Mallinnetut prosessit ohjelmistokehityksessä – kokemuksia HUSilta

Mallinnetut prosessit auttavat ohjelmistokehitysprojekteissa pitämään homman kaikin puolin hanskassa. Niiden suurin hyöty on visuaalisuus. Kun työn alla on iso järjestelmähanke, sen perustana on usein parinsadan sivun dokumentti täynnä taulukoita ja tekstiä. Jokainen sivu on tarpeellinen, mutta ei läheskään kätevin tapa ymmärtää prosessia ja tehdä sen parissa käytännön ohjelmistokehitystä. 

”Sanalliset kuvaukset ovat hyviä, mutta kuvia on mielekkäämpi katsoa.”

– Tommi Lilja, Scrum Master, twoday

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä mallinnetut prosessit ovat ja mitä hyötyjä ne tuovat ohjelmistokehitysprojekteihin. Asiantuntijanäkemystä ja kokemuksia aiheesta tarjoavat haastatellut Tommi Lilja (Scrum Master / twoday) sekä Susanna Hanelius-Leppälä (ohjelmistoasiantuntija / HUS Tietohallinto), jotka molemmat ovat toimineet osana HUSin laskutusjärjestelmien uudistushanke Atlasta. Meiltä hankkeessa on ollut mukana sekä ohjelmistokehitys- että prosessikehitystiimi. 

Kuva: Mallinnettu prosessi Blueworks Live -ympäristössä. Kuvassa on yksinkertaistettuna prosessi nivelreumapotilaan asiakaskäynnistä. Blueworks Live demo-videostamme näet, miten prosesseja käytännössä rakennetaan.

Jotta prosessin kulku hahmottuisi kaikille samalla tavalla, tarvitaan visuaalinen työkalu: mallinnettu prosessi. Siinä tapahtumavirtojen säännöt, ehdot ja poikkeukset on mahdollista nähdä yhdellä vilkaisulla sen sijaan, että niitä pitäisi jäljittää dokumenteista tai koodia perkaamalla.

Oli kyse sitten yksityiskohdasta, kokonaisuudesta tai niiden yhteyksistä, mallinnetut prosessit auttavat kaikkia projektin tekijöitä ja osallisia näkemään selkeästi, mistä on kyse.

Kuvien ääreen on helppo palata

Hyvin mallinnetut prosessit lisäävät ohjelmistokehityksen läpinäkyvyyttä. Mallinnus kertoo, miltä pohjalta suunnittelua on tehty, dokumentoi työn edistymisen ja auttaa hahmottelemaan seuraavia askeleita. Kaikissa työn vaiheissa on mahdollista palata kuvien äärelle ja tarkistaa, miten kokonaisuuden tai tietyn osan on tarkoitus toimia, mitä niistä on keskusteltu ja millaiset ohjaustiedot niihin vaikuttavat. 

Kun prosessia lähdetään avaamaan visuaalisesti, tulee helposti ajateltua myös sen jatkokehitystä. Mallinnus tekee näkyväksi prosessin kulun, mahdolliset ongelmat ja kohdat, joissa prosessia voisi kehittää ja suoraviivaistaa.

HUS Tietohallinnon ohjelmistoasiantuntija Susanna Hanelius-Leppälä on kokenut tämän hyödylliseksi laskutusjärjestelmien uudistushankkeessa: ”Käyttäjien prosessien mallintamisesta Atlas-hankkeessa on ollut merkittävää hyötyä manuaalisten työvaiheiden suoraviivaistamisessa ja automatisoinnissa.” 

Eri sidosryhmät pystyvät ymmärtämään nopeallakin vilkaisulla, miten prosessi toimii ja mitä muutoksia tai lisäyksiä siihen tarvittaisiin. Prosessin toimimattomat kohdat on mahdollista osoittaa kuvasta havainnollisesti ja viereen voi piirtää uudet vaihtoehdot.

Millaisia kuvia kannattaa tehdä?

Prosesseja ammatikseen mallintavat ja hyödyntävät twodaylaiset korostavat, että ylätason ymmärrys on ensiarvoisen tärkeää. On tiedettävä, miten prosessi toimii yleisellä tasolla. Sen pohjalta hahmottaa parhaiten, mihin kannattaa keskittyä; mitä prosessin osia esimerkiksi kannattaa kuvata tarkemmin. Mallinnuksia on syytä tehdä vain niiltä osin kuin se tuottaa lisäarvoa.

Järjestelmän sisäisen prosessin mallintaminen avaa järjestelmän toimintalogiikan. Sen avulla esimerkiksi mikropalveluarkkitehtuurin hahmottelu on helpompaa; mikropalvelujen keskinäinen toiminta ja muutosten vaikutukset ovat mallinnetussa prosessissa selkeästi esillä. Kokonaisuuden tapahtumavirrat pysyvät paremmin hallinnassa.

”Mallinnuksia on syytä tehdä vain niiltä osin kuin se tuottaa lisäarvoa.”

