Muotoiluajattelulla onnistunut kehityshanke

Lähikaupasta löytyvä sianliha ja lehmänmaito ovat kulkeneet pitkän matkan ennen kuin ne ovat päätyneet kaupan hyllylle jauhelihapaketiksi ja maitotölkiksi. Hyllyistä löytyy useamman merkkisiä ja hintaisia liha- ja maitotuotteita, niin kotimaisia kuin ulkomaisia. Vaikka asiakkaana kauppaan olisi päätynyt laput silmillä pitkän työpäivän jälkeen ja pienten lasten kanssa, voi keskimäärin luottaa siihen, että valitsemalla kotimaisen maito- tai lihatuotteen saa laatua ja vastinetta rahoilleen.

Kuluttajana tähän on helppo tottua, mutta kaikkialla näin ei ole. Suomalaisilla liha- ja maitotuotteilla on myös maailmalla hyvä maine: ne tunnetaan korkeasta laadustaan. Mistä tämä johtuu? Mistä laatu tulee ja miten korkeaa laatua voidaan ylläpitää koko maan laajuisesti?

Maito- ja lihatuotannon ytimessä luonnollisesti ovat sitä ammatikseen tekevät ihmiset: eläintenpitäjät. Omistautuneet eläintenpitäjät eivät kuitenkaan yksinään selitä koko maanlaajuista korkeaa liha- ja maitotuotteiden laatua. Suomessa korkeaa laatua ylläpitää paljolti myös Ruokavirasto. 

Ruokaviraston eläinvalvonta digitaaliseksi

Ruokavirastossa huolehditaan korkean tason ylläpitämisestä monipuolisella maatilojen, tuotantoeläinten ja ruokatuotteiden valvonnalla. Viime kädessä korkeaa ruoan laatua voidaan valvoa tarkastamalla satunnaisia ruokapakkauksia ja Ruokavirasto tekeekin tätä, mutta laadunvalvonnan kokonaisuus lähtee liikkeelle paljon aiemmin, maatilan toimintamalleista ja eläinten elinolosuhteista. Ruokavirasto huolehtii myös tästä: käyttäen muun muassa satunnaisotosta Ruokavirasto valvoo vuosittain noin viittä prosenttia tuotantoeläimiä pitävistä maatiloista. 

Ruokavirasto halusi digitalisoida koko valvontaprosessin. Tätä varten rakennettiin Eläinvalvontasovellus, jota eläinvalvojat käyttävät tablet-laitteilla tehdessään valvontaa. Havainnot kirjataan suoraan sähköiseen järjestelmään, Eläinvalvontasovellukseen, eikä ole tarvetta enää digitoinnille. Samalla sovellus pyrkii helpottamaan valvojien työtä ja koostaa havaintoja yhteen eläintenpitäjälle näytettäväksi.

Eläinvalvontaa on tehty kautta historian paperilomakkeilla. Valvontaa on usein tekemässä valvojapari, joista toinen valvoja tarkastaa tarvittavat asiat eläimistä ja huutaen kertoo havaintonsa samalla, kun toinen kirjaa havaintoja paperilomakkeelle. Paperiaikana varsinaisen valvonnan jälkeen tiedot on täytynyt digitoida sähköiseen järjestelmään toimistossa.

Konkreettisesti eläinvalvontatyötä tekevät alan rautaiset ammattilaiset: ELY-keskusten eläinvalvojat. Eläinvalvojan täytyy tuntea eläinlajin ja sen kasvatuksen erityispiirteet, sillä valvonta sisältää paljon eläinten lähellä olemista. Valvonnassa tarkastetaan esimerkiksi eläinten elinolosuhteita, korvamerkkejä, lukumääriä, eläinlajeja, sukupuolta sekä kirjallisia asioita kuten eläinluettelon kirjanpitoa ja eläinten siirtoilmoituksia. 

twodayn palvelumuotoilijat ja käyttökokemussuunnittelijat ovat olleet vahvasti mukana suunnittelemassa ja kehittämässä Eläinvalvontasovellusta. Vaikka maatalous ja tuotantoeläimet eivät olisi olleet aiemmasta elämästä tuttuja, yhteistyö Ruokavirastolla on heittänyt suunnittelijat syvään päätyyn, eikä eläinlajien, eläintenpidon tai niihin liittyvän lainsäädännön yksityiskohdilta ole voinut välttyä.  

