Projektin aikana erityisesti maakuntien toimintaa säätelevä ja sitä kautta toiminnallisia vaatimuksia toteutukselle asettava lainsäädäntö on ollut valmisteluvaiheessa ja sitä kautta projektissa tähdättiin alun perinkin liikkuvaan maaliin. Projektin kannalta ehkä merkittävin muutos tapahtui maaliskuussa 2019, kun Suomen hallitus ja sitä kautta sote- sekä maakuntauudistukset kaatuivat.
Muutos vaikutti ennen kaikkea työvoimapalveluiden tuottamisen malliin, ja heijastui sitä kautta merkittävästi myös käynnissä olevan projektin sisältöön.
Ketterä kehitysmalli, jossa tekeminen on pilkottu pieniksi kahden viikon toteutusjaksoiksi ja hanketasolla 10 viikon inkrementeiksi mahdollistaa erityisen hyvin muutoksen hallinnan.
Projektissa muuttuneet tilanteet on huomioitu heti seuraavan kehitysjakson suunnittelussa, ja valittu toteutettavat osa-alueet uuden tilanteen mukaan.
Käyttökokemuksen varmistaminen
Kehitettävällä asiakkuudenhallintajärjestelmällä tulee olemaan merkittävä vaikutus sekä asiakkaan eli työnhakijan että asiakasta palvelevan virkailijan käyttökokemukseen. Niinpä erinomaisen käyttökokemuksen varmistaminen on yksi projektin menestystekijöistä.
Asiakkuudenhallintaprojektissa on hyödynnetty laajaa käyttäjälähtöisen suunnittelun keinovalikoimaa sisältäen mm. käyttäjätutkimusta, käyttöliittymän protoilua, käytettävyyden arviointia ja tulosten validointia loppukäyttäjillä.
Projektiryhmässä on mukana twodayn käyttökokemussuunnittelija, ja lisäksi TE-digi-hankkeen palvelumuotoilijat toimivat yhteistyössä kehitystiimin kanssa hyvän, kokonaisvaltaisen palvelukokemuksen varmistamiseksi.
Arkkitehtuurien merkitys
TE-digihanke pitää sisällään useita eri järjestelmiä, järjestelmien välisiä rajapintoja ja järjestelmien välillä liikkuvia tietovirtoja. Saumattoman, monikanavaisen loppukäyttäjän palvelukokemuksen ja toisaalta virkailijan jouhevan työpäiväkokemuksen varmistamiseksi kokonaisarkkitehtuuri vaatii isossa hankekokonaisuudessa erityistä huomiota yksittäisten järjestelmien järjestelmäarkkitehtuurien lisäksi.
Asiakkuudenhallinta-järjestelmän kehityksessä keskeisimpiä arkkitehtuurillisia kysymyksiä on ollut työnhakijoita palvelevien julkisten verkkopalveluiden ja asiointikanavien integroiminen hallitulla tavalla tietoalustoihin.
twodayn kehitystiimi on tiiviissä yhteistyössä hankkeen arkkitehtien ja muiden kehitystiimien kanssa ollut määrittelemässä mikropalveluarkkitehtuuria, joka mahdollistaa prosesseihin liittyvän logiikan ja käyttöliittymäkerroksen eriyttämisen hallitulla ja ylläpidettävällä tavalla. SAFE-metodologia itsessään tarjoaa myös tukea projektien välisten arkkitehtuurillisten riippuvuuksien hallintaan osana toteutus-jaksojen suunnittelua ja kehityksen aikana.
Ensimmäinen merkittävä, teknisesti käyttöönotettavissa oleva kokonaisuus valmistuu käyttöönotettavaksi vuoden 2021 aikana.
Toteutus on edennyt toistaiseksi hallitusti aikataulun mukaan ja ketterä kehitysjuna jatkaa eteenpäin täydellä höyryllä, jatkuvasti kehittäen ja mukauttaen omaa toimintatapaansa jatkuvan oppimisen nimissä.
"Monitoimittajayhteistyö on toteutunut hankkeessa hyvin ja yhteisiin tavoitteisiin sitoutuneet kehitystiimit ovat vieneet toteutuksia laadukkaasti eteenpäin. twodayn kehitystiimi on kurinalaisesti, käyttäjälähtöisesti ja ammattitaidolla kehittänyt Microsoft-pilveen nojaavaa asiakkuuden hallintaa”, sanoo KEHA-keskuksen hankejohtaja Mikko Rantahalme.
