Lomakejärjestelmä yhdistää Kelan ja potilastietojärjestelmät

Lomake UNA:n avulla pystyy tekemään kaikki ne lomakkeet ja todistukset, joita Kelan Kanta-palvelut voivat tällä hetkellä vastaanottaa, arkistoida ja välittää sähköisesti. Esimerkiksi lääkärin kirjoittama sairauslomatodistus jää pysyvästi talteen, siirtyy Kelan etuuskäsittelyyn saman tien ja näkyy kätevästi potilaan Omakannassa.

Kuva: Potilastietojärjestelmästä käynnistetään Lomake UNA:n käyttäjän selaimeen. Sovelluksen tarvitsemat parametrit välittyvät tietoturvallisesti kontekstipalvelimen kautta. Keskeneräiset lomakkeet ovat Lomake UNA:n paikallisessa tietokannassa, kunnes ne lopulta, sähköisen allekirjoituksen jälkeen, viedään Kelan potilastiedon arkistoon. Sovelluksessa käytetään myös kansallista koodistopalvelua sekä Valviran ammattioikeusrekisteriä.

Sovelluksen kehityshanketta johtaa sairaanhoitopiirien perustama osakeyhtiö UNA Oy, joka on perustettu kehittämään sote-alan tietotekniikkaa ja digitalisaatiota. Lepistö toteaa, että UNA:lla on ollut merkittävä muutosmoottorin rooli asioiden viemisessä eteenpäin. Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri taas on toiminut tienraivaajana Lomake UNA:n käyttöönotossa.

Lomake UNA:n tuotekehityksestä, toteutuksesta ja ylläpidosta on alusta saakka vastannut twodayn (aik. Solidabiksen) tiimi . Se hoitaa myös projektin tarvitsemia yhteyksiä Kelaan, THL:ään ja potilastietojärjestelmien toimittajiin. twodayn tiimille onkin kertynyt jo pitkä kokemus potilasasiakirjojen hallinnasta.

”Meille on muodostunut hyvää osaamista koko ketjusta, rajapinnoista, erilaisista toimijoista ja esimerkiksi Kelan prosesseista.”

- Mika Lepistö, twoday

twodayn tiimi suhtautuu intohimoisesti sähköisiin lomakkeisiin. Aihe voi kuulostaa kuivakkaalta, mutta taustalla on iso joukko mielenkiintoisia asioita: monipuolista ongelmanratkaisua, teknisiä yksityiskohtia – ja tieto siitä, että tässä tehdään työtä, jolla merkitystä ja vaikutusta.

Kohti sote-uudistusta

Lomake UNA:n käyttöönotot lisääntyvät tänä vuonna. Asia on valmistelussa lukuisissa kohteissa eri puolilla maata, ja Mika Lepistö luonnehtiikin kuluvaa vuotta varsinaiseksi käyttöönottojen teemavuodeksi.

Samaan aikaan on käynnissä lukuisia jatkokehityshankkeita; kevään kuluessa pilotoidaan esimerkiksi useampia uusia lomakkeita. Myös muiden UNA-ratkaisujen tarjoamia ominaisuuksia on tarkoitus hyödyntää muun muassa lomakkeiden esitäytössä. Vähemmän kirjoitettavaa lomakkeen täyttäjälle!

Lomake UNA:n parempi integrointi potilastietojärjestelmiin on aina ajankohtainen ja merkittävä kehityskohde. Eri ikäisiä ja eri toimittajien potilastietojärjestelmiä on maassamme käytössä useita, joten on haastava tehtävä saada Lomake UNA integroitua kaikkiin juuri sopivalla tavalla. 

”Tavoitteena on kuitenkin tiukka integraatio, jolloin potilastietojärjestelmistä pystytään tarjoamaan lisää tietoa lomakkeelle, vaikkapa tuoreimmat tiedot potilaalle tehtyjen mittausten ja testien tuloksista”, Lepistö sanoo.

”Kaikkien UNA-ratkaisujen päätarkoitus on varmistaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät toimivat yhteen ja tieto kulkee tehokkaasti.”

”Tiimimme osallistuu yhteiseen ponnistukseen varmistamalla, että muutoksen jälkeenkin lomakkeet ja todistukset näkyvät terveydenhuollon ammattilaisille oikein”, Lepistö kertoo. 

Toimiva lomake vaatii hyvän määrittelyn

Taiten tehty määrittely on välttämätöntä, jotta hyvin toimivan sähköisen lomakkeen luominen olisi mahdollista. Hyvä määrittely taas on sellainen, että se sisältää kaikki viranomaisen vaatimat asiat, on terveydenhuollon ammattilaisille selkeä ja looginen käyttää – ja myös potilaan kannalta vaivaton. Hyvää sähköistä lomaketta ei siis synny vanhan paperilomakkeen pohjalta, vaan se vaatii yhteistyötä ja innovatiivista ajattelua.

”Nykyään on olemassa virallisia ja vähän epävirallisempiakin foorumeita, joilla Kela, THL ja järjestelmätoimittajat käyvät asioita etukäteen läpi. Joskus lomake saattaa viivästyä, koska se pitää palauttaa suunnittelupöydälle – ja parempi niin sen sijaan, että laitettaisiin huonosti määritelty lomake kentälle”, Lepistö sanoo.

Vuonna 2019 sähköisten lomakkeiden osuus Kelan kokonaisvolyymista oli vain 2 prosenttia. Keväällä 2022 UNA:n lomakkeita oli arkistoitu Kelan Kantaan jo lähes 100 000, ja määrän odotetaan nousevan nopeasti, kun uusia alueita liittyy järjestelmän käyttäjiksi.

Terveydenhuollon ammattilaisten kokemukset esille

Lomake UNA:n loppukäyttäjät ja kehittäjät ovat olleet suhteellisen kaukana toisistaan, sillä palaute kulkee monen portaan kautta. Tiimimme on kuitenkin keksinyt keinot tämän ongelman kiertämiseksi. Tiimi paranteli järjestelmän teknisiä lokeja niin pitkään, että alkoi saada sitä kautta riittävästi tietoa kentällä mahdollisesti ilmenevistä ongelmista.

”Voimme kaivella teknisistä lokeista ongelmatilanteita ja korjailla niitä proaktiivisesti. Tällainen ”yläjuoksuun” kulkeva lähestymistapa lienee aika uutta”, Lepistö sanoo.

Myös käyttöliittymää tullaan jatkokehittämään nyt kun käyttäjäkokemuksia saadaan jo eri terveydenhuollon osa-alueilta.

Pieniä parannuksia sekä virheenkorjauksia voidaan tehdä kerran viikossa ilman, että se näkyy palvelukatkona. Koska kyse on web-sovelluksesta, paikallisia asennuksia ei tarvita, ja muutokset näkyvät samanaikaisesti kaikkialla.