Luke tehostaa sisäistä viestintää uuden intranetin avulla
Luke
Luonnonvarakeskuksen, eli Luken, intranet-projektissa suunniteltiin ja toteutettiin uusi intranet, joka tarjoaa käyttäjäystävällisen ja modernin alustan tiedon jakamiseen ja vuorovaikutukseen. Uusi intranet on toteutettu Microsoftin M365-pilveen, SharePoint Online -yhteistyöympäristöön. Intranet toteutettiin Valtorin Sivi -palveluna, jossa sopimuskumppanina toimii twoday.
"Saimme toteutettua tavoitteita vastaavan kustannustehokkaan ja saavutettavan intranetin nopealla aikataululla, kiitos twodayn asiantuntevien tekijöiden."
Marjatta Joutsimäki, Luonnonvarakeskuksen projektipäällikkö
Projektin tavoitteet ja tulokset
✓ Tiedon ajantasaisuus
Henkilöstön tiedonsaantia, ajan tasalla pysymistä ja asioiden hoitamisen helppoutta haluttiin parantaa. Lukessa kaikilla on oikeudet paitsi lukea, myös luoda uutisia, ilmoituksia ja blogeja sekä osallistua keskusteluun ja kommentointiin. Kun laaja joukko luo sisältöä, vaaditaan myös hallintaa. Sisällön ajantasaisuuden varmistamiseksi intraan toteutettiin sisällön muokkausajankohtaa tarkasteleva elinkaarenhallinnan automaatio. Tämän lisäksi intraan pyrittiin luomaan mahdollisimman hyvä käyttökokemus hakuun, jotta mm. metadatan tehokas käyttö aineiston suodatuksessa olisi helppoa.
✓ Etusivusta kaikille relevantti
Etusivu kokoaa yhteen tärkeimmät ja kaikille olennaiset asiat, mikä helpottaa käyttäjien pääsyä tarvittavaan tietoon. Etusivulta löytyvät muun muassa erilaiset uutisnostot ja linkkilistat, häiriötiedottaminen, tapahtumakalenterit, henkilöhaku sekä keskustelupalsta, jotka pitävät käyttäjät ajan tasalla organisaation tapahtumista ja tärkeistä tiedoista. Lisäksi useissa toiminnallisuuksissa hyödynnetään sisällön kohdentamista ja käyttäjät voivat itse valita, millaista sisältöä he haluavat seurata.
✓ Sisältörakenne loogiseksi ja yhdenmukaiseksi
Intranet-sivusto suunniteltiin siten, että se tarjoaa selkeän ja intuitiivisen navigoinnin, joka helpottaa käyttäjien pääsyä tarvittavaan tietoon. Intranetin visuaalinen ilme on moderni ja käyttäjäystävällinen ja se päivitettiin vastaamaan nykyaikaisia standardeja.
✓ Vuorovaikutteisuus tärkeässä roolissa
Uusi intra sisältää vuorovaikutteisia elementtejä, jotka vahvistavat käyttäjien sitoutumista. Lukessa on myös aktiivinen blogikulttuuri. Uusimmat blogit nostetaan intran etusivulle ja bloginostossa näkyy myös blogin kirjoittajan kuva, joka tekee kirjoituksesta henkilökohtaisemman.
✓ Konekääntäjä kieliversioinnin tukena
Intranet on saatavilla sekä suomeksi että englanniksi, mikä varmistaa, että kaikki käyttäjät voivat hyödyntää sitä tehokkaasti. Intranetiin toteutettiin automaattinen konekääntäjä helpottamaan sisällöntuottajien käännöstyötä.
✓ Hakuun ryhtiä hakulaajennusten tuella
Hakutoiminnallisuus on parannettu loogisella sisältörakenteella, hakukoneilla ja metatiedoilla, mikä helpottaa tiedon löytämistä. Intraan on lisätty hakulaajennus, joka helpottaa sisältöjen löytämistä koko intran kattavasta sisältöhakemistosta ja erityisemmin ajankohtaissisällöistä. Hakutoiminnallisuus on suunniteltu tuottamaan relevantteja osumia ja parantamaan käyttäjäkokemusta.
✓ Saavutettava ja mobiilikäyttöä tukeva uusi intra
Uudessa intrassa tuetaan saavutettavuuden vaatimusten täyttymistä ja se vastaa saavutettavuuslain vaatimuksia. Lisäksi uusi intranet tukee mobiilikäyttöä. Näin varmistetaan, että kaikki käyttäjät voivat hyödyntää sitä tehokkaasti ja liikkuvan työn tekijät pääsevät intranetin sisältöihin milloin tahansa ja mistä vain.
Näissä autoimme
Hakutoiminto ja tiedon ajantasaisuus:
- Elinkaarenhallinnan automaatio sisällön ajantasaisuuden varmistamiseksi
- Hakutoiminnon parantaminen loogisella rakenteella
- Hakulaajennuksen lisääminen sisällön löytämiseksi
- Metadatan hyödyntäminen aineiston suodatuksessa
- Käyttäjäkokemuksen parantaminen hakutulosten relevanssilla
Käyttäjäystävällinen etusivu:
- Etusivun kokoaminen tärkeimpien asioiden ympärille
- Uutisnostojen, linkkilistojen ja häiriötiedotteiden toteuttaminen
- Sisällön kohdentamismahdollisuuksien luominen
Looginen sisältörakenne:
- Intuitiivisen navigoinnin suunnittelu
- Modernin ilmeen luominen
- Intran päivitys vastaamaan nykyaikaisia standardeja
Vuorovaikutteisuus
- Vuorovaikutteisten elementtien lisääminen
- Blogikulttuurin tukeminen ja blogien nosto etusivulle
- Blogikirjoittajien esittely kuvien avulla
Kieliversiot
- Automaattisen konekääntäjän integrointi
- Suomi- ja englanninkielisen intranetin toteuttaminen
- Sisällöntuottajien käännöstyön helpottaminen
Saavutettavuus ja mobiilituki
- Saavutettavuusvaatimusten täyttäminen
- Mobiilikäytön tukeminen ja optimointi
- Käytettävyyden varmistaminen ajasta ja paikasta riippumatta
Projektin työmenetelmät
Projekti käynnistettiin uuden intranetin tarpeiden määrittelyllä, jota seurasi konseptointivaihe. Konseptoinnin jälkeen tekninen toteutus aloitettiin vuoden 2024 alussa. Julkaisu ajoitettiin hyvissä ajoin ennen kesälomakauden 2024 käynnistymistä, jotta lukelaiset kerkesivät tutustua uuteen intraan ennen lomiaan.