Käyttäjien prosessien mallintaminen taas tarjoaa selkeän kuvan siitä, mitä käyttäjä tarkkaan ottaen tekee oman työnsä eri vaiheissa. Kun mallinnusten eri tasot on linkitetty, siirtyminen yksityiskohdista isoon kuvaan ja takaisin on vaivatonta ja palvelee monenlaisia tarpeita.

HUS:n Atlas- järjestelmähankkeessa prosessikuvauksia on hyödynnetty osana kehitystyötä.

”Hankkeessa asiakas- ja organisaatiolaskutustiedot kootaan yhteen järjestelmään ja tässä prosessien mallinnus on auttanut ymmärtämään ja tunnistamaan sekä mikropalveluiden että käyttäjien työnkulkujen tarpeet yhteisten mikropalveluiden toiminnalta”, kommentoi Hanelius-Leppälä. 

Kuvat tehdään yhdessä ja ajan kanssa

Mallintaminen on pitkäkestoista vuoropuhelua ja työpajatyöskentelyä, joten aikaa kannattaa varata riittävästi. Prosessien mallintamisessa on hyvä kuulua riittävän monen ihmisen ääni. Mitä laajemmin sidosryhmiä on hyvin järjestäytyneesti mukana, sitä hyödyllisempiä kuvista yleensä tulee.

Kun mahdollisimman moni näkökulma on edustettuna, asiakkaan todelliset tarpeet ymmärretään paremmin. Myös prosessiin liittyvät erilaiset nyanssit tulevat kirjatuiksi muistiin niin, että ne on helppo löytää asiayhteyden perusteella myöhempää käyttöä varten. Huomiot kannattaa lisätä mallinnukseen, jotta ne eivät unohdu vaan tukevat kokonaisuuden ymmärtämistä – ja päätyvät ennemmin tai myöhemmin kehitykseen.

Moniäänisyys ja työpajat eivät silti tarkoita ahtautumista samaan neuvotteluhuoneeseen. twodayn käyttämän BPMN-pohjaisen Blueworks Live -työkalun avulla prosessikuvausta pystyy tekemään joustavasti yhdessä, vaikka ei samassa tilassa oltaisikaan:

”Atlaksessa mallintaminen on sujunut erinomaisesti etätyöaikanakin työpajatyöskentelynä juurikin Blueworks Live -työkalun avulla”, komppaa Hanelius-Leppälä.

Prosessien mallinnuksen tulee olla jatkuvasti kehittyvä prosessi. Mallinnettua prosessia päivitetään säännöllisesti sitä mukaan, kun ohjelmistokehitysprojekti etenee. Kuva ei siten ole suunnitelma vaan esittää sen, miten asiat järjestelmässä todella tapahtuvat.

Aloita kuvien tekeminen ajoissa, käytä säännöllisesti

Ideaalitapauksessa prosessien mallintaminen otetaan käyttöön heti projektin alussa, sillä kokonaisvaltaisesta ymmärryksestä on heti hyötyä. Suunnitteluun ja määrittelyyn saadaan hyvä pohja, kun järjestelmän kehittämiseen liittyvät henkilöt on sitoutettu mukaan prosessien mallintamiseen jo varhaisessa vaiheessa.

HUS:n Atlas-projektissa otettiin tavaksi, että kehitystiimi tapaa kahden viikon välein – koko tiimin voimin käydään läpi ja synkronoidaan toteutuksia, määrityksiä ja mallinnettuja prosesseja. Se on auttanut kaikkia näkemään, mitä isossa kuvassa tapahtuu ja suunnittelemaan seuraavia askelia eteenpäin.

Erityisen hyödyllisiksi mallinnetut prosessit ovat osoittautuneet silloin, kun mukaan – joko ohjelmistokehitykseen, jatkokehitykseen tai ylläpitoon – tulee uusia ihmisiä, joiden pitää päästä nopeasti asioista kärryille.

”Isojen kokonaisuuksien mallintaminen vaatii vahvaa ammattitaitoa ja aikaa, mutta maksaa itsensä takaisin viimeistään siinä vaiheessa, kun ohjelmistoon tehdään muutoksia.”

– Tommi Lilja, twoday

Myös asiakasprojekteissa mallinnettujen prosessien tehokkuus on tunnistettu: 

”Mallinnetut prosessikuvat ei HUSissa tule jäämään pelkästään ohjelmistokehitysvaiheen tarpeisiin vaan niitä tullaan jatkossa hyödyntämään järjestelmän jatkokehityksessä, muutosten vaikutusten tunnistamisessa, tukemaan toiminnallisia kuvauksia sekä käyttäjien perehdytyksessä.” kommentoi Hanelius-Leppälä. 

Prosessien mallinnus auttaa ymmärtämään kokonaisuuksia. Mitä isompi ja monitasoisempi järjestelmä, sitä enemmän hyvin mallinnetusta prosessista on hyötyä sen hahmottamisessa. Lopputuloksena ovat asiakkaiden toiveiden ja tarpeiden mukaiset järjestelmät, joiden käyttäminen on sujuvaa sekä käyttäjien että järjestelmän kannalta.