S-ryhmä on aktiivisesti vastannut toimialan murroksen haasteisiin viemällä läpi muutosohjelmaa, jonka ytimessä on asiakaskeskeisyyden vahvistaminen, digitaalisten palvelujen hyödyntäminen sekä toimintakulttuurin aktiivinen kehittäminen. Tiedon tehokas jakaminen ja digitaalisen ryhmätyön kehittäminen sekä organisaation sisällä että ulkoisten sidosryhmien kanssa on tärkeä osa-alue S-ryhmän strategisessa muutoksessa.
Tiekartta nykytilanteesta tavoitetilaan
twodayn ja S-ryhmän osuuskaupoille sisäisiä palveluita tuottava SOK aloittivat vuoden 2013 keväällä pitkäaikaisen yhteistyön S-ryhmän silloisten tiimi- ja tietotyökäytäntöjen nykytilanteen arvioinnilla ja tiekartan laatimisella. Osana analyysia twodayn konsultit haastattelivat useita S-ryhmän sisäisten sidosryhmien avainhenkilöitä sekä loppukäyttäjiä.
Osana arviointia tunnistettiin painopistealueet, joilla tiedon jakamista ja tiimityötä voitaisiin tulevaisuudessa tehostaa organisaation liiketoimintatavoitteita tukevalla tavalla. Lisäksi twoday laati ehdotuksen eri digitaalisten ryhmätyöalustojen asemoinnista suhteessa organisaation tiedon jakamisen erilaisiin tarpeisiin tulevien kehityshankkeiden tueksi.
Office 365 ja SharePoint Online
Tiekartan esittelemien, tavoitteen mukaisten tietotyökäytäntöjen keskeisenä mahdollistajana oli Microsoft Office 365 -palvelut, jotka mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman yhteistyön. Toimintatapamuutoksen mahdollistamisen lisäksi pilvipalvelut tarjosivat kustannustehokkuutta, kun tarve oman palvelininfrastruktuurin hallinnalle vähenee.
Varsinaista toteutusvaihetta edelsi S-ryhmän pilvivalmiuksien kartoittaminen ja paikallisten hakemistopalvelimien pilvi-integraatioiden suunnittelu. Ensimmäisen vaiheen toteutusprojektina twoday rakensi vuoden 2014 aikana SOK:n ylläpitämät vanhat SharePoint-ryhmätyöalustat korvaavan S-työtilat-palvelun, joka toteutettiin SharePoint Online -palvelulla. Tietoturvaan ja palvelun hallintamalliin kiinnitettiin projektissa erityistä huomiota.
Digitaalisen muutoksen johtaminen
Osana kokonaistoimitusta vanhat SharePoint-työtilat migroitiin pilveen ja palvelun lanseerauksen yhteydessä twodayn konsultit tuottivat monipuolisia jalkautuspalveluja S-ryhmän tietotyökäytäntöjen toimintatapamuutoksen tueksi. Muun muassa luokkahuonekoulutukset, videokoulutukset, ohjeistukset ja käytön sparraus kuuluivat jalkautuksen toimenpidevalikoimaan. Jalkautuspalveluiden keskiössä oli käyttäjä ja käyttäjän toimintatavan muuttaminen.
S-ryhmän alkuvaiheen Office 365 -pilvisiirtymä mukaan lukien vanhat työtilaratkaisut korvanneen SharePoint Online -palvelukokonaisuuden lanseeraus vietiin hallitusti läpi ja uuden palvelun piirissä on nyt tuhansia aktiivisia tietotyöläisiä ympäri S-ryhmää.
Tavoitteiden mukaisesti dokumenttien jakamista, yhteiskäyttöä ja toimistoverkon ulkopuolella tapahtuvaa dokumenttien käsittelyä on saatu tehostettua. SharePoint Online -työtilojen myötä erityisesti organisaation pysyvät tiimit ovat saaneet lisää tuottavuutta toimintaansa ja pystyvät myös tarvepohjaisesti sekä tietoturvallisesti osallistamaan yhteistyökumppaneita ilman tarvetta erillisille extranet-ratkaisuille.
"S-työtilat ja Office 365 -palvelut on otettu hyvin vastaan organisaatiossamme. twoday on tarjonnut pilvisiirtymän aikana käyttöömme laaja-alaisesti kovaa osaamista ja projekteihimme sitoutuneita konsultteja. Kumppanimme asiantuntemus ja näkemys yhdistettynä Roadmap-pohjaiseen lähestymistapaan mahdollistaa jatkossakin uusien Office 365 -palveluiden hallitun ja nopean käyttöönoton tarpeidemme mukaisesti, nyt kun perustyö on laadukkaasti tehty", toteaa SOK:n IT-päällikkö Jorma Mustonen.