Valvonnan olosuhteissa haastavat lähtökohdat sovelluksen kehittämiselle

Eläinvalvonta ei ole aina puhdasta hommaa, eikä ole tavatonta, että valvojan päälle saattaa lentää konkreettisesti ulostesuihku. Valvonnan olosuhteet voivat vaihdella laitumen rankkasateesta auringonpaisteeseen tai pimeään, meluisaan, pölyiseen ja haisevaan sikalaan. 

“Sovelluksen täytyy toimia ja palvella valvojia olosuhteista riippumatta, vaikka samanaikaisesti osa valvottavista asioista voi olla hyvinkin monimutkaisia ja sisältää paljon tietoa”, kertoo Ruokavirastolla Eläinvalvontasovelluksen projektipäällikkönä toimiva Hannu Mäki.

 

Saavutettavuuden, intuitiivisuuden ja sääntöviidakon välillä tasapainoilua

Verkkopalvelujen saavutettavuutta usein ajatellaan tarvittavan erityisesti esimerkiksi näkövammaisia käyttäjiä varten, mutta eläinvalvontaa tehdessä sitä tarvitsee ihan jokainen. Vaikeat olosuhteet voivat saada kokeneenkin valvojan puolisokeaksi, -kuuroksi ja -kädettömäksi. 

Eläinvalvontasovelluksen siis toisaalta täytyisi olla mahdollisimman intuitiivinen, jotta valvojat pystyvät ylipäätään suorittamaan sillä valvontoja haastavissa olosuhteissa, mutta toisaalta liikkumavaraa sääntöviidakossa ei ole kovin paljon – erikoisia poikkeustapauksia sen sijaan sitäkin enemmän.

Palvelumuotoilumenetelmät ja ketterä kehittäminen avaimena ongelmien ratkaisuissa

Ratkaisun löytäminen haastavaan lähtötilanteeseen vaatii kompromisseja, fiksuutta ja kovaa työtä. Eläinvalvontasovelluksen tapauksessa ongelmat saatiin ratkaistua ja avain haastavaan tilanteeseen koostui muotoiluajattelusta, palvelumuotoilumenetelmistä, ankarasta priorisoinnista ja ketterästä etenemistavasta.

Sääntöviidakko asetti loputtomalta suolta vaikuttavan lähtötilanteen. Kukaan ei oikein tiennyt, mistä päästä pitäisi lähteä liikkeelle, kun kokonaisuuteen vaikuttavia asioita ja riippuvuuksia oli niin paljon. Aina, kun alettiin puhua yhdestä asiasta, esille nousi kymmenen muuta ja lopulta tilanne on vain sekavampi kuin alun perin.

“twodayn palvelumuotoilijat olivat avainasemassa aukaisemassa solmua. Työpajoissa kokonaisuutta saatiin taitavasti jäsenneltyä rakenteelliseen ja helposti ymmärrettävään muotoon mm. kanvaksien ja palvelupolkujen avulla, jolloin pystyttiin hahmottamaan, minkälaisia osia kokonaisuuteen sisältyy. Tämän jälkeen oli mahdollista jatkaa tarkempiin osiin, kun kokonaiskuva oli selvillä”, Mäki kertoo.

Käyttäjätutkimus ja priorisointi mahdollistivat onnistuneen etenemisen

Muotoiluajattelun periaatteiden mukaisesti ennen varsinaista sovelluksen suunnittelua pyrittiin selvittämään, mitä oikeastaan ollaankaan suunnittelemassa, miksi ja keitä varten. Laeista ja direktiiveistä tulevat lähtökohdat ja vaatimukset sovellukselle olivat periaatteessa tiedossa, sillä asiantuntijat, joiden päässä tämä tieto oli, olivat vahvasti mukana suunnitteluprosessissa. Sovelluksen käyttäjän, yksittäisen eläinvalvojan, kokemukset ja ymmärrys eivät sen sijaan olleet prosessissa samalla tavalla läsnä. 

twodayn palvelumuotoilijat haastattelivat kymmentä eläinvalvojaa ymmärtääkseen, minkälaista valvontatyö todella on ja mitä sovelluksen tulisi tarjota eläinvalvojalle, jotta se todella helpottaisi valvojien työtä, eikä toimisi vain valvontaa hankaloittavana päälle liimattuna digitalisaatioyrityksenä. 

