Retta uudisti isännöinnin toiminnanohjauksen Microsoft-pilven avulla

Isännöintialan murros vauhditti uudistusta

Isännöintiala on isossa murroksessa. Asukkaiden, isännöitsijöiden ja rakennusten ikääntyminen, asiakkaiden kasvava ympäristötietoisuus, lainsäädännön muuttuvat vaatimukset ja digitalisaation myötä kasvavat työntekijä- ja asiakaskokemusvaatimukset ravistelevat koko toimialaa.

Retta, Pohjoismaiden suurin asuntojen, kiinteistöjen ja toimitilojen välitykseen sekä hallintaan erikoistunut asiantuntijapalvelukonserni, käynnisti vuonna 2019 laajan isännöinnin muutosohjelman.

Ohjelman tavoitteena on keskittyä yhtenäistämään Retta Isännöinnin toimintatapoja ja modernisoimaan järjestelmiä niin, että ne tukevat paremmin päivittäistä isännöintityötä ja mahdollistavat tehokkaamman palvelun asiakkaalle saakka.

Muutosohjelman lähtötilanteessa Rettan olemassa olevat, osin vanhentuneet tietojärjestelmät eivät olleet helposti laajennettavissa halutun toimintatapamuutoksen toteuttamiseksi. Hankkeen tavoiteaikataulu ei myöskään sallinut raskaan IT-projektin läpivientiä, jonka puitteissa olemassa olevia taustajärjestelmiä olisi laajassa mittakaavassa uudistettu ja korvattu kokonaan uusilla järjestelmillä.

Toiminnanohjauksen uudistaminen

Retta päätti ottaa käyttöön uuden, nopeasti ja iteratiivisesti kehitettävän toiminnanohjausjärjestelmän, jossa liiketoimintatiedon hallinta ja -prosessit nojautuvat pilvipohjaiseen low-code-arkkitehtuuriin. Lisäksi uuteen toiminnanohjauksen konseptiin liittyi olennaisena osana pilvi-integraatiokerros, jonka myötä Rettan keskeiset liiketoimintasovellukset saadaan nopeasti liitettyä yhtenäisen toiminnan ohjauksen piiriin.

twoday valikoitui keväällä 2020 Realian kumppaniksi suunnittelemaan ja toteuttamaan toimintatapamuutosta tukevaa uutta järjestelmäkokonaisuutta. twodayn valintaan vaikutti liiketoiminta- ja käyttäjälähtöinen lähestymistapa sekä laaja-alainen Microsoft-pilviosaaminen, jossa yhdistyvät moderni low-code-alustojen hyödyntäminen syvälliseen Azure PaaS -kehitys- ja integraatio-osaamiseen.

Yhteistyön ensimmäiset kehitys-sprintit aloitettiin huhtikuussa 2020 ja uusi Microsoft-pilveen nojautuva toiminnanohjausjärjestelmä otettiin tuotannolliseen käyttöön jo syksyn 2020 aikana.

Alkuvaiheen käyttöönoton keskeisimpiä uudistuksia oli isännöinnin työprosessien hallinta, jonka myötä kaikessa Rettan isännöintitoiminnassa otettiin käyttöön uusi yhdenmukainen työskentelytapa isännöinnin palvelupyyntöjen monikanavaiseen hallintaan. Toteutettu ratkaisu on jo muuttanut lähes tuhannen Rettan työntekijän päivittäistä arkea.

 

Integraatiot Arkkitehtuurin keskiössä

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän arkkitehtuurin keskiössä on Power Platform -pohjainen tietokerros, jossa keskeiset isännöinnin liiketoimintaprosessit ja-käsitteet on mallinnettu Dataverse-pohjaiseen tietoalustaan. Ratkaisuissa hyödynnetään Dynamics 365 Service -sovelluksen kyvykkyyksiä mm. palvelupyyntöjen hallinnan osalta.

Isännöitsijöiden ja Rettan muun henkilöstön keskeisiä käyttöliittymiä on laajennettu Power Appsin (Canvas ja Model Driven) avulla ja prosessiautomaation tukena hyödynnetään Power Automatea. Käynnissä olevan jatkokehitysvaiheen aikana kokonaisuuteen tullaan integroimaan muun muassa myös Office 365 -pohjainen isännöinnin dokumenttien hallinta ja digitaaliset kokoustyötilat.

Rettan uuden toiminnanohjauksen arkkitehtuurin keskeisenä lähtökohtana on ollut useiden olemassa olevien järjestelmien tietojen hyödyntämisen integraatioiden kautta. Integroitavaan järjestelmäkokonaisuuteen on kuulunut mm. Visma Tampuuri kiinteistörekisterin hallinnassa, OmaRetta-itsepalveluportaali, palkkahallintojärjestelmä sekä tietovarasto raportoinnin tueksi. Integraatioiden toteutuksessa ratkaisussa on hyödynnetty Azure Integration Services -palveluita (ml. API management, Logic Apps ja Azure Functions) sekä Power Automatea.

Kyseessä on täysin pilvipohjainen Integration Platform as a Service (IPaaS) -toteutus, minkä myötä Rettan uusi toiminnanohjausjärjestelmän tietokerros integraatioineen rakentuu kokonaisuudessaan Microsoft-pilven varaan.

 

Kokemukset käyttöönotosta ja tiekartta eteenpäin

Marraskuun alkuun mennessä uuden järjestelmän puitteissa on luotu jo toista sataa tuhatta palvelupyyntöä, mikä kertoo ratkaisun tehokkaasta jalkautumisesta isännöinnin päivittäiseen käyttöön. Kyseessä on merkittävä organisatorinen muutosohjelma ja käynnissä oleva prosessi, jota Retta ajaa suunnitelmiensa mukaisesti eteenpäin.

Käyttöönotetun ratkaisun keskeisinä hyötyinä on jo nyt tunnistettu mm. työpyyntöjen tehokkaampi käsittely, läpinäkyvyyden mahdollistama parempi asiakaskokemus ja toisaalta toiminnan proaktiivisempi suunnittelu. Ratkaisun vaiheittainen jatkokehitys etenee tiekartan mukaisesti.

Toiminnanohjausprojektimme on erinomainen osoitus ketteryydestä ja nopeudesta, jota moderni Microsoft-pilvi mahdollistaa liiketoimintasovellusten modernisoinnissa ja uusien toimintatapojen innovoinnissa. twoday tarjoaa meille kokonaisvaltaisen kumppanuuden ja ketterän kehitystiimin, jonka osaamiseen voimme luottaa myös jatkossa toiminnanohjauksen tiekarttamme toteuttamisessa”, kertoo Harri Karjalainen, Rettan tietohallintojohtaja.

Kaipaavatko yrityksesi järjestelmät päivitystä tälle vuosikymmenelle? 

Jätä meille yhteydenottopyyntö tai ole suoraan yhteydessä Petriin, jonka tiedot löydät alta.