Uusi intra avattiin pilveen
Espoon kaupunki otti käyttöön alkuvuonna 2019 uuden, moderniin SharePoint -teknologiaan pohjautuvan intranetin. Tavoitetila oli selkeä: kaupungin käyttöön haluttiin uudistunut ja nykyaikainen intra, joka vahvistaa johtamista, luo yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta sekä tukee kaupungin henkilöstöä työssään.
Uuden intranetin tavoitteena oli koota yhteen keskeiset ohjeet, työkalut ja linkit modernille alustalle. Yhtenä tärkeimpänä osa-alueena oli ottaa paremmin huomioon eri käyttäjäryhmät, eli saada mukaan kohdennetumpaa uutisointia eri tulosyksiköille ja luoda näille omat kotipesät. Tärkeänä nähtiin myös mobiilikäytettävyys, sillä kaupungin keskeisimmän henkilöstöviestinnän kanavan tulee tavoittaa liikkuvammatkin työntekijät.
Intranet ja työtilat matkalla pilveen
Uudistus konkretisoitui kesällä 2018, kun twoday valikoitui kilpailutuksen jälkeen muutoskumppaniksi Espoon kaupungille. Muutoskumppanuus kuvaa yhteistyötä osuvasti, sillä intranetin uudistusprojekti oli vasta ensimmäinen osa Espoon matkalla kohti pilvimaailmaa: myös kaupungin 14 000 työntekijän käyttämät työtilat siirtyvät erillisen projektin myötä Office 365 -ympäristöön.
Intranet-toteutus alkoi elokuussa 2018. Projektiryhmässä oli Espoolta mukana vajaat 10 henkilöä viestinnästä, HR:stä ja tietohallinnosta. Projekti vietiin läpi ketterissä sprinteissä tiiviissä yhteistyössä Teamsia ja Planneria hyödyntäen koko projektitiimin kesken. twodaylta projektiin osallistui viisihenkinen tiimi.
Projektivaihe kesti puoli vuotta ja Espoon uusi intranet julkaistiin käyttöön helmikuussa 2019. Miten projekti meni, ja saavutettiinko tavoitteet?
Alku suuremmalle muutokselle
Projektiryhmästä Espoon viestintäpäälliköt Virpi Pakkala ja Taina Vehviläinen kiittelivät tapaamme pitää langat käsissämme ja lähestyä projektia laajemmaltikin kuin vain ”teknisenä projektina, joka pitää viedä läpi”.
Myös meidän puolellamme projekti koettiin onnistuneeksi. ”Yhteistyö asiakkaan kanssa toimi erittäin hyvin. Tämä oli iso projekti kaikille, mutta hyvällä yhteistyöllä saimme vietyä projektin aikataulussa ja budjetissa maaliin.”
Muutos uuteen toimintamalliin on kuitenkin vasta alussa ja laajempien tavoitteiden saavuttaminen vaatii aikaa. Isot organisaatiot eivät käänny hetkessä, ja muutos vanhasta, hierarkkisesta tietorakenteesta tasaiseen vaatii totuttelua. Me jatkamme työtämme Espoon intranetin tukemisessa, yhteistyömme jatkuu ja Office 365-ympäristössä toimiminen tulee kaupungin henkilöstölle pikku hiljaa aina vain tutummaksi.
Tarkempi liikevaihtoennuste analytiikan avulla
Euroopan suurimpana SaaS-ratkaisujen toimittajana Visman liikevaihdosta suuri osa tulee transaktiopohjaisesta (maksu käytön mukaan) laskutuksesta. Näihin palveluihin kuuluvat mm. useille tutut M2, Maventa Autoinvoice ja Autopay, ja tällaisiin transaktioihin esimerkiksi erilaiset tulostuspalvelut.
Tilastokeskuksen intra uudistui ketterällä yhteistyöllä
Tilastokeskus otti käyttöönsä modernin ja mobiiliystävällisen SharePoint Online intranetin ja dokumentinhallintaratkaisun joka toteutettiin Teamsia hyödyntämällä. Tavoitteena oli mahdollisimman käyttäjäystävällinen ja moderni intranet, joka tukee viraston viestinnällisiä tavoitteita.
Espoo etenee digitalisaation aallonharjalla
Espoon kaupunki uudisti intranetinsä modernien SharePoint-sivustojen päälle Office 365 -pilviympäristöön. Vuonna 2018 alkanut kumppanuus kanssamme tarjosi kaupungille modernin intran, mutta antaa myös jatkossa eväitä sisäisen toiminnan laajempaan uudistamiseen.