Projektin työskentelymalli perustui ketterään menetelmään, jossa painotettiin tiivistä yhteistyötä ja jatkuvaa viestintää projektiin osallistuvien tahojen välillä. Asiakas kiittelikin twodaytä erityisesti siitä, että viestintä toimi hyvin Teamsin kautta ja he saivat nopeasti vastauksia kysymyksiin.
”Uudessa intrassa halusimme panostaa ajantasaisen tiedon helppoon löydettävyyteen suomeksi ja englanniksi. Vuorovaikutteisuus oli koettu vanhassa intrassa tärkeäksi, joten oli selvää, että tykkäykset, kommentit ja keskustelut haluttiin myös uuteen intraa. Toiminnallisuuksien suunnittelu sujui hyvin työpajojen ja ennakkotehtävien avulla," kertoo Luonnonvarakeskuksen projektipäällikkö Marjatta Joutsimäki.
Lopputuloksena moderni, kustannustehokas ja saavutettava intranet
Projektin lopputuloksena syntyi moderni ja käyttäjäystävällinen intranet-sivusto, joka tukee organisaation viestintää ja vuorovaikutusta tehokkaasti. Projekti saatiin päätökseen aikataulussa ja budjetissa.
"Saimme toteutettua tavoitteita vastaavan kustannustehokkaan ja saavutettavan intranetin nopealla aikataululla, kiitos twodayn asiantuntevien tekijöiden. Henkilöstöltä olemme saaneet paljon positiivista palautetta käytettävyydestä ja ulkoasusta," Joutsenmäki sanoo.
Luonnonvarakeskuksen henkilöstö on kehunut uudistusta siitä, että sivut toimivat hyvin ja intranetin rakenne on selkeä. Lisäksi sivusto toimii hyvin myös kännykällä. Loppukäyttäjien mielestä etusivu näyttää hyvältä ja navigaatio palvelee sen käyttöä.
Kehittävääkin palautetta on saatu ja siihen on myös reagoitu tekemällä muokkauksia. Esimerkiksi sovelluksia (työkalulinkit) oli aluksi hankala löytää etusivulta, mutta tämä ratkaistiin nostamalla verkko-osaa ylemmäksi, ja nyt se näkyy ilman sivun vierittämistä. Tämä onkin hyvä esimerkki modernin intranetin kehitystyöstä, missä muutoksia voidaan tehdä ketterästi, ja tätä yhteistyötä jatketaan Luken ja Valtorin kanssa yhteistuumin.
"Henkilöstöltä olemme saaneet paljon positiivista palautetta käytettävyydestä ja ulkoasusta."
Marjatta Joutsimäki, Luonnonvarakeskuksen projektipäällikkö
Organisaatiokuvaukset
Luonnonvarakeskus (Luke) on tutkimus- ja asiantuntijaorganisaatio, joka rakentaa hyvinvointia ja kestävää tulevaisuutta uusiutuvista luonnonvaroista.
twoday on täyden palvelun ratkaisukumppani, joka auttaa asiakkaitaan menestymään digitaalisessa muutoksessa muun muassa data- ja analytiikkaratkaisujen, tekoälyn, ohjelmistokehityksen, digitaalisten palveluiden sekä liiketoimintasovellusten avulla. twoday työllistää Suomessa 700 ja pohjoismaissa yhteensä lähes 3 000 asiantuntijaa. twodaylla on Suomessa satoja asiakkaita suurimmista yrityksistä ja julkiselta sektorilta, sekä lukematon määrä onnistuneita projekteja.
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT-palvelut sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto- ja viestintäteknisiä palveluja ja integraatiopalveluja. Palvelutuotannossa Valtori yhdistää sekä omaa tuotantoa että markkinoilta hankittuja kumppanien palveluja.
Kiinnostuitko? Jätä yhteystietosi, niin olemme yhteydessä.
Onnistumisia muiden asiakkaidemme kanssa
Visit Finland's digital services support sustainable development and internationalization in the tourism sector
Visit Finland's digital services, DataHub and Sustainable Travel Finland, support the sustainable development and internationalization of the tourism sector by providing Finnish companies with effective tools. With these services, Finland strengthens its position as the world's most sustainable trav...
Visit Finlandin digitaaliset palvelut tukevat matkailualan kestävää kehitystä ja kansainvälistymistä
Visit Finlandin digitaaliset palvelut DataHub ja Sustainable Travel Finland, tukevat matkailualan kestävää kehitystä ja kansainvälistymistä tarjoamalla suomalaisille yrityksille tehokkaita työkaluja. Näiden palveluiden avulla Suomi vahvistaa asemaansa maailman kestävimpänä matkailukohteena ja parant...
Driving Change: How Fintraffic Mobile Improves Traffic Safety and Efficiency
Fintraffic is a state-owned company under the Finnish government that manages traffic across land, sea, and air. It also aims to promote the use of traffic data and support the growth of the entire transport and logistics sector.