“Ketteryys, lean ja tehokas tekeminen on lähellä sydäntäni ja on ollut ilo päästä tuomaan näitä ajatuksia todellisiksi twodayn palvelumuotoiliijoiden kanssa! Ilman tällaista lähestymistapaa ja toimivaa yhteistyötä painisimme varmaankin edelleen peruskysymysten kanssa”, projektipäällikkö Mäki kertoo.

Eläinvalvojia osallistettiin suunnitteluprosessiin myöhemminkin, jotta voitaisiin varmistaa, että sovellus todella toimii vaikeissa käyttöolosuhteissa. Eläinvalvojien kanssa järjestettiin käytettävyystestejä, joissa pyrittiin simuloimaan mahdollisimman realistisesti vaihtelevia sääolosuhteita ja vaikeita käyttötilanteita samalla, kun eläinvalvojat käyttivät Eläinvalvontasovelluksen prototyyppiä. 

“Näissä ‘kenttätesteissä’ paljastui asioita, jotka eivät olleet tulleet meille mieleenkään toimisto-olosuhteissa”, kertoo Mäki. Nämä testit ja eläinvalvojien läsnäolo auttoivat hahmottamaan toimimattomia ratkaisuja ja ohjaamaan iteratiivista sovelluksen suunnittelua aina uudelleen toimivampaan suuntaan.

Osin tuotannossa, mutta kehitys jatkuu – hyvät toimintatavat kantavat eteenpäin 

Sanonta hopealuodista on monelle tuttu: suuriin haasteisiin ei ole olemassa hopealuotia taianomaiseksi ratkaisuksi. Todellisessa elämässä ratkaisut vaativat kovaa työtä

Ennen kaikkea ratkaisut vaativat kuitenkin fiksuutta. Töitä voi paiskia niska limassa loputtomasti, mutta yksin kova työ ei takaa hyvää lopputulosta. Työskentelemällä fiksusti voidaan päästä mahdollisimman hyvään lopputulokseen mahdollisimman pienillä resursseilla ja samalla säästää aikaa ja turhautumista – sekä Ruokaviraston tapauksessa verorahoja! 

Eläinvalvontasovelluksen tapauksessa, kuten monessa muussakin uuden digitaalisen palvelun kehitysprojektissa, fiksuus tarkoitti muotoiluajattelua, ankaraa priorisoimista sekä ketteryyttä. Ennen kuin hypätään suoraan toteuttamaan uutta sovellusta oman vision pohjalta, on hyvä selvittää, mitä oikeasti kannattaakaan tehdä. Oma visio ei välttämättä aina vastaa käyttäjien tai asiakkaiden oikeaa todellisuutta ja oikeita ongelmia. 

Toisaalta, jos loputtoman oloisessa sääntöviidakossa pyritään täydellisesti selvittämään ensin se, mitä onkaan tarkoitus tehdä, ei koskaan päästä suunnittelua ja keskustelua pidemmälle. Ymmärtämällä, mikä on oikeasti välttämätöntä ja mikä toissijaista, voidaan tehdä voimakasta priorisointia ja keskittyä olennaiseen. Ketterällä lähestymistavalla ja jatkuvalla priorisointien tarkastelulla voidaan näin päästä oikeasti eteenpäin ja aikanaan siirtyä kriittisimmistä osista myös toissijaisempiin. 

“twodayn palvelumuotoilijoiden kanssa on ollut ilo tehdä yhteistyötä! On ollut hienoa päästä pallottelemaan ajatuksia ketteryydestä ja leanista huippuasiantuntijoiden kanssa keskellä virastomaailmaan – se ei ole aina itsestäänselvyys. Eikä pelkästään pallottelemaan vaan myös tuomaan todellisuuteen. Yhdessä olemme saaneet paljon aikaan. Kaikille toivoisin samanlaista mahdollisuutta!” Mäki kertoo työskentelystä projektin parissa.

Eläinvalvontasovelluksen matka ideasta tuotantoon ei ole aina ollut helppo. Kirjoitushetkellä Eläinvalvontasovellus on tietyiltä osin jo tuotannossa. Sovellukseen myös jatkuvasti ja iteratiivisesti suunnitellaan ja toteutetaan seuraavia osia. Käyttäjiltä kerätään jatkuvasti palautetta ja käyttäjät ovat mukana suunnitteluprosessissa matkalla kohti saumattomampaa eläinvalvontaa.